Busca cualquiera en Google «software VeriFactu» y encontrará decenas de programas que se anuncian como «homologados por Hacienda». El problema es que la AEAT no homologa programas de facturación: no existe un registro oficial de software aprobado al que un fabricante pueda apuntarse. Lo que existe es un reglamento con requisitos técnicos y una declaración responsable que el fabricante firma bajo su propia responsabilidad.
Esa diferencia importa, porque si el programa que contrata no cumple, la sanción no le llega al fabricante: le llega a usted. En esta guía repasamos qué exige realmente la norma, cómo verificar que un programa la cumple y qué preguntas hacer antes de pagar la primera cuota. Si aún no tiene claro el marco general, empiece por nuestra guía sobre VeriFactu, la Ley Antifraude y sus plazos y vuelva después aquí.
Qué es en realidad un «software VeriFactu»
El término correcto es Sistema Informático de Facturación (SIF). El Real Decreto 1007/2023 aprobó el reglamento que fija los requisitos que deben cumplir estos sistemas, y la Orden HAC/1177/2024 desarrolló las especificaciones técnicas: formato de los registros, algoritmo de la huella y contenido del código QR. El Real Decreto 254/2025 revisó después el calendario de aplicación.
Un SIF conforme no es simplemente un programa que genera PDF bonitos. Cada vez que emite o anula una factura, el sistema debe crear un registro de facturación inalterable, encadenado con el anterior mediante una huella (hash) y conservado de forma que cualquier manipulación posterior sea detectable. El programa deja de ser un editor de documentos y pasa a ser un libro de registro con integridad criptográfica.
Los dos modos de funcionamiento: VeriFactu y no VeriFactu
El reglamento contempla dos formas de cumplir, y conviene entender cuál ofrece el proveedor que está evaluando:
- Modo VeriFactu (remisión voluntaria): el sistema envía cada registro de facturación a la AEAT de forma automática e inmediata al emitir la factura. A cambio, el programa queda exento de algunos requisitos, como la firma electrónica de los registros y el registro de eventos completo. Las facturas incorporan la leyenda que indica que son verificables en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Modo no VeriFactu (sin remisión): los registros se conservan localmente, deben ir firmados electrónicamente y el sistema tiene que mantener un registro de eventos exhaustivo. La AEAT puede requerirlos en cualquier momento y usted debe poder entregarlos en el formato exigido.
Para la mayoría de autónomos y pymes el modo VeriFactu resulta sensiblemente más cómodo: menos requisitos técnicos sobre sus hombros y una prueba automática de que la factura se declaró. Si un proveedor solo ofrece el modo sin remisión, pregúntele cómo gestiona la firma y el registro de eventos, y quién responde si llega un requerimiento y los datos no cuadran.
Quién está obligado y a partir de cuándo
El calendario vigente tras la revisión de 2025 distingue tres hitos:
- Fabricantes y comercializadores de software: desde el 29 de julio de 2025 solo pueden ofrecer productos que cumplan el reglamento. Un programa vendido después de esa fecha sin adaptar está fuera de norma.
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (sociedades limitadas, anónimas y demás entidades): obligados desde el 1 de enero de 2026.
- El resto de obligados, señaladamente los autónomos que tributan en IRPF: obligados desde el 1 de julio de 2027.
Ojo con dos matices. El primero: los territorios forales van por su cuenta. En el País Vasco rige TicketBAI y en Navarra su propio sistema, con calendarios y especificaciones distintas; VeriFactu no se les aplica en los mismos términos. El segundo: quien ya está en el Suministro Inmediato de Información (SII) queda al margen de esta obligación, porque ya remite sus libros registro en tiempo casi real.
Si es autónomo, julio de 2027 parece lejos. No lo es tanto: cambiar de programa a mitad de ejercicio obliga a cerrar una numeración y abrir otra, migrar clientes y productos y rehacer plantillas. Hacerlo con calma en 2026 cuesta una tarde; hacerlo en junio de 2027, con la campaña de renta recién cerrada, cuesta bastante más.
Los requisitos que debe cumplir el programa
Estos son los puntos concretos que el reglamento exige a un SIF. Úselos como rejilla de evaluación:
- Integridad e inalterabilidad: una vez generado, el registro de facturación no se puede modificar ni borrar sin dejar rastro.
- Encadenamiento: cada registro incorpora la huella del anterior, de modo que eliminar uno intermedio rompe la cadena de forma visible.
- Trazabilidad: el sistema conserva el orden cronológico real de emisión y permite reconstruirlo.
- Conservación y accesibilidad: los registros se guardan y se pueden exportar en el formato normalizado que exige la Agencia Tributaria.
- Registro de anulación: anular una factura no consiste en borrarla, sino en generar un registro específico de anulación. Cosa distinta es corregir el contenido de una factura ya emitida, que se hace mediante factura rectificativa.
- Código QR en la factura: las facturas emitidas por el sistema deben llevar un QR con los datos que permiten su cotejo.
- Leyenda identificativa cuando se trabaja con remisión, informando de que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT.
- Registro de eventos en el modo sin remisión: arranques, paradas, cambios de configuración, exportaciones e incidencias.
- Declaración responsable visible: el propio programa debe indicar que es un sistema conforme al reglamento.
Un detalle que se escapa con frecuencia: el QR y la leyenda no eximen del resto de menciones obligatorias de una factura en España. Numeración correlativa, NIF, fecha, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF cuando proceda… todo eso sigue siendo exigible. VeriFactu añade capas, no sustituye nada.
La declaración responsable: el documento que casi nadie pide
Como no hay homologación previa, la garantía que la norma articula es la declaración responsable del productor del software: un documento en el que el fabricante afirma, bajo su responsabilidad, que el sistema cumple el reglamento y sus especificaciones técnicas.
Es el primer papel que debería pedir a cualquier proveedor, y conviene leerlo con atención, porque no todas dicen lo mismo:
- ¿Cubre la versión concreta que usted va a usar, o una versión genérica del producto?
- ¿Declara la modalidad con remisión, la modalidad sin remisión o ambas?
- ¿Está fechada y firmada por una entidad identificable con NIF, o es un banner de marketing en la web?
- ¿El proveedor se compromete a mantener la conformidad cuando cambien las especificaciones técnicas?
Si un comercial le responde «estamos en ello» o «lo tendremos antes de la fecha», tome nota por escrito de la fecha prometida. La responsabilidad por usar un sistema no conforme recae sobre el obligado tributario, no sobre quien se lo vendió.
VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica B2B
Esta confusión provoca compras equivocadas todas las semanas. Son dos normas distintas, con objetivos y calendarios distintos:
- VeriFactu (RD 1007/2023) regula cómo debe comportarse su programa de facturación por dentro: registros, huellas, QR y conservación. Nace de la lucha contra el software de doble uso.
- La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, que procede de la Ley 18/2022 «Crea y Crece», regula en qué formato se intercambian las facturas entre emisor y destinatario, y añade la obligación de informar del estado del pago. Su entrada en vigor depende del desarrollo reglamentario y se escalona según el volumen de facturación de cada empresa.
Un programa puede cumplir una y no la otra. Antes de firmar, pregunte por las dos: lo desarrollamos en la guía sobre la factura electrónica obligatoria y la Ley Crea y Crece, y en la guía práctica de facturación digital conforme a VeriFactu, donde vemos el flujo de trabajo del día a día.
Checklist para evaluar un programa antes de contratarlo
Doce preguntas, ninguna excesivamente técnica, que separan a un proveedor serio de uno que se ha puesto una etiqueta:
- ¿Me facilita la declaración responsable en PDF, firmada y fechada?
- ¿Opera con remisión a la AEAT, sin remisión, o me deja elegir?
- ¿Está ya operativo el envío de registros, o es una función anunciada para más adelante?
- ¿Qué ocurre si la AEAT no responde en el momento del envío? ¿La factura se emite igual y el registro se reenvía?
- ¿Puedo exportar mis registros de facturación en el formato normalizado si mañana cambio de programa?
- ¿La exportación incluye también el histórico anterior a la migración?
- ¿El QR se imprime correctamente en PDF, en impresión térmica y en el envío por email?
- ¿Cómo gestiona las rectificativas y las anulaciones dentro de la cadena de registros?
- ¿Está preparado además para el intercambio de factura electrónica entre empresas?
- ¿El precio anunciado incluye el cumplimiento o es un módulo que se factura aparte?
- ¿Hay límite de facturas, de clientes o de usuarios en mi plan?
- ¿Cubre también mis obligaciones periódicas, como el modelo 303 de IVA o el modelo 130?
Si compara varias opciones del mercado, nuestra revisión del mejor programa de facturación para autónomos en 2026 aplica exactamente esta rejilla a las alternativas más conocidas.
Cuatro errores frecuentes al elegir
Fiarse del sello. «Homologado por la AEAT» no significa nada, porque esa homologación no existe. Lo que vale es la declaración responsable del fabricante.
Confundir el PDF con el registro. Guardar las facturas en PDF, por ordenadas que estén, no cumple el reglamento. Lo que la norma exige es el registro de facturación encadenado, que es otra cosa.
Seguir facturando en hoja de cálculo. Una plantilla de Excel o Word no puede generar huellas encadenadas ni registros inalterables. Sirve para el diseño del documento, no para cumplir: si es su caso, revise qué debe incluir una plantilla de factura y planifique el salto a un sistema conforme.
Dejarlo para el último trimestre. La migración de datos, la numeración y la formación del equipo necesitan margen. Además, quien se adelanta puede empezar a remitir registros de forma voluntaria antes de que le obligue el calendario y llegar a la fecha con el proceso rodado. Si está dándose de alta como autónomo, elija directamente un sistema conforme y ahórrese la migración entera.
Qué se arriesga usando un sistema no conforme
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica dos infracciones distintas: la fabricación o comercialización de sistemas que no cumplan, en el ámbito del productor, y la mera tenencia o uso de sistemas no conformes por parte del obligado tributario, con una sanción fija por ejercicio. Las cuantías son elevadas y se aplican por ejercicio, no por factura.
Dado que los importes y su aplicación pueden matizarse por vía reglamentaria o por doctrina administrativa, contraste la cifra exacta aplicable a su caso en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o con su asesor antes de tomar decisiones. El mensaje práctico no cambia: el coste de una sanción supera con mucho el de cualquier suscripción anual de software.
Cómo lo resuelve Facturi
Facturi genera el registro de facturación encadenado en cada emisión y anulación, imprime el código QR y la leyenda en el PDF, conserva la trazabilidad completa y permite exportar los registros cuando la Agencia Tributaria los requiera. Todo ello sin módulos aparte: forma parte del producto, igual que los presupuestos, las facturas recurrentes o el seguimiento de cobros.
Pruebe Facturi gratis y emita su primera factura conforme hoy mismo, sin instalar nada y sin esperar a que se acerque la fecha límite.
Preguntas frecuentes
¿Existe una lista oficial de programas aprobados?
No. La Agencia Tributaria publica las especificaciones técnicas y un entorno de pruebas para desarrolladores, pero no aprueba ni certifica productos comerciales. La conformidad la declara el fabricante.
¿Puedo seguir usando mi programa actual?
Solo si su fabricante lo ha adaptado y le entrega la declaración responsable de la versión que usted utiliza. Pídala por escrito; si no llega, empiece a evaluar alternativas con tiempo.
¿Me obliga a enviar todas mis facturas a Hacienda?
Solo si opta por la modalidad con remisión, que es voluntaria. En la modalidad alternativa los registros se quedan en su sistema, firmados electrónicamente, y se entregan cuando se los requieran.
¿Afecta a las facturas que emito a clientes de fuera de España?
Los requisitos del sistema se aplican a las operaciones que usted debe documentar conforme a la normativa española, con independencia de dónde esté el cliente. La facturación internacional y en varias divisas tiene además sus propias reglas de IVA que conviene repasar aparte.
¿Y si emito muy pocas facturas al año?
El reglamento no fija un umbral mínimo de facturación. Emitir poco no le excluye: lo que determina la obligación es su régimen de tributación y la fecha que le corresponda del calendario.