Miles de autónomos en España facturan todavía con una plantilla de Excel o un documento de Word: se duplica la factura del mes anterior, se cambia el número, la fecha y el importe, se exporta a PDF y se envía por email. Es rápido, gratis y funciona… hasta que llega VeriFactu. En esta guía te explicamos por qué facturar con Excel o Word deja de ser una opción válida cuando entra en vigor el reglamento de sistemas de facturación, qué riesgos asumes si sigues haciéndolo y cómo pasar a una alternativa conforme sin perder tu historial ni tu numeración.
Si todavía no tienes claro qué es VeriFactu, empieza por nuestra guía principal: VeriFactu explicado: la Ley Antifraude, plazos y sanciones. Aquí nos centramos en un caso muy concreto: quien factura hoy con una hoja de cálculo o un procesador de textos.
Por qué tantos autónomos facturan con Excel o Word
La hoja de cálculo ha sido durante años la herramienta de facturación por defecto del pequeño negocio, y tiene sentido:
- Coste cero: casi todo el mundo tiene ya Excel, LibreOffice o Google Sheets.
- Control total del diseño: pones tu logo, tus colores y los campos que quieres.
- Cálculos automáticos: una fórmula suma la base, aplica el IVA y descuenta la retención de IRPF.
- Curva de aprendizaje nula: no hay que darse de alta en ningún servicio.
Mientras la ley solo exigía que la factura contuviera los datos obligatorios, una buena plantilla bastaba. Si quieres repasar esos datos, los tienes en qué debe incluir una plantilla de factura. El problema es que VeriFactu ya no mira solo el contenido de la factura, sino cómo se ha generado.
Qué cambia con VeriFactu para quien usa una hoja de cálculo
La Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, y su desarrollo reglamentario (el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación) obligan a que cualquier programa usado para emitir facturas garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Dicho de forma sencilla: una vez emitida una factura, no puede poder modificarse ni borrarse sin dejar rastro.
En la práctica, un sistema conforme debe:
- Generar un registro de facturación por cada factura emitida, en el mismo momento de expedirla.
- Encadenar cada registro con el anterior mediante una huella o hash, de modo que cualquier alteración rompa la cadena.
- Sustituir el borrado por un registro de anulación; las correcciones se hacen con facturas rectificativas, no editando la original.
- Incluir en la factura un código QR que permita al cliente cotejarla con la AEAT.
- Remitir los registros a Hacienda (modalidad VERI*FACTU) o, si no se remiten, firmarlos electrónicamente y llevar un registro de eventos (modalidad no verificable).
- Estar respaldado por una declaración responsable del fabricante del software.
Tienes el detalle requisito por requisito en nuestra guía de facturación digital conforme a VeriFactu.
¿Se puede seguir facturando con Excel en 2027?
La respuesta corta es no, si la hoja de cálculo es tu sistema de facturación. Una hoja de Excel o un documento de Word estándar no cumple ninguno de los puntos anteriores:
- Puedes abrir la factura 023 y cambiar el importe sin que quede constancia.
- Puedes borrar una fila o un archivo y la numeración salta sin explicación.
- No genera huella encadenada, ni registro de facturación, ni código QR verificable.
- No existe una declaración responsable de Microsoft ni de Google certificando que su hoja de cálculo es un sistema de facturación conforme, porque no lo es.
Por eso, en cuanto la obligación te alcance, emitir tus facturas con una plantilla de Excel o Word te coloca fuera del reglamento. Algunas situaciones límite (por ejemplo, facturas manuales en talonario, contribuyentes en el SII o territorios forales con su propio sistema, como TicketBAI) tienen un tratamiento distinto; si es tu caso, confirma los detalles en las preguntas frecuentes sobre sistemas de facturación de la sede electrónica de la AEAT o con tu asesoría antes de decidir.
¿Y si hago la factura en Excel y la guardo en PDF?
Tampoco resuelve nada. El PDF es solo el formato de salida; lo que el reglamento regula es el sistema que genera y registra la factura. Un PDF exportado desde una plantilla sigue sin registro de facturación, sin hash y sin QR, y además no es una factura electrónica a efectos de la obligación B2B de la Ley Crea y Crece, que exige un formato estructurado. Lo explicamos en factura electrónica obligatoria: qué cambia.
Cuándo te afecta: el calendario que importa
VeriFactu no obliga a todo el mundo a la vez. El calendario distingue dos grandes grupos:
- Sociedades que tributan en el Impuesto sobre Sociedades: son las primeras obligadas, seis meses antes que el resto.
- Autónomos que tributan en IRPF y demás obligados: a partir del 1 de julio de 2027.
Hasta entonces, usar un sistema conforme es voluntario, y precisamente por eso es el mejor momento para cambiar: puedes migrar con calma, en un mes tranquilo y no en plena presentación del Modelo 303 o de la campaña de renta. Si quieres ver todas las fechas del año fiscal juntas, consulta el calendario fiscal del autónomo. Y recuerda revisar siempre el calendario vigente en la web de la AEAT, porque los plazos de VeriFactu ya se han modificado en más de una ocasión.
Qué te juegas si sigues facturando con Excel
La Ley Antifraude introdujo en la Ley General Tributaria (artículo 201 bis) un régimen sancionador específico para los sistemas de facturación. Para quien utiliza un sistema que no cumple los requisitos, la multa puede llegar a 50.000 € por cada ejercicio, con independencia de cuántas facturas hayas emitido. Para quien fabrica o comercializa software no conforme, las sanciones son todavía más altas.
Más allá de la multa hay costes menos visibles:
- Clientes empresa que rechazan tus facturas porque no llevan el QR o no pueden recibirlas en formato electrónico.
- Una inspección más incómoda: si no puedes demostrar la integridad de tu historial, la conversación con Hacienda empieza en desventaja.
- Una migración de urgencia justo cuando todo el mundo está haciendo lo mismo.
Excel frente a un software de facturación conforme
Esta comparación resume las diferencias prácticas para un autónomo típico:
- Numeración: en Excel la llevas tú a mano y un despiste crea huecos o duplicados; en un software conforme es automática, correlativa y por series.
- Correcciones: en Excel editas la factura original; en un software conforme emites una factura rectificativa y la original queda intacta.
- Registro y QR: Excel no los genera; el software los crea al emitir cada factura.
- Impuestos: en Excel dependes de que tus fórmulas estén bien; el software aplica IVA y retención de IRPF y te da los totales listos para tus modelos trimestrales.
- Cobros: con Excel no sabes qué está pendiente sin revisar el banco; el software te muestra facturas vencidas y permite enviar recordatorios.
- Coste: Excel es gratis en apariencia; el software tiene cuota, pero compensa con tiempo ahorrado y cero riesgo sancionador.
Si estás comparando programas, en cómo elegir un software VeriFactu tienes una checklist para evaluarlos, y en el mejor programa de facturación para autónomos en 2026 aplicamos esa rejilla a las alternativas más conocidas.
Cómo pasar de Excel a un programa conforme en cinco pasos
Cambiar de sistema no tiene por qué ser traumático. Este es el orden que recomendamos:
- Cierra tu serie actual. Elige una fecha de corte (idealmente el inicio de un trimestre) y anota el último número emitido en Excel. Así evitas que dos sistemas compartan numeración.
- Guarda tu histórico tal como está. No edites las facturas antiguas: consérvalas en PDF y el archivo original durante el plazo legal de conservación. Son tu respaldo ante Hacienda.
- Importa clientes y productos. La mayoría de programas aceptan un CSV: exporta tu lista de clientes con NIF, dirección y email, y tus servicios habituales con su precio y tipo de IVA.
- Configura series e impuestos. Crea una serie nueva (por ejemplo, 2027-) o continúa la numeración si tu programa lo permite, y define el IVA y la retención que aplicas por defecto.
- Emite una factura de prueba y revísala. Comprueba que aparecen todos los datos obligatorios, el QR y la leyenda correspondiente. Nuestra guía de requisitos legales de una factura en España te sirve de checklist.
El error más habitual al migrar
Mantener los dos sistemas en paralelo «por si acaso». Si sigues emitiendo alguna factura en Excel después del corte, rompes la trazabilidad y vuelves a estar fuera del reglamento. Decide una fecha y a partir de ahí, todas las facturas salen del programa.
Dudas frecuentes sobre Excel y VeriFactu
¿Puedo seguir usando Excel para mis cuentas?
Sí. VeriFactu regula el sistema con el que emites facturas, no las hojas que usas para analizar tus números, controlar gastos o hacer previsiones. Puedes exportar los datos del programa a Excel y trabajar con ellos como siempre.
¿Me afecta aunque emita muy pocas facturas?
Sí. La obligación depende de estar obligado a expedir factura, no del volumen. Un autónomo con diez facturas al año tiene las mismas exigencias sobre el sistema que uno con mil.
¿Qué pasa con las facturas que ya hice en Excel?
Las emitidas antes de que la obligación te alcance no hay que rehacerlas. Consérvalas sin modificar y, si necesitas corregir alguna después de migrar, hazlo con una factura rectificativa desde el nuevo sistema.
¿Google Sheets o LibreOffice son distintos?
No. Da igual la marca de la hoja de cálculo: ninguna herramienta ofimática genérica produce registros de facturación encadenados ni cuenta con declaración responsable como sistema de facturación.
Deja Excel atrás con Facturi
Facturi está pensado para quien viene de una plantilla: creas la factura en un formulario tan sencillo como tu hoja de cálculo, pero el programa se encarga de la numeración correlativa, el registro de facturación, la huella encadenada y el QR de VeriFactu. Importas tus clientes, emites en minutos, controlas qué facturas están pendientes de cobro y exportas los datos para tus modelos trimestrales o para tu gestoría.
Prueba Facturi gratis y emite tu primera factura conforme hoy, mucho antes de que julio de 2027 te obligue a hacerlo con prisas.