Cuando empiezas a buscar un programa adaptado a VeriFactu, enseguida aparece un término que suena a trámite burocrático: la declaración responsable. Muchos proveedores presumen de ser «software homologado por Hacienda», pero en realidad la Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas de facturación. Lo que existe es un documento que firma el propio fabricante del software y en el que asume, por escrito, que su sistema cumple la normativa.
Para un autónomo o una pyme, saber leer ese documento es la forma más rápida de distinguir un programa preparado de uno que solo dice estarlo. En esta guía te explicamos qué es la declaración responsable, qué datos debe incluir, dónde encontrarla y qué hacer si tu proveedor no te la facilita.
Si todavía no conoces el marco general (quién está obligado, plazos y modalidades), empieza por nuestra guía completa de VeriFactu y la Ley Antifraude. Aquí nos centramos en un punto muy concreto: cómo comprobar que el software que usas, o el que vas a contratar, cumple de verdad.
Qué es la declaración responsable del software de facturación
La Ley Antifraude (Ley 11/2021) modificó la Ley General Tributaria para exigir que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El Reglamento que desarrolla esa obligación, el Real Decreto 1007/2023, establece que el productor del sistema debe certificar que su programa cumple esos requisitos mediante una declaración responsable. La Orden HAC/1177/2024 concreta después las especificaciones técnicas y el contenido mínimo de ese documento.
Dicho de forma sencilla: es un certificado de autocumplimiento. El fabricante declara, bajo su responsabilidad, que el programa genera registros de facturación encadenados, incluye el código QR en las facturas, protege los datos frente a modificaciones y, si lo permite, remite los registros a la Agencia Tributaria en modalidad VeriFactu.
Por qué no existe un «sello oficial» de Hacienda
El modelo español no se basa en una homologación previa, sino en la responsabilidad del productor. La AEAT no revisa cada programa antes de que salga al mercado; lo que hace es fijar los requisitos y sancionar a quien no los cumpla. Por eso, cuando un proveedor habla de «software homologado», lo correcto es entender que dispone de declaración responsable. Lo explicamos con más detalle en nuestra guía para elegir un software VeriFactu.
Quién tiene que firmarla y quién no
La obligación recae en el productor del sistema informático de facturación, es decir, en la empresa o persona que lo desarrolla o lo comercializa como propio. No la firma el usuario final.
- Si eres autónomo o pyme y usas un programa de terceros, no tienes que redactar ninguna declaración. Tu obligación es usar un sistema que la tenga y no manipularlo.
- Si tu empresa ha desarrollado su propio programa, la situación cambia: en ese caso tú eres el productor y te corresponde a ti cumplir los requisitos técnicos y suscribir la declaración.
- Si encargas modificaciones a medida sobre un programa existente, conviene dejar claro por contrato quién asume la condición de productor de la versión resultante, porque alterar un sistema puede afectar a su conformidad.
Qué datos debe incluir la declaración responsable
La Orden HAC/1177/2024 detalla el contenido mínimo. No hace falta que te lo aprendas de memoria, pero sí que sepas reconocer los elementos clave cuando la tengas delante. Entre otros datos, una declaración completa recoge:
- Identificación del sistema: nombre comercial, código identificador y número de versión concreta a la que se refiere.
- Componentes: descripción del hardware y software que forman el sistema y de sus funcionalidades principales.
- Modalidad de funcionamiento: si el programa puede funcionar exclusivamente como VeriFactu o si también admite la modalidad sin remisión (sistema no verificable).
- Uso por uno o varios obligados: si el sistema permite facturar para un único contribuyente o para varios, algo habitual en asesorías.
- Tipos de firma que utiliza para los registros cuando no funciona en modalidad VeriFactu.
- Datos del productor: razón social o nombre, NIF y dirección.
- Declaración expresa de cumplimiento de la normativa, con la fecha y el lugar en que se suscribe.
Si el documento que te dan es un párrafo genérico del tipo «nuestro software cumple con la Ley Antifraude», sin versión ni datos del productor, no es una declaración responsable en sentido estricto. Pide la versión completa.
Dónde encontrarla y cómo comprobarla paso a paso
La norma exige que la declaración esté disponible por escrito y accesible para el usuario. En la práctica, los proveedores la publican en uno o varios de estos sitios:
- Dentro del propio programa, en una sección tipo «Acerca de», «Información legal» o «Cumplimiento normativo».
- En la web del fabricante, a menudo junto a la documentación técnica o el centro de ayuda.
- En el contrato o las condiciones de servicio, como anexo.
Una vez localizada, haz esta comprobación rápida:
- Compara la versión. Mira qué versión del programa tienes instalada o contratada y verifica que coincide con la que figura en la declaración. En el software en la nube suele ser la versión vigente del servicio.
- Revisa la modalidad. Si quieres trabajar en modalidad VeriFactu, confirma que el sistema la admite. Si dudas sobre cuál te conviene, consulta VeriFactu o sistema no verificable: qué modo elegir.
- Identifica al productor. Comprueba que el NIF y la razón social corresponden a una empresa real y localizable, no a un intermediario sin datos.
- Prueba una factura. Emite una factura de prueba y verifica que lleva código QR y la leyenda correspondiente. Te enseñamos a hacerlo en nuestra guía sobre el código QR VeriFactu.
- Guarda una copia. Descarga el documento en PDF y archívalo con tu documentación fiscal, junto con la fecha en que empezaste a usar esa versión.
Qué pasa cuando el programa se actualiza
La declaración responsable se refiere a una versión concreta. Cuando el fabricante publica una versión nueva que afecta al sistema de facturación, debe mantener la declaración actualizada para esa versión. Esto tiene dos consecuencias prácticas para ti:
- En programas de escritorio que no actualizas desde hace años, es probable que tu versión instalada no esté cubierta por ninguna declaración. Si es tu caso, valora seriamente actualizar o cambiar de proveedor.
- En el software en la nube, las actualizaciones son automáticas, de modo que el riesgo de quedarte con una versión antigua es mucho menor. Aun así, conviene revisar de vez en cuando que la declaración publicada sigue vigente.
Si decides cambiar de programa por este motivo, sigue nuestro checklist para cambiar de programa de facturación con VeriFactu sin errores, sobre todo en lo relativo a la numeración y a la conservación de los registros antiguos.
Riesgos de usar software sin declaración responsable
La Ley General Tributaria tipifica como infracción tanto la fabricación y comercialización de sistemas que no cumplen como su tenencia por parte de los usuarios. Para el usuario, la sanción por utilizar un sistema no conforme puede alcanzar los 50.000 euros por ejercicio, según el artículo 201 bis de la LGT. Para el productor las cuantías son todavía más altas.
Más allá de la multa, hay un riesgo práctico: si tu programa no está adaptado cuando la obligación te alcance, tendrás que migrar con prisas. El calendario se ha revisado varias veces desde 2023; para los autónomos que tributan en IRPF, el calendario vigente sitúa la obligación en julio de 2027. Revisa las fechas actualizadas en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria y en la sede electrónica de la AEAT, y consulta el desglose de multas en nuestro artículo sobre sanciones VeriFactu.
El caso de Excel, Word y las plantillas
Una hoja de cálculo o una plantilla de procesador de textos no es un sistema informático de facturación en el sentido del Reglamento: no genera registros, no encadena huellas y nadie firma una declaración responsable sobre ella. Por eso, si facturas así hoy, el paso a un programa adaptado no es opcional cuando llegue tu fecha. Lo analizamos en facturar con Excel o Word con VeriFactu.
Preguntas que conviene hacer a tu proveedor
Si tu proveedor actual no publica la declaración o la información es confusa, envíale estas preguntas por escrito. Una respuesta clara y rápida dice mucho de lo preparado que está:
- ¿Dónde puedo consultar la declaración responsable de la versión que estoy usando?
- ¿El sistema funciona en modalidad VeriFactu, en modalidad sin remisión o en ambas?
- ¿Cómo me avisaréis cuando cambie la versión y se actualice la declaración?
- Si dejo de usar el servicio, ¿cómo podré recuperar mis registros de facturación?
- ¿Permite el sistema gestionar varios contribuyentes, por ejemplo si trabajo con una asesoría?
Si no obtienes respuesta o la respuesta es evasiva, tómatelo como una señal para empezar a comparar alternativas con tiempo, y no en el último mes.
Resumen: lo que debes recordar
- Hacienda no homologa programas: la garantía es la declaración responsable que firma el productor.
- Como usuario no tienes que redactarla, pero sí asegurarte de que tu programa la tiene y de que cubre tu versión.
- Una declaración válida identifica el sistema, la versión, la modalidad de funcionamiento y al productor.
- Guarda una copia en PDF con tu documentación fiscal.
- Usar un sistema no conforme puede costar hasta 50.000 euros por ejercicio.
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