Bijna elke startende zzp'er krijgt de vraag voorgeschoteld: doe je wel of niet mee aan de kleineondernemersregeling? Op papier klinkt de KOR aantrekkelijk. Geen btw op je facturen, geen kwartaalaangifte, minder administratie. In de praktijk is het antwoord genuanceerder, want de KOR kost je ook iets: je mag de btw op je eigen inkopen niet meer terugvragen.

In dit artikel lees je precies wat de kleineondernemersregeling inhoudt, hoe je facturen eruitzien als je meedoet, en in welke situaties de regeling je geld oplevert of juist geld kost. Aan het eind vind je een rekenvoorbeeld waarmee je de knoop zelf kunt doorhakken.

Wat houdt de kleineondernemersregeling in?

De KOR is een btw-vrijstelling voor ondernemers met een kleine omzet. Doe je mee, dan breng je je klanten geen btw meer in rekening en draag je dus ook geen btw af aan de Belastingdienst. De keerzijde: je verliest het recht op aftrek van voorbelasting. De btw die jij betaalt over je laptop, je software, je materiaal of je zakelijke abonnementen krijg je niet meer terug.

De KOR is met andere woorden geen korting, maar een ruil: je levert je btw-aftrek in en krijgt daarvoor een eenvoudiger administratie en een lagere prijs richting particuliere klanten terug.

De omzetgrens van 20.000 euro

Je mag meedoen aan de KOR zolang je omzet in Nederland onder de 20.000 euro per kalenderjaar blijft. Dat is omzet exclusief btw, gemeten per kalenderjaar en niet per boekjaar of per twaalf voortschrijdende maanden. Start je halverwege het jaar, dan geldt de grens gewoon voor de rest van dat kalenderjaar; je hoeft hem niet naar rato om te rekenen.

Welke omzet telt mee voor de grens?

Voor de 20.000 euro tel je in principe al je btw-belaste omzet in Nederland mee. Een aantal categorieen ligt genuanceerder, bijvoorbeeld vrijgestelde prestaties, de verhuur van onroerend goed en incidentele verkopen van bedrijfsmiddelen. Twijfel je of een bepaalde inkomstenstroom meetelt, controleer dat dan bij de Belastingdienst voordat je je aanmeldt. Het verschil tussen wel of niet meetellen bepaalt namelijk of je halverwege het jaar boven de grens uitkomt.

Hoe ziet je factuur eruit onder de KOR?

Dit is het onderdeel waar de meeste zzp'ers in de fout gaan. Doe je mee aan de KOR, dan mag je geen btw meer op je facturen zetten. Zet je er per ongeluk toch btw op, dan ben je die btw verschuldigd aan de Belastingdienst, ook al hoefde je hem niet te rekenen.

Wat je wel en niet vermeldt op de factuur

Je factuur bevat dus alleen een bedrag zonder btw-regel en zonder btw-tarief. Verder blijven de normale factuureisen overeind: je bedrijfsnaam en adres, de gegevens van je klant, een uniek en doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van het geleverde werk en je KvK-nummer. Het is gebruikelijk om er een korte regel bij te zetten dat je de kleineondernemersregeling toepast, zodat je klant en diens boekhouder begrijpen waarom er geen btw staat. De precieze formulering die de Belastingdienst verwacht, controleer je even op hun site.

Wil je zeker weten dat je facturen kloppen, ook los van de KOR? Lees dan welke gegevens er verplicht op een factuur moeten staan; in de complete gids over factureren en btw voor zzp'ers vind je de bredere context.

Btw-aangifte en je administratieplicht

Onder de KOR hoef je in de meeste gevallen geen periodieke btw-aangifte meer te doen. Let op de uitzonderingen: koop je in bij leveranciers uit andere EU-landen, of krijg je te maken met verlegde btw, dan kan er alsnog een aangifteplicht ontstaan. Je administratieplicht verdwijnt sowieso niet. Je moet je facturen, bonnen en bankmutaties nog steeds netjes bewaren, onder meer omdat de Belastingdienst moet kunnen controleren of je onder de omzetgrens bent gebleven en omdat je ze nodig hebt voor je aangifte inkomstenbelasting.

Doe je (nog) niet mee aan de KOR, of val je er later weer uit, dan blijft de kwartaalaangifte gewoon staan. Het stappenplan voor de btw-aangifte loopt je daar stap voor stap doorheen.

Wanneer is de KOR voordelig?

De KOR pakt goed uit in twee situaties, die vaak samen voorkomen.

Je klanten kunnen de btw niet terugvragen

Factureer je vooral aan particulieren, aan sportclubs, aan zorginstellingen of aan andere vrijgestelde organisaties? Dan is de btw voor hen een echte kostenpost. Zonder btw ben je voor die klant simpelweg goedkoper, of je houdt bij een gelijke eindprijs meer over. Dat is een direct concurrentievoordeel voor kappers, sportmasseurs, muziekdocenten, kleine webshops en veel dienstverleners aan huis.

Je maakt weinig zakelijke kosten

Heb je nauwelijks inkoop, geen voorraad, geen dure apparatuur en geen groot softwarepakket? Dan is de btw-aftrek die je inlevert klein. Wat je opgeeft weegt dan niet op tegen wat je terugkrijgt: geen kwartaalaangifte meer en een factuur die simpeler is om te maken en uit te leggen.

Wanneer kun je de KOR beter overslaan?

In evenveel gevallen is meedoen juist een dure keuze.

Je factureert aan btw-plichtige bedrijven

Werk je voor bedrijven die zelf btw-aangifte doen, dan is de btw op jouw factuur voor hen een doorlopende post: zij vragen hem gewoon terug. Jouw factuur zonder btw levert hun dus geen enkel voordeel op, terwijl jij wel je eigen aftrek kwijtraakt. Voor de gemiddelde freelance developer, tekstschrijver, ontwerper of consultant met zakelijke klanten is de KOR daarom zelden gunstig.

Je gaat investeren of je groeit hard

Koop je dit jaar een nieuwe laptop, camera, bestelbus of gereedschap, dan laat je bij deelname aan de KOR honderden euro's aan btw-aftrek liggen. Hetzelfde geldt als je verwacht binnen een jaar of twee ruim boven de 20.000 euro uit te komen. Dan bouw je een administratie op die je kort daarna weer moet omgooien, inclusief nieuwe prijsafspraken met bestaande klanten.

Rekenvoorbeeld: een kapster naast een webdeveloper

Twee zzp'ers, allebei 18.000 euro omzet in een jaar. De vergelijking laat zien hoe verschillend de KOR uitpakt.

De kapster werkt uitsluitend voor particulieren en heeft 2.000 euro exclusief btw aan inkoop (producten en een enkele stoel). Zonder KOR moet zij over haar omzet btw afdragen en mag zij tegenover die inkoop ongeveer 420 euro aan voorbelasting terugvragen. Met KOR hoeft zij geen btw af te dragen en houdt zij haar tarief richting de klant makkelijker scherp. De 420 euro die zij misloopt weegt niet op tegen de ruimte die zij in haar prijsstelling wint. Voor haar is de KOR aantrekkelijk.

De webdeveloper factureert dezelfde 18.000 euro, maar uitsluitend aan bedrijven. Zijn klanten vragen de btw toch terug, dus een factuur zonder btw levert hun niets op. Zelf heeft hij 4.000 euro exclusief btw aan zakelijke kosten: hosting, een nieuwe laptop, ontwerpsoftware en een coworkingplek. Daarover kan hij ongeveer 840 euro aan btw terugvragen. Doet hij mee aan de KOR, dan is dat bedrag weg en staat er geen enkel voordeel tegenover. Voor hem is niet meedoen de logische keuze.

De vuistregel die hieruit volgt: hoe meer particuliere klanten en hoe lager je kosten, hoe interessanter de KOR. Hoe meer zakelijke klanten en hoe hoger je investeringen, hoe duurder de regeling je uitkomt.

Wat als je toch boven de 20.000 euro uitkomt?

Overschrijd je de grens gedurende het jaar, dan vervalt de vrijstelling. Vanaf de levering waarmee je over de grens gaat moet je weer btw in rekening brengen en btw-aangifte doen. Die ene factuur waarmee je de grens passeert valt er in de regel al onder, dus wacht niet tot het volgende kwartaal met omschakelen.

Praktisch betekent dat drie dingen. Houd je omzet doorlopend bij in plaats van pas bij de jaarafsluiting. Meld de overschrijding bij de Belastingdienst. En informeer je klanten op tijd, want voor particuliere klanten wordt je dienst effectief duurder. Een online facturatiesysteem dat je omzet per jaar optelt voorkomt dat je hier pas achteraf achter komt.

Aan- en afmelden: controleer de actuele termijnen

Aanmelden doe je bij de Belastingdienst, en er geldt een aanmeldtermijn voor de gewenste ingangsdatum: je kunt niet met terugwerkende kracht instappen. Voor de duur van je deelname en de wachttijd voordat je opnieuw mag instappen gelden aparte regels, en juist die regels zijn de afgelopen jaren aangepast. Ga daarom altijd uit van de actuele tekst op de site van de Belastingdienst en niet van een oudere blog of een tip van een collega-zzp'er. Bepaal je keuze bij voorkeur voor een jaarwisseling, want dan sluit hij het schoonst aan op je administratie en je aangiftes.

De KOR en klanten in het buitenland

Werk je ook voor opdrachtgevers buiten Nederland, dan wordt het beeld ingewikkelder. De nationale KOR ziet op je Nederlandse omzet; voor grensoverschrijdende leveringen gelden eigen btw-regels, en daarnaast bestaat er sinds kort een Europese variant waarmee kleine ondernemers ook in andere EU-landen een vrijstelling kunnen toepassen, binnen een EU-breed omzetplafond. De voorwaarden en de registratie daarvoor verschillen per land, dus laat je hier goed informeren voordat je aanneemt dat je vrijstelling automatisch meereist.

Factureer je in meerdere valuta of aan klanten buiten de EU, lees dan ook hoe je dat administratief netjes oplost in het artikel over factureren aan internationale klanten.

Zo maak je de keuze concreet

Loop deze vier vragen langs voordat je je aanmeldt of juist afziet van de KOR:

  • Welk deel van je omzet komt van klanten die de btw niet kunnen terugvragen? Boven de helft wordt de KOR interessant.
  • Hoeveel btw vroeg je vorig jaar terug over je zakelijke kosten? Dat bedrag lever je in.
  • Staat er een grote investering op de planning in de komende twee jaar?
  • Verwacht je binnen twee jaar boven de 20.000 euro omzet uit te komen?

Twee keer particuliere klanten en lage kosten betekent bijna altijd: doen. Twee keer zakelijke klanten en investeringen: niet doen. Zit je ertussenin, reken dan een jaar door met je eigen cijfers voordat je je vastlegt.

Houd je facturatie kloppend, met of zonder KOR

Welke kant je ook op gaat, je facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen en je omzet moet ieder moment van het jaar inzichtelijk zijn. Met Facturi stel je in een paar klikken facturen op met of zonder btw, houd je je jaaromzet automatisch bij en zie je in een oogopslag of je richting de 20.000 euro loopt. Zo blijft de keuze voor de kleineondernemersregeling een rekensom in plaats van een gok. Probeer Facturi gratis uit en zet vandaag nog je eerste factuur klaar.

Meer lezen? Bekijk wat je doet als een factuur niet betaald wordt, hoe e-factureren via Peppol in Nederland werkt, hoe je met een paar aanpassingen sneller betaald krijgt, en de gids over factureren en btw voor zzp'ers voor het complete overzicht.