Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet, is voor de Belastingdienst geen geldige factuur. Voor jou betekent dat een risico bij een controle; voor je klant betekent het dat de btw mogelijk niet aftrekbaar is. In de praktijk is dat ook de meest voorkomende reden dat een boekhouder een factuur terugstuurt en je betaling weken vertraging oploopt.
Hieronder staat precies welke gegevens verplicht zijn, welke uitzonderingen er bestaan en welke vermeldingen je nodig hebt bij verlegde btw, EU-klanten, de KOR en de margeregeling. Voor het bredere plaatje — software, btw-aangifte en e-facturering — kun je terecht in onze complete gids over factureren en btw voor zzp'ers.
De gegevens die op elke factuur moeten staan
De basisregel komt uit de Wet op de omzetbelasting: een factuur moet zo compleet zijn dat de Belastingdienst kan vaststellen wie wat aan wie heeft geleverd, wanneer, en hoeveel btw daarover verschuldigd is. Dat vertaalt zich naar de volgende verplichte onderdelen.
Gegevens van jou en van je klant
- Je volledige bedrijfsnaam zoals die in het Handelsregister staat, plus je adres. Een postbusnummer volstaat niet als vestigingsadres.
- Je btw-identificatienummer.
- Je KVK-nummer.
- De volledige naam en het adres van je klant. Bij een zakelijke klant is dat de statutaire of handelsnaam, niet de naam van de contactpersoon.
- Het btw-identificatienummer van je klant — alleen verplicht als je de btw verlegt of aan een EU-ondernemer levert.
Nummer, datums en omschrijving
- Een uniek factuurnummer uit een doorlopende reeks.
- De factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt.
- De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd, of waarop een vooruitbetaling is ontvangen. Die valt vaak niet samen met de factuurdatum en moet dan apart vermeld worden.
- Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, met de hoeveelheid of het aantal uren. "Werkzaamheden volgens afspraak" is te vaag; "16 uur UX-onderzoek, sprint 4" is goed.
Bedragen en btw
- Het bedrag exclusief btw, per tarief gesplitst als je meerdere tarieven op één factuur hebt.
- Het btw-tarief dat je toepast.
- Het btw-bedrag in euro's. Ook als je in dollars of ponden factureert, moet het btw-bedrag in euro's op de factuur staan.
- Eventuele kortingen of vooruitbetalingen die je in mindering brengt.
De btw-bedragen die je hier per tarief vermeldt, tel je later op in je aangifte. Hoe je die aansluiting maakt staat in ons stappenplan voor de btw-aangifte als zzp'er.
Werk je regelmatig met buitenlandse opdrachtgevers, dan komt de wisselkoers erbij kijken. Hoe je dat praktisch inricht lees je in onze uitleg over factureren aan internationale klanten in meerdere valuta's.
Btw-id of omzetbelastingnummer: welk nummer zet je erop?
Dit is het meest gemaakte foutje bij eenmanszaken. Je hebt twee nummers en ze hebben verschillende functies:
- Het btw-identificatienummer (btw-id) is het nummer dat je naar buiten toe gebruikt: op je facturen, je website en je offertes. Bij een eenmanszaak bevat dit nummer bewust niet je burgerservicenummer.
- Het omzetbelastingnummer gebruik je uitsluitend in je contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij het doen van je aangifte.
Op de factuur hoort dus het btw-id. Zet je per ongeluk het omzetbelastingnummer erop, dan is de factuur formeel onjuist en zal een oplettende boekhouder om een correctie vragen.
Een sluitende factuurnummering opbouwen
De wet eist een opeenvolgend nummer, zonder gaten. Waarom dat streng is: een ontbrekend nummer suggereert een factuur die je wel hebt uitgereikt maar niet hebt geboekt. Een paar praktische regels:
- Begin elk jaar opnieuw bij 001 met het jaartal ervoor, bijvoorbeeld 2026-001. Doorlopend tellen over jaren heen mag ook, zolang het maar consistent is.
- Je mag meerdere reeksen naast elkaar gebruiken — bijvoorbeeld een aparte reeks per bedrijfsonderdeel — zolang elke reeks op zichzelf sluitend is en herkenbaar blijft.
- Sla nooit een nummer over. Heb je een factuur ten onrechte aangemaakt, maak er dan een creditfactuur bij in plaats van het nummer te laten verdwijnen.
- Gebruik geen datum als nummer. Twee facturen op dezelfde dag leveren dan een dubbel nummer op.
Bij terugkerende opdrachten is handmatig doortellen foutgevoelig. Automatische nummering is precies waarom een vaste maand- of abonnementsfactuur beter in software thuishoort dan in een spreadsheet.
Termijn: wanneer moet de factuur de deur uit?
Je moet de factuur uiterlijk uitreiken op de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 3 maart, dan heb je tot en met 15 april. Dat is een uiterste termijn, geen streefdatum: hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald wordt. In de praktijk scheelt direct factureren na oplevering vaak meer dan een aanmaning achteraf — zie ook onze tips om sneller betaald te krijgen.
Let op het btw-effect: de factuurdatum bepaalt in welk aangiftetijdvak de btw valt. Een factuur van 15 april over werk in maart hoort bij het tweede kwartaal, niet het eerste.
Wanneer een vereenvoudigde factuur is toegestaan
Voor kleine bedragen mag een uitgeklede factuur. De vereenvoudigde factuur is toegestaan bij bedragen tot en met €100 inclusief btw, en hoeft alleen de datum, jouw gegevens, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten en het btw-bedrag te bevatten. Denk aan een kassabon of een klein consumptiebedrag.
De uitzondering geldt niet bij grensoverschrijdende leveringen binnen de EU en niet als de btw is verlegd. In die gevallen heb je altijd een volledige factuur nodig. Twijfel je of jouw situatie eronder valt, controleer het dan bij de Belastingdienst voordat je het structureel toepast.
Bijzondere vermeldingen die je factuur nodig kan hebben
Naast de standaardgegevens eist de wet in een aantal situaties een expliciete zin op de factuur. Ontbreekt die, dan is de factuur onjuist — ook al kloppen alle bedragen.
Btw verlegd binnen Nederland
Bij verlegging draag jij geen btw af, maar je klant. Je berekent 0 euro btw, vermeldt "btw verlegd" op de factuur en zet het btw-identificatienummer van je klant erbij. Dit speelt onder meer in de bouw bij onderaanneming en bij het uitlenen van personeel.
Leveren aan een ondernemer in een ander EU-land
Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig btw-identificatienummer, dan verleg je de btw eveneens. Ook hier komt de vermelding "btw verlegd" op de factuur, samen met het btw-id van je klant. Controleer dat nummer vóór je factureert via het VIES-systeem van de Europese Commissie, en neem de levering op in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
Factureren zonder btw onder de KOR
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je ook geen btw-bedrag of btw-tarief op de factuur. Wel neem je een korte toelichting op dat je de kleineondernemersregeling toepast, zodat je klant begrijpt waarom de btw ontbreekt. Alle overige verplichte gegevens blijven gewoon staan.
Margeregeling en vrijgestelde prestaties
Verkoop je gebruikte goederen onder de margeregeling, dan vermeld je dat op de factuur en specificeer je geen btw — je klant mag die btw namelijk niet aftrekken. Lever je een van btw vrijgestelde prestatie, zoals bepaalde vormen van onderwijs of zorg, dan verwijs je naar de vrijstelling in plaats van een tarief te noemen. De precieze formulering per situatie staat beschreven bij de Belastingdienst; neem die letterlijk over.
Een fout op een verstuurde factuur herstellen
Een verstuurde factuur pas je nooit stilzwijgend aan. De correcte route is een creditfactuur: een nieuw document met een eigen nummer uit dezelfde reeks, dat verwijst naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur en het bedrag geheel of gedeeltelijk terugneemt. Daarna stuur je zo nodig een nieuwe, juiste factuur.
Zo blijft je nummering sluitend en kan zowel jouw boekhouding als die van je klant de correctie volgen. Gaat het om een document dat nog geen factuur is — bijvoorbeeld een prijsopgave vooraf — dan gelden andere regels; het verschil leggen we uit in ons artikel over de proformafactuur versus de gewone factuur.
Bewaren: hoe lang en in welke vorm
Facturen vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van tien jaar. De termijn gaat lopen na afloop van het boekjaar waarin de factuur valt.
Digitaal bewaren mag, mits de factuur in de oorspronkelijke vorm bewaard blijft en gedurende de hele periode leesbaar en controleerbaar is. Een pdf die je hebt verstuurd, bewaar je dus als pdf — een uitgeprinte en opnieuw gescande versie is strikt genomen niet het origineel. Ontvang je een factuur digitaal, bewaar dan ook het digitale exemplaar en niet alleen de print. Over de juridische status van elektronisch ondertekende documenten schreven we eerder in digitale handtekeningen op facturen.
Telt een pdf per e-mail als geldige factuur?
Ja. Een elektronische factuur is in Nederland gelijkwaardig aan een papieren factuur, zolang de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd zijn. Je klant hoeft daar formeel mee in te stemmen, wat in de praktijk al blijkt uit het feit dat de factuur zonder bezwaar wordt betaald.
Verwar dit niet met een e-factuur in technische zin: een gestructureerd bestand dat de software van je klant automatisch inleest, meestal via het Peppol-netwerk. Voor leveringen aan de Nederlandse overheid is dat al de norm. Wat er in Europa aan zit te komen en hoe je je daarop voorbereidt, staat uitgebreider in de gids over factuurprogramma's voor zzp'ers.
Controlelijst voordat je op verzenden klikt
- Staan je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-id er allemaal op — en is het btw-id het juiste nummer?
- Is de klantnaam de officiële bedrijfsnaam, niet die van de contactpersoon?
- Is het factuurnummer het eerstvolgende in de reeks?
- Staan zowel de factuurdatum als de leverdatum erop, als die verschillen?
- Is de omschrijving specifiek genoeg om zonder toelichting te begrijpen?
- Is het bedrag per btw-tarief gesplitst en staat het btw-bedrag in euro's?
- Is een eventuele bijzondere vermelding opgenomen: "btw verlegd", KOR, margeregeling of vrijstelling?
- Staan je IBAN en de betaaltermijn erop? Niet wettelijk verplicht, wel de snelste manier om betaald te worden.
Twijfel je bij een specifieke situatie, raadpleeg dan de pagina over factuureisen op de website van de Belastingdienst. De regels rond bijzondere vermeldingen zijn gedetailleerd en wijzigen af en toe.
Laat je software de factuureisen bewaken
Elk punt uit de checklist hierboven is een veld dat je handmatig kunt vergeten. Goede facturatiesoftware vult je vaste gegevens automatisch in, telt je nummering door zonder gaten, splitst btw per tarief en zet de juiste vermelding op de factuur zodra je verlegde btw of de KOR aanvinkt.
Probeer Facturi en maak in een paar minuten een factuur die aan alle Nederlandse eisen voldoet — inclusief btw per tarief, sluitende nummering, creditfacturen en meerdere valuta's.