Cuando alguien busca una «alternativa a Contasimple» rara vez es porque la herramienta falle. Suele ser lo contrario: el programa hace muchas cosas —facturas, gastos, contabilidad, presentación de modelos— y llega un momento en el que el autónomo se pregunta si necesita todo eso, si lo está aprovechando, o si le compensa separar la facturación del trabajo fiscal que ya le lleva su asesoría.
Esta guía no va contra Contasimple, que es una solución española veterana y con un plan de entrada muy accesible. Va de decidir con criterio: qué tienes que mirar antes de mover tu facturación en 2026, en qué casos conviene quedarse donde estás y cómo cambiar sin romper el trimestre en curso. Si lo que buscas es la panorámica del mercado en lugar de una comparación concreta, empieza por nuestra guía del mejor programa de facturación para autónomos en 2026.
Los cuatro perfiles que se plantean el cambio
Antes de comparar nada, identifica cuál es tu caso. La decisión correcta es distinta en cada uno:
- Solo necesitas facturar. Tu gestoría ya se ocupa de la contabilidad y de presentar los modelos, así que mantienes un módulo fiscal que no abres nunca.
- Necesitas justo lo contrario. Llevas tú los impuestos y quieres que el programa te acompañe hasta el final del trimestre, no solo hasta el PDF.
- Has crecido por un lado concreto. Clientes fuera de España, varias monedas, facturación recurrente, más de un usuario, presupuestos que se convierten en factura.
- Te preocupa la normativa. No sabes si lo que usas hoy te servirá cuando el reglamento de facturación deje de ser voluntario para ti.
Los tres primeros son cuestión de encaje y pueden esperar. El cuarto tiene fecha en el calendario, así que empezamos por ahí.
La comprobación que manda sobre todas: el reglamento de facturación
La Agencia Tributaria ya no regula solo la factura que recibe tu cliente, sino el sistema informático que la genera. Los registros de facturación deben ser íntegros, trazables, inalterables y conservados; un documento que puedas reabrir y corregir sin dejar rastro no cumple, aunque el PDF quede impecable. Si no conoces el marco, la referencia de fondo está en nuestra guía de VeriFactu y la Ley Antifraude en España.
Sobre las fechas conviene ser exacto, porque circula mucha información caducada en foros y en comparativas antiguas:
- Fabricantes y comercializadores de software: desde julio de 2025 los programas que se ofrecen en España deben estar adaptados al reglamento.
- Entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades: obligadas a partir del 1 de enero de 2027.
- Autónomos y demás contribuyentes en IRPF: a partir del 1 de julio de 2027.
Estas fechas se han modificado más de una vez desde que se publicó el reglamento, así que confirma siempre la que te aplica en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de tomar una decisión de compra. El detalle técnico de qué debe hacer tu sistema —registro de facturación, huella encadenada, código QR, declaración responsable— lo tienes desarrollado en la guía de facturación digital conforme a VeriFactu.
Qué preguntar a cualquier proveedor, incluido el que ya usas: si dispone de declaración responsable del fabricante, en qué modalidad opera y qué ocurrirá con el histórico que ya tienes cargado cuando la obligación entre en vigor para ti.
Separa dos decisiones que casi todo el mundo mezcla
El error más común al buscar alternativa es comparar productos que resuelven problemas distintos. Hay tres capas, y no todo el mundo necesita las tres:
- Emitir y cobrar. Facturas correctas, numeración en orden, envío al cliente, seguimiento de lo pendiente, recordatorios.
- Ordenar la actividad. Gastos, conciliación con el banco, presupuestos, informes de ingresos por cliente o por periodo.
- Cerrar con Hacienda. Cálculo y presentación de modelos, libros registro, cierre anual.
Si la capa 3 la lleva tu asesoría, duplicarla no te aporta nada: lo que necesitas es que los datos salgan limpios y en un formato que tu gestoría pueda usar directamente. Si eres tú quien presenta, el criterio se invierte y conviene que el programa te lleve al menos hasta tener los importes cuadrados, algo que explicamos en la guía de qué es el Modelo 303 para autónomos.
Decide primero qué capas te hacen falta. Solo entonces tiene sentido mirar precios.
Siete preguntas para evaluar cualquier candidato
¿Qué entra en la tarifa y qué se cobra aparte?
Compara el coste anual real, no el precio de portada. Las partidas que se quedan fuera del escaparate suelen ser las mismas: usuarios adicionales, acceso para tu asesoría, integraciones de cobro, conciliación bancaria y almacenamiento. Un plan barato con tres complementos obligatorios acaba costando más que uno completo.
¿Dónde está el tope del plan gratuito y qué pasa al superarlo?
Los planes gratuitos son una puerta de entrada estupenda, pero conviene leer la letra pequeña antes de construir tu operativa encima. Comprueba el límite exacto —facturas, clientes, productos, usuarios— y, sobre todo, qué ocurre cuando lo superas a mitad de trimestre: si se bloquea la emisión, si se degrada el acceso o si sigues pudiendo consultar y exportar lo ya emitido.
¿Puedes sacar tus datos, y en qué formato?
Es la pregunta que casi nadie hace y la que más cara sale. Antes de entrar en una herramienta, comprueba cómo se sale: exportación de facturas en PDF y de los datos en CSV o Excel, con clientes, conceptos, bases, tipos de IVA y retenciones en columnas separadas. Si solo puedes descargar PDFs, tu histórico se convierte en un archivo muerto: no se puede reimportar ni cuadrar.
¿Encaja con tu gestoría?
Si trabajas con asesoría, la pregunta correcta no es qué te gusta a ti, sino qué recibe bien tu gestoría. Un acceso de solo lectura para tu asesor vale más que diez informes que nadie abre. Si eres tú quien lleva varios negocios o varios clientes, el planteamiento cambia y lo tratamos en la guía de software de facturación para gestorías con varios clientes.
¿Resuelve tu caso particular de facturación?
Aquí es donde los programas generalistas se diferencian de verdad. Repasa tu operativa real: cuotas mensuales que deberían emitirse solas, clientes fuera de España, cobros en otra divisa, retención de IRPF en factura, series distintas por tipo de actividad. Si facturas al extranjero, mira con lupa el tratamiento de divisas y de operaciones intracomunitarias; lo desarrollamos en facturar a clientes internacionales en varias monedas.
¿Cuadra con tu banco sin trabajo manual?
Emitir es la mitad del trabajo; la otra mitad es saber qué está cobrado de verdad. Si cada trimestre acabas cotejando movimientos a mano, ahí tienes horas recuperables. La mecánica está en nuestra guía de conciliación bancaria para autónomos.
¿Impone los requisitos formales de la factura?
Parece obvio y sigue siendo motivo de facturas rechazadas: datos fiscales completos, numeración correlativa sin huecos, desglose de bases e IVA, retención cuando proceda. Repasa la lista en requisitos legales de una factura en España y comprueba que la herramienta los exige, en lugar de dejarlos a tu memoria.
Cuándo la mejor decisión es quedarte donde estás
Cambiar de programa tiene un coste real en tiempo y en riesgo de error. No compensa si:
- Tu herramienta actual ya está adaptada al reglamento y te lo confirma por escrito.
- Emites pocas facturas y el plan que tienes te cubre sin extras.
- El problema es de configuración —series mal montadas, plantillas sin repasar, recurrentes sin activar— y no de producto. Eso se arregla en una tarde.
- Estás en plena campaña trimestral. Termina el trimestre y cambia después.
Si tu motivo real era el precio, negocia o baja de plan antes de migrar. Si era la normativa, pide la declaración responsable: es un documento concreto, no una promesa comercial.
Cómo cambiar sin descuadrar el trimestre
El momento importa tanto como la herramienta. La regla práctica es migrar en el arranque de un trimestre natural, nunca a mitad de periodo ni en plena campaña de presentación. Consulta las fechas que te afectan en el calendario fiscal del autónomo y elige la ventana más tranquila.
Elegida la fecha, el orden que menos problemas da es este: cierra y exporta todo el histórico del programa antiguo, en PDF y en datos; monta clientes, productos y series en el nuevo; emite ahí desde el primer día del periodo; y mantén acceso de solo lectura al anterior durante al menos un ejercicio completo, por si Hacienda o tu gestoría piden algo. La numeración no se reinicia por cambiar de software: continúa la serie donde la dejaste o abre una nueva y documenta el motivo.
Antes de dar la migración por buena, emite una factura real de principio a fin: crearla, enviarla, marcarla como cobrada y exportarla. Es la prueba que detecta los problemas que ninguna demo enseña.
Otras comparativas que te pueden servir
Si estás en fase de comparar y quieres ver el mismo análisis aplicado a otras herramientas del mercado español, tienes las guías de alternativas a Holded, alternativas a Quipu y alternativas a Billin. Los criterios se repiten; lo que cambia es el perfil de usuario al que apunta cada producto.
Dónde encaja Facturi en esta decisión
Facturi está pensado para quien necesita las capas 1 y 2 bien resueltas —emitir, cobrar y ordenar— sin cargar con un ERP entero: facturas conformes con los requisitos españoles, numeración y series bajo control, facturación recurrente, presupuestos que se convierten en factura, multidivisa para clientes de fuera y exportaciones pensadas para que tu asesoría no tenga que reescribir nada.
Si quieres comprobarlo con tus propios datos, crea tu cuenta en Facturi y emite una factura completa antes de decidir. Es la única comparación que responde de verdad a tu caso.
Preguntas frecuentes sobre el cambio de programa
¿Pierdo las facturas antiguas al cambiar de software?
No, siempre que las exportes antes de cerrar la cuenta anterior y conserves tanto los PDF como los datos. La obligación de conservación sigue siendo tuya, no de tu proveedor.
¿Tengo que empezar la numeración de cero en la herramienta nueva?
No. Lo correcto es continuar la numeración donde la dejaste dentro del mismo ejercicio, o abrir una serie diferenciada si tu operativa lo justifica. Lo que no puede haber son huecos ni números repetidos.
¿Puedo seguir facturando en Excel mientras lo decido?
Como herramienta de cálculo temporal, sí; como sistema de emisión, no es el camino: una hoja de cálculo modificable no cumple los requisitos de inalterabilidad y trazabilidad que exige el reglamento de facturación.