Cuando un proveedor te dice que su programa «cumple VeriFactu», está diciendo media verdad. El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación no obliga a todo el mundo a enviar sus facturas a la Agencia Tributaria: permite dos formas de cumplir, y una de ellas no envía nada. Se llaman modo VERI*FACTU y sistema no verificable, y la elección cambia lo que tu software tiene que hacer, lo que tú tienes que conservar y lo que verá tu cliente en la factura.

Esta guía explica los dos caminos sin jerga, qué gana y qué pierde cada uno, y cuál tiene sentido según cómo factures. Si todavía no tienes claro el marco general, empieza por la guía base de VeriFactu, la Ley Antifraude y sus plazos y vuelve aquí.

Los dos caminos que permite el reglamento

El punto de partida es el mismo para todos: si emites facturas con un programa informático, ese programa tiene que ser un sistema informático de facturación (SIF) conforme. Genera un registro de facturación por cada factura, lo encadena con el anterior mediante una huella digital y estampa un código QR en el documento. Hasta ahí no hay elección.

La elección aparece en el destino de esos registros:

  • Modo VERI*FACTU: cada registro se remite de forma automática e inmediata a la Agencia Tributaria en cuanto se emite la factura.
  • Sistema no verificable (coloquialmente, «modo no VERI*FACTU»): los registros se quedan en tu sistema, firmados electrónicamente y custodiados por ti, a disposición de Hacienda si los reclama.

Los dos son legales. No existe un modo «bueno» y otro «sospechoso»: existe uno con menos obligaciones a cambio de transparencia inmediata, y otro con más autonomía a cambio de más responsabilidad técnica.

Qué significa trabajar en modo VERI*FACTU

En este modo, tu programa abre una comunicación con la sede electrónica de la Agencia Tributaria y le manda el registro de cada factura según se genera. No mandas la factura entera ni el PDF que ve tu cliente: mandas el registro, un resumen estructurado con emisor, destinatario, número, fecha, importes, cuotas y la huella que lo enlaza con el registro anterior.

Si en el momento de emitir no hay conexión, el envío no se pierde: el sistema lo encola y lo remite cuando la recupera. La factura se emite igual; lo que se aplaza es la comunicación.

Qué gana quien elige la remisión automática

El reglamento premia la transparencia relajando dos exigencias importantes:

  • No hace falta firmar electrónicamente cada registro. La remisión inmediata a la Agencia cumple la función de garantizar que el registro existía en ese momento y con ese contenido.
  • La carga de conservación se aligera. Los registros ya están en poder de la Administración, así que dejas de ser el único custodio de la prueba.

A esto se suma una ventaja práctica poco comentada: tu cliente puede escanear el QR de la factura y comprobar en la sede de la AEAT que ese documento se declaró. Para quien factura a empresas grandes o a la Administración, esa verificabilidad es un argumento comercial, no solo fiscal.

Qué implica un sistema no verificable

Aquí no hay envío. El sistema genera los mismos registros encadenados, pero se quedan bajo tu control hasta que un requerimiento o una inspección los pida. A cambio de esa autonomía, el reglamento sube el listón técnico.

La carga extra: firma, conservación y registro de eventos

  • Firma electrónica de cada registro. Sin remisión que acredite el momento, la integridad la tiene que garantizar la firma.
  • Conservación íntegra, accesible y legible durante el plazo de prescripción, con capacidad de exportar los registros en el formato que la Agencia establece. Cambiar de programa no puede dejar los años anteriores ilegibles.
  • Registro de eventos: un diario interno donde el propio sistema anota arranques, cierres, anomalías, cambios de configuración y exportaciones. Es la caja negra que demuestra que nadie manipuló nada entre factura y factura.

Nada de esto lo haces tú a mano: lo hace el software. Pero sí es tu responsabilidad que el proveedor lo implemente de verdad, y por eso en este modo conviene ser especialmente exigente al elegir un programa de facturación conforme y pedir por escrito la declaración responsable.

Lo que es igual en los dos modos

Conviene desmontar la idea de que el modo no verificable es «VeriFactu descafeinado». Estas obligaciones no dependen de la elección:

  • Un registro de facturación por cada factura emitida, generado en el mismo momento de la emisión.
  • Huella o hash encadenado: cada registro incorpora el rastro del anterior, de modo que borrar o alterar uno rompe la cadena y deja marca.
  • Registro de anulación cuando una factura se anula. No se borra nada; se añade un asiento que documenta la anulación, igual que una factura rectificativa no borra la original.
  • Código QR en todas las facturas, con los datos que permiten identificarlas y cotejarlas.
  • Declaración responsable del fabricante, que certifica que el producto cumple el reglamento.
  • Los datos obligatorios de siempre: los requisitos legales de una factura en España no los deroga VeriFactu, se suman a ellos.

Cómo se nota la diferencia en la factura que recibe tu cliente

Visualmente, muy poco: ambas llevan QR. La diferencia está en la leyenda. Las facturas emitidas en modo VERI*FACTU incorporan una mención que indica que son verificables en la sede electrónica de la Agencia Tributaria; las emitidas por un sistema no verificable llevan el QR pero no esa declaración, porque no hay nada remitido contra lo que cotejar en tiempo real.

Para el receptor esto es relevante: escanear el QR de una factura verificable le permite contrastarla, y en su caso aportarla a la Agencia. Es, en la práctica, una pequeña prueba de confianza impresa en el documento.

Qué modo le conviene a un autónomo o a una pyme

Para la inmensa mayoría de autónomos y pequeñas empresas, el modo VERI*FACTU es la opción sensata, por tres razones:

  1. Menos obligaciones propias. Te ahorras la firma de registros y buena parte del peso de la conservación.
  2. Menos superficie de error. Un sistema local que debe firmar, conservar y registrar eventos durante años tiene más puntos donde fallar, y el fallo se descubre en el peor momento: una inspección.
  3. Cero trabajo adicional. El envío es automático y silencioso. No hay «presentar» nada, ni plazos que recordar.

El modo no verificable tiene sentido sobre todo cuando hay una razón operativa de peso: facturación en entornos sin conectividad estable, volúmenes muy altos con integraciones propias, o políticas internas que exigen mantener el dato en casa. En esos casos es una decisión de arquitectura, no de comodidad, y suele venir acompañada de un equipo técnico que la sostiene.

Un apunte para asesorías: si gestionas la facturación de varias empresas, cada cliente puede estar en un modo distinto y tú tendrás que convivir con ambos. Merece la pena estandarizar donde puedas; lo desarrollamos en la guía de software de facturación para gestorías.

VERI*FACTU no es el SII, ni la factura electrónica B2B

Tres normas distintas se solapan en el tiempo y se confunden constantemente:

  • VERI*FACTU regula cómo tu programa registra y, en su caso, remite las facturas que emites.
  • El SII es el suministro de los libros registro de IVA, obligatorio para grandes empresas y otros sujetos concretos; quien ya está en SII tiene un tratamiento propio. Está explicado en la guía del Suministro Inmediato de Información.
  • La factura electrónica obligatoria entre empresas nace de la Ley Crea y Crece y afecta al formato y al envío de la factura al cliente, no al registro interno: la repasamos en factura electrónica obligatoria y qué cambia.

Elegir modo VERI*FACTU no te exime de la factura electrónica B2B cuando te alcance, ni al revés.

Calendario: cuándo tienes que haber decidido

Tras la revisión del calendario aprobada en 2025 por el Real Decreto 254/2025, los hitos vigentes son tres:

  • 29 de julio de 2025: fabricantes y comercializadores solo pueden ofrecer software conforme.
  • 1 de enero de 2026: obligados los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
  • 1 de julio de 2027: obligados el resto, señaladamente los autónomos en IRPF.

La decisión de modo se toma al implantar el sistema, no el día del plazo. Si eres autónomo, 2027 parece lejos hasta que coincide con la campaña de renta. Adoptar un sistema conforme antes de estar obligado es legal y recomendable: puedes hacerlo hoy en modo VERI*FACTU y familiarizarte con el flujo. Confirma siempre las fechas que te aplican en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, que es la fuente oficial.

Cómo cambiar de modo sin romper la cadena de registros

El modo no es una condena perpetua: se puede pasar de uno a otro. Lo que no se puede es dejar huecos. Tres reglas prácticas:

  1. El cambio se hace por ejercicio o en un corte limpio, nunca a mitad de una serie sin dejar constancia.
  2. Los registros anteriores siguen siendo tuyos. Si vienes de un sistema no verificable, conserva y exporta lo emitido antes del cambio: pasarte a VERI*FACTU no borra tu obligación sobre el pasado.
  3. La cadena continúa. Un sistema bien construido enlaza el primer registro del nuevo modo con el último del anterior. Si tu proveedor no sabe explicarte cómo lo hace, es una señal de alarma.

El mismo cuidado aplica al cambiar de programa, algo que detallamos en la guía de facturación digital conforme a VeriFactu.

Dudas habituales sobre la elección de modo

¿Tengo que comunicar a Hacienda el modo que uso? No presentas una solicitud de alta: el modo se manifiesta en cómo opera tu sistema y en la propia factura. Lo que sí debe existir es la declaración responsable del fabricante.

¿Puedo tener un programa en cada modo? Lo razonable es un único sistema por actividad y serie de facturación. Mezclar sistemas multiplica el riesgo de romper la cadena sin ganar nada.

Si facturo a mano o en Word, ¿me afecta? El reglamento se dirige a quien factura con programa informático. En cuanto usas uno, debe ser conforme; y si tu negocio crece, la hoja de cálculo deja de ser una opción defendible.

¿El modo VERI*FACTU manda mis datos de clientes a Hacienda? Remite los datos del registro de facturación —identificación, importes, cuotas—, que son los que la Agencia puede reclamarte igualmente. No envía el PDF ni tu contabilidad.

Decide el modo una vez y olvídate

La conclusión honesta es que, para casi todos, esta no debería ser una decisión difícil: emite en modo VERI*FACTU, deja que el registro viaje solo y dedica tu tiempo a cobrar. Facturi genera el registro de facturación, encadena la huella, estampa el QR y gestiona la remisión sin que tengas que tocar nada, con la declaración responsable disponible cuando tu asesoría la pida. Prueba Facturi y emite tu primera factura conforme hoy mismo.