Si eres autónomo, lo más probable es que hayas oído dos cosas sobre VeriFactu: que será obligatorio y que las multas son altas. Lo que casi nadie te cuenta es la parte intermedia: cómo llega Hacienda a saber que facturas con un programa que no cumple, qué ocurre desde ese momento hasta que recibes la sanción y qué margen tienes para reaccionar. Esta guía rellena ese hueco con un enfoque práctico, pensado para quien factura solo o con un equipo pequeño.

Si todavía no conoces los importes exactos y la base legal de cada infracción, léelos primero en nuestra guía sobre las sanciones de VeriFactu por software no conforme. Aquí no vamos a repetir el articulado: vamos a explicar el proceso, de principio a fin, desde el punto de vista del autónomo.

Primero, lo que no es una multa: el calendario que te afecta

Conviene empezar por desactivar una confusión frecuente. La obligación de usar un sistema de facturación adaptado al Reglamento VeriFactu (Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024) no está vigente todavía para los autónomos en territorio común. El calendario se ha modificado varias veces y, según la última revisión, las sociedades que tributan en el Impuesto sobre Sociedades deben cumplir a partir del 1 de enero de 2027 y los autónomos que tributan en IRPF, junto con el resto de obligados, a partir del 1 de julio de 2027. Dado que estas fechas ya se han movido antes, comprueba siempre la versión vigente en la web de la Agencia Tributaria.

Esto tiene una consecuencia directa: hoy nadie puede sancionarte por no estar «en VeriFactu». Lo que sí está en vigor desde 2021 es el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria, que exige que tus programas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Y lo que está en vigor para los fabricantes es la prohibición de vender programas no adaptados. Si tienes dudas sobre qué significa cada fecha para tu caso, en la guía completa de VeriFactu encontrarás el contexto general de la normativa.

Cómo detecta Hacienda que facturas sin un sistema conforme

La pregunta que más se repite en foros de autónomos es «¿y cómo se van a enterar?». La respuesta tiene tres caminos, y ninguno depende de que un inspector llame a tu puerta por sorpresa.

El QR y el cotejo por parte de tus clientes

Cada factura emitida con un sistema conforme incluye un código QR que permite a quien la recibe comprobarla en la sede de la Agencia Tributaria. A partir de 2027, un cliente que reciba una factura sin QR, o con uno que no se corresponde con ningún registro, tendrá un indicio claro de que su proveedor no cumple. Y los clientes que son empresas tienen incentivos para fijarse: necesitan facturas válidas para deducir el IVA. Explicamos el mecanismo en detalle en el artículo sobre el código QR de VeriFactu y cómo comprobarlo.

Cruce de datos con tus declaraciones

Hacienda ya cruza hoy la información que declaras en el Modelo 303, el Modelo 347 o el SII con la que declaran tus clientes y proveedores. Cuando los registros de facturación lleguen en tiempo real en la modalidad VeriFactu, ese cruce será inmediato: si tus clientes declaran compras que no aparecen en ningún registro remitido, aparece un descuadre que puede motivar un requerimiento. Quien trabaje en la modalidad no VeriFactu no envía registros automáticamente, pero sí debe conservarlos y poder entregarlos cuando se le pidan; puedes comparar ambas opciones en VeriFactu vs no VeriFactu: qué modo elegir.

Requerimientos e inspección: acceso a los registros

El tercer camino es el clásico. En una comprobación, la Agencia Tributaria puede pedirte los registros de facturación en el formato que fija el reglamento, acceder al sistema y verificar la huella encadenada que une cada registro con el anterior. Si facturas con una hoja de cálculo o un editor de texto, no hay registros que entregar ni cadena que verificar, y esa ausencia ya es, por sí misma, la prueba de que el sistema no cumple. Si quieres entender por qué esa cadena hace imposible borrar o modificar una factura sin dejar rastro, lo explicamos en la huella de VeriFactu y el encadenamiento de registros.

Qué conductas te exponen a la multa de 50.000 €

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona al usuario con una multa fija de 50.000 € por ejercicio en dos supuestos: tener un sistema que no cumple los requisitos cuando debía cumplirlos, y haber alterado o manipulado un sistema que sí los cumplía. En la práctica, para un autónomo, eso se traduce en situaciones muy concretas:

  • Seguir facturando después del plazo con plantillas de Excel, Word o PDF, sin ningún registro de facturación. Es el caso más habitual y lo analizamos en facturar con Excel o Word frente a VeriFactu.
  • Usar un programa antiguo, descatalogado o sin actualizar, que el fabricante nunca adaptó al reglamento y para el que no existe una declaración responsable.
  • Utilizar una versión «modificada» de un programa conforme para poder borrar facturas, cambiar fechas o renumerar. Es el supuesto más grave, porque implica intención.
  • Emitir facturas desde varias herramientas a la vez, de las que solo una cumple, y «elegir» cuál usar según el cliente.

Fíjate en la lógica de la norma: la multa no depende de cuánto facturas ni de si has dejado de pagar un solo euro de impuestos. Se sanciona el hecho de usar un sistema no conforme. Por eso un autónomo que facture 20.000 € al año está expuesto exactamente a la misma cifra que una pyme que facture dos millones.

Así funciona el procedimiento sancionador paso a paso

La sanción no aparece de la nada ni se paga en el acto. Sigue un procedimiento reglado, con plazos y garantías, que conviene conocer para no quedarse paralizado si llega una notificación.

  1. Comprobación previa. Normalmente la infracción se detecta en un procedimiento de comprobación o inspección. Ahí es donde se te piden los registros, se revisa el programa y se documenta lo que falta.
  2. Inicio del expediente sancionador. Es un procedimiento separado, que se abre de oficio y se te notifica. La Administración dispone de un plazo limitado desde que termina la comprobación para iniciarlo; pasado ese plazo, ya no puede hacerlo por esos hechos.
  3. Alegaciones. Recibes una propuesta con los hechos y la calificación de la infracción, y tienes un plazo para alegar y aportar pruebas. Aquí es donde cuenta poder demostrar, por ejemplo, que ya habías migrado a un sistema conforme en una fecha concreta.
  4. Resolución. La Administración resuelve y notifica la sanción. El procedimiento tiene una duración máxima fijada por ley y, si se excede, caduca.
  5. Pago o recurso. Se abre el periodo voluntario de pago y, en paralelo, el plazo para recurrir, que suele ser de un mes.

Los plazos concretos están en los artículos 209 a 211 de la Ley General Tributaria. No los reproducimos aquí porque la fecha de inicio de cada cómputo depende del caso; si recibes una notificación, lo razonable es revisarla con tu asesor en los primeros días, no al final del plazo.

Reducciones, recursos y prescripción: lo que puedes hacer después

Aunque la cifra asusta, el importe final no siempre coincide con la multa nominal. Hay tres cosas que debes saber:

  • Reducción por pago en plazo. El artículo 188 de la Ley General Tributaria prevé una reducción del 40 % del importe de cualquier sanción pecuniaria si se paga en periodo voluntario y no se recurre ni la sanción ni la liquidación. En cambio, la reducción del 30 % por conformidad está pensada para las infracciones de los artículos 191 a 197, por lo que, en principio, no es de aplicación a la infracción por software del artículo 201 bis. Confirma con tu asesor cómo se aplica en tu caso.
  • Recursos. Puedes interponer recurso de reposición ante el mismo órgano o reclamación económico-administrativa ante el Tribunal Económico-Administrativo. Recurrir implica perder la reducción por pago en plazo, así que la decisión debe ser fría: solo tiene sentido si hay argumentos reales sobre los hechos o el procedimiento.
  • Prescripción. Las infracciones tributarias prescriben a los cuatro años. Eso significa que la exposición por un ejercicio incumplido no es eterna, pero también que un cambio tardío de programa no borra los años anteriores al cambio.

Multa por software y multa por no facturar: dos infracciones distintas

Es importante no mezclar dos regímenes que conviven en la misma ley. El artículo 201 bis sanciona el sistema que usas, con una cuantía fija. El artículo 201, sin «bis», sanciona el incumplimiento de las obligaciones de facturación en sí: no emitir factura, emitirla con datos falsos o incompletos, no conservarla. Estas últimas multas son proporcionales al importe de las operaciones afectadas y se gradúan según la gravedad, así que su cuantía depende de tu volumen de negocio.

Las dos pueden acumularse. Un autónomo que factura con una plantilla no conforme y, además, deja de emitir algunas facturas a clientes particulares está expuesto a ambas. Por eso el objetivo no es solo «tener un programa que cumpla», sino emitir todas las facturas con los datos obligatorios. Repasa esos datos en los requisitos legales de una factura en España.

Plan de 30 días para dormir tranquilo antes de julio de 2027

La buena noticia es que evitar todo lo anterior es sencillo y no requiere esperar al último trimestre antes del plazo. Este plan realista cabe en un mes:

  1. Semana 1: inventario. Anota desde dónde emites facturas hoy: programa, plantilla, aplicación del banco, marketplace. Cada fuente es un sistema que tendrá que cumplir o desaparecer.
  2. Semana 2: elección del sistema. Comprueba que el programa que vas a usar publica su declaración responsable y genera registros con huella y QR. Nuestra guía sobre cómo elegir un software VeriFactu incluye las preguntas exactas que hacer al proveedor.
  3. Semana 3: migración. Importa clientes y productos, decide la numeración de la nueva serie y guarda las facturas antiguas en un archivo accesible. Los pasos están en cambiar de programa de facturación sin romper nada.
  4. Semana 4: prueba y hábito. Emite todas las facturas del mes desde el nuevo sistema, comprueba un QR tú mismo en la sede de la AEAT y elimina las plantillas antiguas para no volver a ellas «por un día».

Anota también las fechas de 2027 en tu calendario junto a los plazos de los modelos trimestrales; tienes todas las fechas de este año en el calendario fiscal del autónomo 2026, y el de 2027 lo publicaremos cuando la AEAT confirme el suyo.

Factura con un sistema conforme desde hoy

No hace falta esperar al plazo para trabajar como si ya estuviera en vigor. Facturi genera registros de facturación con huella encadenada y código QR, publica su declaración responsable y te permite elegir entre la modalidad VeriFactu y la de conservación de registros. Está pensado para autónomos y pequeños equipos: creas la factura, el sistema se encarga del resto y tú te olvidas de los artículos de la Ley General Tributaria. Puedes empezar gratis y migrar tus clientes en una tarde.

Preguntas frecuentes sobre las multas de VeriFactu para autónomos

¿Pueden multarme ahora, en 2026, por no usar VeriFactu?

Por la obligación específica de VeriFactu, no: para los autónomos en territorio común el calendario vigente la sitúa en julio de 2027. Sí puedes ser sancionado hoy por incumplir las obligaciones generales de facturación (no emitir facturas, emitirlas sin los datos obligatorios o no conservarlas), que existen desde mucho antes.

¿La multa es por cada factura o por cada año?

La sanción del artículo 201 bis para el usuario es una cuantía fija por ejercicio, no por factura. Eso la hace independiente de tu volumen: facturar poco no la reduce, y facturar mucho no la multiplica. Lo que sí la multiplica es mantener el incumplimiento durante varios ejercicios.

¿Qué pasa si cambio de programa antes del plazo?

Si el día en que la obligación entra en vigor ya facturas con un sistema conforme, no hay infracción por software. Las facturas emitidas antes de esa fecha con tu herramienta anterior no se convierten en ilegales de forma retroactiva, aunque sí debes conservarlas durante el plazo general de prescripción.

¿Y si trabajo en el País Vasco o Navarra?

En las haciendas forales rige TicketBAI (en los tres territorios vascos) o el sistema que establezca la Hacienda navarra, con sus propios calendarios y su propio régimen sancionador. Si estás en esa situación, la comparativa entre TicketBAI y VeriFactu te aclarará cuál te aplica.