Cambiar de programa de facturación da pereza. Hay que migrar clientes, rehacer plantillas y, sobre todo, perder el miedo a «romper» la numeración. Con VeriFactu en el horizonte, muchos autónomos y pymes van a tener que hacerlo igualmente: el programa que usan hoy no está adaptado, o lo está a medias, o directamente factura con Word y Excel.
La buena noticia es que una migración bien planificada se hace en una tarde y no genera ningún problema con Hacienda. La mala es que una migración improvisada puede dejarte con facturas duplicadas, una serie con huecos o, peor, facturas antiguas remitidas dos veces a la Agencia Tributaria. En esta guía te explicamos qué pasa con la numeración y con la cadena de registros cuando cambias de sistema, qué tienes que exportar antes de dar de baja el programa antiguo y un checklist práctico para hacerlo sin sobresaltos.
Si todavía no tienes claro el marco general (quién está obligado, plazos y sanciones), empieza por nuestra guía completa de VeriFactu y la Ley Antifraude y vuelve después: aquí nos centramos en la parte práctica del cambio.
Por qué tantas empresas van a cambiar de programa
El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) y su desarrollo técnico, la Orden HAC/1177/2024, exigen que el software genere registros de facturación inalterables, encadenados mediante una huella y acompañados de un código QR en cada factura. No es un ajuste cosmético: muchos programas antiguos, hojas de cálculo y plantillas de procesador de textos simplemente no pueden cumplirlo.
Los motivos más habituales para cambiar son tres:
- El programa actual no se va a adaptar. Algunos fabricantes, sobre todo de software de escritorio antiguo, han anunciado que no actualizarán ciertas versiones.
- Facturas con Excel o Word. Una plantilla no genera registros ni huellas, así que no hay forma de cumplir sin pasar a un sistema de facturación. Lo explicamos en detalle en facturar con Excel o Word con VeriFactu.
- El coste de la adaptación. Hay proveedores que cobran la versión adaptada como un producto nuevo, y el usuario aprovecha para comparar alternativas.
Las fechas de obligatoriedad se han revisado más de una vez desde 2023. Para los autónomos que tributan en IRPF, el calendario vigente sitúa la obligación en julio de 2027; consulta siempre el calendario actualizado en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria y en la sede electrónica de la AEAT antes de fijar tu fecha de cambio.
Cuándo es mejor hacer el cambio
Legalmente puedes cambiar de programa cualquier día del año. Ninguna norma te obliga a esperar a enero. Pero en la práctica hay momentos mucho más cómodos que otros:
- Inicio de año (1 de enero): la opción ideal. Abres una serie nueva que ya coincide con el nuevo ejercicio y todo el año queda en un único sistema.
- Inicio de trimestre: la segunda mejor opción. Las facturas de cada trimestre quedan en un solo programa, lo que simplifica el Modelo 303 y, si estás en estimación directa, el Modelo 130.
- A mitad de trimestre: es perfectamente posible, pero ese trimestre tendrás que sumar las facturas emitidas desde dos programas distintos al preparar las declaraciones.
Lo que conviene evitar es cambiar en la última semana antes de un plazo de presentación o con la campaña de renta encima. Y, desde luego, no dejarlo para el mes anterior a que la obligación te alcance: si algo falla, no tendrás margen.
Qué pasa con la numeración de tus facturas
Es la duda número uno. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige que las facturas lleven un número correlativo dentro de cada serie, y permite trabajar con series distintas cuando existan razones que lo justifiquen. Tienes dos opciones al migrar:
Opción A: abrir una serie nueva (la recomendada)
Empiezas en el programa nuevo con un prefijo distinto, por ejemplo pasas de 2026-0148 a F-2026-0001. Ventajas:
- Es imposible que dos facturas compartan número, aunque por error emitas una más desde el programa antiguo.
- Queda claro a simple vista qué facturas salieron de cada sistema, algo muy útil si te piden explicaciones en una comprobación.
- Encaja con cómo funciona el registro de facturación del nuevo sistema, que arranca su propia cadena desde cero.
Lo único que debes hacer es anotar la fecha del cambio y el último número emitido en la serie antigua. Guárdalo junto con tu documentación fiscal; si tu asesor o la Agencia Tributaria preguntan por qué una serie se detiene en la 0148, tendrás la respuesta en un minuto.
Opción B: continuar la misma serie
También es válido configurar el programa nuevo para que siga desde el número siguiente (2026-0149). Es más estético, pero exige disciplina: el programa antiguo no debe volver a emitir ni una sola factura de esa serie, porque crearías un duplicado. Si eliges esta vía, bloquea o da de baja la emisión en el sistema antiguo el mismo día del cambio.
Sea cual sea la opción, la numeración sigue siendo uno de los requisitos legales de toda factura en España, y VeriFactu no la sustituye: la añade a la cadena de huellas.
Qué pasa con la cadena de registros VeriFactu
Cada sistema informático de facturación mantiene su propia cadena: el primer registro se marca como inicial y cada uno de los siguientes incorpora la huella del anterior. Te lo contamos paso a paso en nuestra guía sobre la huella VeriFactu y el encadenamiento de registros.
Al cambiar de programa, la cadena antigua no se traslada al sistema nuevo. El nuevo empieza la suya con su primera factura. Eso es normal y no supone ningún incumplimiento: lo que la norma protege es que nadie pueda alterar los registros ya generados, no que toda tu vida empresarial cuelgue de una única cadena.
Lo que sí debes garantizar es que los registros del sistema antiguo se conserven y se puedan entregar si te los requieren. Esto es especialmente importante si el programa antiguo trabajaba en modalidad sin remisión, porque en ese caso los registros solo existen en tu equipo o en los servidores del proveedor. Si no sabes en qué modalidad trabajabas, repasa las diferencias en VeriFactu o sistema no verificable: qué modo elegir.
El error más grave: volver a emitir facturas antiguas
Cuando alguien estrena programa, la tentación es «pasar» al sistema nuevo todas las facturas del año para tenerlo todo junto. Si el programa nuevo trabaja en modalidad VeriFactu, cada factura que des de alta en él genera un registro nuevo y lo remite a la Agencia Tributaria. Es decir: estarías declarando dos veces la misma operación, una desde cada sistema, con dos números distintos.
Las facturas antiguas no se vuelven a emitir. Se quedan en el sistema donde nacieron, y en el nuevo como mucho guardas una referencia o un archivo PDF para consulta. Si necesitas tener un histórico unificado para tus informes, expórtalo a una hoja de cálculo; eso no genera registros de facturación.
Qué exportar antes de dar de baja el programa antiguo
Este es el paso que más gente se salta, y el que más disgustos da meses después. Antes de cancelar la suscripción o desinstalar el programa, descarga:
- Todas las facturas emitidas en PDF, ordenadas por serie y año.
- El libro registro de facturas emitidas en un formato reutilizable (hoja de cálculo o CSV), con fecha, número, cliente, NIF, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención y total.
- Los registros de facturación en el formato que exija la normativa, si el programa ya estaba adaptado. Pide al proveedor que te confirme por escrito cómo puedes recuperarlos más adelante.
- Las facturas recibidas y los gastos, si el programa también los gestionaba.
- Los listados de clientes y productos, que te servirán para dar de alta los datos en el sistema nuevo.
- Las facturas pendientes de cobro, con su fecha de vencimiento, para no perder el seguimiento.
¿Cuánto tiempo hay que guardarlo? Como regla general, la Agencia Tributaria puede comprobar los últimos cuatro años (el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria) y el Código de Comercio obliga a conservar la documentación contable durante seis años. Ante la duda, quédate con el plazo más largo y pregunta a tu asesor si tu caso tiene alguna particularidad.
Checklist para migrar de programa paso a paso
Una semana antes
- Elige el programa nuevo comprobando su declaración responsable y la modalidad en la que trabaja. Tienes una rejilla de evaluación completa en cómo elegir un software VeriFactu.
- Decide la fecha del cambio y si abrirás una serie nueva o continuarás la actual.
- Avisa a tu gestoría o asesor: necesitan saber que ese periodo recibirán datos de dos programas.
- Haz la exportación completa descrita en el apartado anterior.
El día del cambio
- Emite la última factura en el programa antiguo y anota su número.
- Configura en el programa nuevo los datos fiscales de tu empresa: razón social, NIF, domicilio, logotipo y cuenta bancaria.
- Define la serie y el formato de numeración.
- Revisa los tipos de IVA y, si eres profesional, la retención de IRPF que aplicas por defecto.
- Da de alta tus clientes habituales y tus productos o servicios.
- Emite una primera factura real y comprueba el resultado: número correcto, QR visible, leyenda de verificabilidad si trabajas con remisión y todos los importes bien calculados.
Las semanas siguientes
- Vuelve a crear en el sistema nuevo tus facturas recurrentes (cuotas mensuales, igualas, mantenimientos) y desactívalas en el antiguo para no duplicarlas.
- Traslada los presupuestos abiertos y el seguimiento de cobros pendientes.
- Al cerrar el trimestre, suma las facturas de ambos programas para preparar tus declaraciones.
- Conserva el acceso al programa antiguo, o al menos la exportación completa, durante todo el plazo de conservación.
Cómo corregir una factura emitida con el programa antiguo
Tarde o temprano ocurre: un cliente detecta un error en una factura que emitiste antes del cambio. No hace falta reactivar el programa antiguo. La corrección se hace con una factura rectificativa emitida desde el sistema nuevo, en su serie de rectificativas, identificando claramente la factura original (número y fecha) y el motivo de la rectificación.
Distinto es el caso de una factura que nunca debió existir, como un duplicado. Ahí no se rectifica sino que se anula, y la anulación debe registrarse en el sistema que generó la factura. Lo explicamos en cómo anular una factura con VeriFactu. Por eso conviene no cerrar del todo el sistema antiguo hasta asegurarte de que no quedan errores pendientes de ese periodo.
Preguntas frecuentes sobre el cambio de programa
¿Tengo que comunicar a Hacienda que cambio de programa?
No existe un trámite específico para comunicar un cambio de software de facturación. Lo que sí debes poder hacer es justificar la numeración y aportar los registros de ambos sistemas si te los piden, de ahí la importancia de anotar la fecha del cambio y conservar las exportaciones.
¿Puedo usar los dos programas a la vez durante un tiempo?
Es posible si cada uno trabaja con su propia serie, pero es una fuente de errores: facturas recurrentes duplicadas, clientes con datos distintos y declaraciones más difíciles de cuadrar. Si lo haces, que sea durante el menor tiempo posible.
¿Pierdo algo si mi programa antiguo no estaba adaptado a VeriFactu?
Las facturas emitidas siguen siendo válidas y debes conservarlas igualmente. Lo que cambia es que, a partir de la fecha en que la obligación te alcance, solo podrás facturar con un sistema adaptado. Cuanto antes migres, antes te olvidas del problema.
Empieza en limpio con Facturi
Facturi está pensado para que el cambio sea rápido: configuras tu empresa, eliges el prefijo de tu serie (la numeración es correlativa y se reinicia con cada año) y emites tu primera factura con los registros VeriFactu, la huella y el QR generados automáticamente. También puedes programar tus facturas recurrentes y seguir los cobros pendientes desde el mismo panel. Si estás comparando opciones, echa un vistazo a nuestra selección del mejor programa de facturación para autónomos o, directamente, crea tu cuenta en Facturi y prueba a emitir tu primera factura hoy.