Facturar en digital ya no significa simplemente enviar un PDF por correo. Con el reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y el sistema VERI*FACTU de la Agencia Tributaria, tu forma de emitir facturas tiene que cumplir requisitos técnicos concretos: registros inalterables, huella encadenada, código QR y, en muchos casos, envío automático de cada factura a la AEAT.

Esta guía es la parte práctica: qué tiene que hacer exactamente tu sistema de facturación, qué cambia en tu día a día, cómo pasar de Excel o Word a una facturación digital conforme, y qué revisar antes de que la obligación te alcance. Si lo que buscas es la explicación de fondo de la norma, la tienes en nuestro artículo VeriFactu explicado: los requisitos de facturación electrónica en España.

Qué significa «facturación digital conforme a VeriFactu»

Conviene deshacer un malentendido muy extendido: una factura en PDF no es, por sí sola, una factura conforme. El reglamento no regula el aspecto del documento que recibe tu cliente, sino el sistema que lo genera. Un archivo hecho en un procesador de textos, una hoja de cálculo con fórmulas o una plantilla que puedes reabrir y modificar no cumplen, por muy digital que sea el resultado.

Facturación digital conforme significa que cada factura que emites deja un registro de facturación generado automáticamente por el programa, que ese registro no se puede alterar ni borrar sin dejar rastro, y que puede ser verificado por la Agencia Tributaria. En términos prácticos, la conformidad vive en el software, no en el papel.

Las dos modalidades: VERI*FACTU y sistemas no verificables

El reglamento admite dos caminos, y elegir uno u otro cambia bastante el trabajo técnico que hay detrás:

  • Modalidad VERI*FACTU (remisión): el sistema envía automáticamente cada registro de facturación a la sede electrónica de la AEAT en el momento de emitir. A cambio de esa transparencia, el sistema queda liberado de otros requisitos, como la firma electrónica de cada registro y el registro de eventos.
  • Sistemas no VERI*FACTU: los registros se conservan localmente y no se remiten de forma automática. A cambio, el sistema debe firmar electrónicamente cada registro y mantener un registro de eventos exhaustivo, además de estar disponible para su consulta por la Administración cuando esta lo requiera.
  • Ambas modalidades exigen la huella o «hash» encadenada, el código QR en la factura y la inalterabilidad de los registros.

Para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas, la modalidad VERI*FACTU es la opción sencilla: menos requisitos que cumplir, menos que demostrar en una inspección y ninguna infraestructura que mantener. Es también la que llevan integrada de serie casi todos los programas orientados a autónomos.

Qué debe hacer tu sistema, requisito por requisito

Estos son los elementos que definen un sistema conforme. No necesitas implementarlos tú —eso es trabajo del software— pero sí conviene reconocerlos para saber si el programa que usas está realmente adaptado o solo lo dice en su web.

1. Un registro de facturación por cada factura

Al emitir, el sistema genera un registro de alta con los datos identificativos de la factura: NIF del emisor, serie y número, fecha de expedición, descripción de la operación, importes y desglose de IVA. Ese registro se crea en el mismo momento de la expedición, no después.

2. Registro de anulación en lugar de borrado

No se borra nada. Si una factura no debe surtir efecto, se genera un registro de anulación, y si lo que hay que corregir es su contenido, se emite una factura rectificativa. Este es probablemente el cambio de hábito más grande para quien viene de trabajar con plantillas: la factura mal hecha ya no se corrige encima, se rectifica.

3. Huella (hash) encadenada

Cada registro incorpora una huella criptográfica que incluye la del registro anterior. El resultado es una cadena: si alguien manipula o elimina una factura intermedia, la cadena deja de cuadrar y la manipulación se detecta. Es el mismo principio de integridad que utilizan otros regímenes europeos de control de facturación.

4. Firma electrónica (si no estás en VERI*FACTU)

Los sistemas que no remiten a la AEAT deben firmar electrónicamente cada registro de facturación. En modalidad VERI*FACTU este requisito no se exige, porque la remisión inmediata cumple la misma función probatoria.

5. Código QR y leyenda en la factura

Toda factura debe incluir un código QR que permita verificar o comunicar sus datos en la sede electrónica de la AEAT. Cuando el sistema opera en modalidad de remisión, la factura debe además llevar la leyenda que la identifica como factura verificable («VERI*FACTU»). El QR va en el documento que entregas al cliente, tanto si lo imprimes como si lo envías en PDF.

6. Trazabilidad, conservación y accesibilidad

Los registros deben conservarse íntegros, legibles y accesibles durante el plazo legal, y poder exportarse en el formato que exige la norma si la Administración los solicita. Guardar solo el PDF de la factura no equivale a conservar el registro.

7. Declaración responsable del fabricante

El software debe llevar una declaración responsable del productor que certifique que cumple el reglamento. Es el documento que deberías pedir —y guardar— antes de contratar cualquier programa que se anuncie como «compatible con VeriFactu». Si el proveedor no la tiene, no la tienes tú.

Calendario: cuándo te obliga a ti

La adaptación es escalonada y conviene tener claro un punto: los desarrolladores de software tuvieron que adelantarse a los contribuyentes. Desde julio de 2025, los programas comercializados en España deben ofrecerse ya adaptados al reglamento, por eso llevas tiempo viendo el sello «VeriFactu» en las webs de los proveedores aunque a ti todavía no te obligue nada.

Para quien emite las facturas, el calendario está escalonado por tipo de contribuyente: las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades entran primero y el resto de obligados —autónomos y demás contribuyentes en IRPF— a partir del 1 de julio de 2027. Durante 2026 la adopción es voluntaria: puedes usar ya un sistema conforme y familiarizarte con el flujo sin estar obligado.

Como estas fechas se han modificado más de una vez desde la publicación del reglamento, confirma siempre la que te aplica en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en su apartado de Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU, antes de tomar decisiones de calendario. Y ten presente que hay supuestos excluidos o con régimen propio: quienes están en el SII, determinadas operaciones sin obligación de facturar y los territorios forales, con su propio sistema (TicketBAI en el País Vasco).

Si estás organizando el año fiscal completo, nuestro calendario fiscal del autónomo te sirve para encajar esta adaptación entre las presentaciones trimestrales.

Cómo adaptar tu facturación paso a paso

Paso 1: audita cómo emites hoy

Haz una lista honesta de todo lo que genera una factura en tu negocio: el programa de facturación, sí, pero también la plantilla de Word para el cliente de siempre, la hoja de cálculo del TPV, las facturas que emite tu gestoría por ti y las que emite un marketplace en tu nombre. Cada una de esas vías tiene que quedar cubierta o desaparecer.

Paso 2: revisa tu numeración y tus series

La numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Es el momento de simplificar: muchas empresas arrastran series históricas que ya no tienen sentido y que complican la migración. Repasa también que tus facturas incluyan todos los datos obligatorios; los tienes detallados en la guía de requisitos legales de una factura en España.

Paso 3: elige software con declaración responsable

Pide al proveedor la declaración responsable, comprueba en qué modalidad opera (VERI*FACTU o no) y confirma que genera el QR, la cadena de huellas y los registros de alta y anulación. Desconfía del «cumplimos VeriFactu» sin más detalle.

Paso 4: migra tus datos con orden

Traslada clientes, artículos, tipos de IVA y retenciones antes de emitir la primera factura en el sistema nuevo, y elige un corte limpio —normalmente el inicio de un trimestre— para no partir una serie por la mitad. Si nunca has trabajado con un sistema en la nube, la guía para crear una factura profesional online cubre el flujo básico.

Paso 5: cambia los hábitos, no solo el programa

Aquí es donde fallan la mayoría de adaptaciones. Nadie vuelve a «editar» una factura emitida; se rectifica. Nadie guarda una factura provisional como definitiva; se hace un presupuesto o una proforma. Y nadie emite «fuera del sistema» por urgencia, porque esa factura queda fuera de la cadena.

Paso 6: comprueba el resultado

Emite una factura de prueba y verifica tres cosas: que aparece el QR, que consta la leyenda correspondiente si estás en modalidad de remisión, y que puedes recuperar el registro asociado. Si tu sistema remite a la AEAT, comprueba también que la remisión se confirma.

Errores frecuentes al adaptarse

  • Creer que basta con el PDF. El PDF es el documento; la conformidad está en el registro que lo respalda.
  • Mantener una vía «paralela» para casos especiales: un cliente que exige su propia plantilla, un pedido urgente facturado a mano. Rompe la cadena y es exactamente lo que la norma persigue.
  • Corregir en lugar de rectificar. Reabrir una factura emitida y cambiar un importe deja de ser una opción.
  • Confundir VeriFactu con la factura electrónica B2B obligatoria. Son dos normas distintas y con calendarios distintos: una regula el sistema que genera la factura y la otra el formato estructurado en que las empresas se intercambian facturas entre sí. Lo explicamos en el artículo sobre la factura electrónica obligatoria y la Ley Crea y Crece.
  • Dejarlo para el último trimestre antes de la obligación. Migrar con el plazo encima suele coincidir con la campaña de un modelo trimestral, y es entonces cuando aparecen los errores en series y datos de clientes.

Sanciones: qué hay en juego

La Ley Antifraude tipifica de forma específica el uso y la comercialización de sistemas de facturación que permitan manipular registros. Las multas son fijas y elevadas: en el orden de 50.000 € por ejercicio para quien utiliza sistemas no conformes y notablemente superiores para quien los fabrica o comercializa. Los importes y su aplicación pueden variar, así que confirma el detalle vigente con la AEAT o con tu asesor antes de asumir cualquier cifra concreta.

Dicho esto, en la práctica el riesgo mayor no suele ser la sanción, sino la posición en que te deja una inspección cuando no puedes acreditar la integridad de tu facturación de varios ejercicios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir facturando en Excel?

No, si tu hoja de cálculo permite modificar o eliminar facturas ya emitidas sin dejar rastro y no genera registros de facturación conformes. Una hoja de cálculo doméstica no cumple el reglamento.

¿Tengo que enviar todas mis facturas a la AEAT?

Solo si tu sistema opera en modalidad VERI*FACTU, que es la que remite automáticamente cada registro. En la modalidad no verificable no hay envío automático, pero sí firma electrónica, registro de eventos y disponibilidad ante un requerimiento.

¿Me afecta si estoy en el SII?

Quienes ya suministran su información a través del SII tienen un tratamiento distinto. Confirma tu caso concreto con la AEAT o tu asesoría antes de cambiar de sistema.

¿Y si emito muy pocas facturas al año?

El volumen no exime. La obligación depende de tu condición de obligado a expedir factura, no de cuántas emitas.

¿Qué pasa con las facturas que emite mi gestoría por mí?

También deben generarse desde un sistema conforme. Habla con tu asesoría para saber qué software utiliza y en qué modalidad opera, y evita duplicar vías de emisión entre su sistema y el tuyo.

Empieza ya, aunque aún no te obligue

El periodo voluntario existe precisamente para esto: adaptarte sin prisa, descubrir los detalles de tus series y tus datos de clientes cuando todavía no hay una fecha encima, y llegar a la obligación con el flujo ya rodado.

Facturi genera cada factura con cadena de huellas, firma digital y código QR, impide la modificación de las facturas emitidas y trabaja con los modelos fiscales españoles (303, 130, 111 y 390), en siete idiomas si facturas también fuera de España.

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Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal. El calendario de entrada en vigor, los requisitos técnicos y el régimen sancionador de VERI*FACTU han sido objeto de modificaciones; verifica siempre lo que te aplica en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o con tu asesor.