Zodra je als zzp'er een klant in een ander EU-land krijgt, verandert er iets aan je factuur. Je rekent vaak geen Nederlandse btw meer door, je moet het btw-nummer van je klant controleren en je krijgt er een extra verplichting bij: de ICP-opgaaf. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe factureren aan buitenlandse klanten werkt, welke vermeldingen op je factuur horen en waar je op moet letten. Staat je basis nog niet op orde? Lees dan eerst onze complete gids over facturen en btw voor zzp'ers.

Let op: btw-regels voor internationale zaken hangen af van het soort dienst of product en van de status van je klant. Dit artikel is bedoeld als uitleg van het principe. Controleer je specifieke situatie altijd op de website van de Belastingdienst of bij je boekhouder.

Binnenlandse btw of btw verlegd: waar draait het om?

Bij een gewone Nederlandse zakelijke klant reken je btw door en draag je die af via je btw-aangifte. Bij zakelijke klanten in andere EU-landen geldt voor veel diensten een andere hoofdregel: de btw wordt verlegd naar de klant. Jij factureert dan zonder Nederlandse btw en je klant verwerkt de btw in zijn eigen land.

Of dit voor jou geldt, hangt vooral af van twee vragen:

  • Is je klant een ondernemer? Een bedrijf met een geldig btw-nummer is een zakelijke klant. Een particulier niet.
  • Wat lever je? Voor diensten (bijvoorbeeld ontwerp, advies of programmeerwerk) gelden andere regels dan voor goederen of diensten rond onroerend goed.

Voor de meeste zzp'ers die diensten leveren aan een ondernemer in een ander EU-land geldt: factuur zonder Nederlandse btw, met vermelding dat de btw is verlegd.

Het btw-nummer van je klant controleren

Het uitgangspunt van verlegging is dat je klant een ondernemer is. Dat toon je aan met zijn btw-identificatienummer. Controleer dit nummer altijd voordat je factureert, via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Bewaar een bewijs van de controle, bijvoorbeeld een schermafdruk of de validatiebevestiging, bij je administratie. Zo kun je later aantonen dat je te goeder trouw hebt gehandeld.

Is het nummer niet geldig? Dan kun je de btw-verlegging niet zonder meer toepassen. Vraag je klant om een correct nummer of bespreek met je boekhouder welke btw-behandeling wel klopt.

Wat moet er op de factuur staan?

Naast de gebruikelijke verplichte gegevens, zoals naam en adres, factuurdatum, factuurnummer en omschrijving van de dienst, komen er bij internationale facturen een paar vermeldingen bij. Een volledig overzicht van de basiseisen vind je in ons artikel over wat er op een factuur moet staan. Voor facturen met verlegde btw komt daar ongeveer dit bij:

  1. Je eigen btw-identificatienummer.
  2. Het btw-identificatienummer van je klant.
  3. De vermelding dat de btw is verlegd, bijvoorbeeld "BTW verlegd" of "Reverse charge". Gebruik bij voorkeur ook een tekst in de taal van de factuur.
  4. Het factuurbedrag exclusief btw, zonder btw-percentage of btw-bedrag.

Een factuur in het Engels is bij internationale klanten gebruikelijk en prima toegestaan, zolang alle verplichte gegevens er duidelijk op staan.

De ICP-opgaaf: wat is het en wanneer moet je die doen?

ICP staat voor intracommunautaire prestaties. Als je diensten of goederen levert aan ondernemers in andere EU-landen waarbij de btw is verlegd, moet je die leveringen apart melden bij de Belastingdienst. Dat doe je met de ICP-opgaaf. Hierin vermeld je per klant het btw-nummer en het totaalbedrag dat je hebt gefactureerd.

De ICP-opgaaf staat los van je btw-aangifte, maar het tijdvak en de termijn sluiten daar in de regel nauw op aan. De precieze regels voor het tijdvak (per kwartaal of per maand) en de inleverdatum hangen af van je situatie. Controleer die daarom op de website van de Belastingdienst. Meer over je kwartaalaangifte lees je in onze stappenplan voor de btw-aangifte van zzp'ers.

Vergeet de ICP-opgaaf niet: ook als je btw-aangifte klopt, kan een ontbrekende of foute opgaaf tot een boete leiden.

Klanten buiten de EU en particuliere klanten

Voor klanten buiten de EU gelden weer andere regels. Bij diensten aan zakelijke klanten buiten de EU is de dienst vaak niet in Nederland belast, maar ook hier hangt het af van het soort dienst. Bij de export van goederen speelt vaak een nultarief, mits je kunt bewijzen dat de goederen echt het land hebben verlaten.

Voor particuliere klanten in andere EU-landen gelden in veel gevallen andere regels. Lever je op grote schaal diensten of goederen aan consumenten in andere lidstaten, dan kan er een drempel of een speciale regeling zoals het One Stop Shop-systeem een rol spelen. Zoek dit goed uit voordat je de eerste factuur verstuurt.

Gebruik je de kleineondernemersregeling? Dan heeft dat ook gevolgen voor internationale facturen. Lees hierover meer in ons artikel over de KOR voor zzp'ers.

Veelgemaakte fouten bij internationale facturen

  • Het btw-nummer niet controleren. Zonder geldig nummer kan de verlegging niet zomaar worden toegepast.
  • Toch Nederlandse btw rekenen. Dat levert je klant een onjuiste factuur op en kan tot correcties leiden.
  • De verleggingstekst vergeten. Zonder vermelding is voor de klant en de Belastingdienst niet duidelijk waarom er geen btw op staat.
  • De ICP-opgaaf overslaan. Dit is een aparte verplichting naast je btw-aangifte.
  • Bewijs niet bewaren. Bewaar je VIES-controle, contracten en facturen. Zie ook onze uitleg over administratie en bewaarplicht.

Een praktisch stappenplan

  1. Bepaal of je klant een ondernemer of een particulier is.
  2. Vraag het btw-nummer op en controleer het in VIES.
  3. Stel vast welke btw-regel past bij jouw dienst of product en bij het land van je klant.
  4. Maak een factuur met je eigen btw-nummer en dat van je klant, het bedrag zonder btw en de verleggingstekst.
  5. Verwerk de omzet in de juiste rubriek van je btw-aangifte.
  6. Dien indien nodig de ICP-opgaaf in en bewaar alle bewijsstukken.

Internationaal factureren zonder gedoe

Met een goed factuurprogramma hoef je deze vermeldingen niet elke keer met de hand in te typen. In Facturi sla je klanten op met hun btw-nummer, factureer je in meerdere talen en valuta en houd je al je facturen overzichtelijk bij elkaar. Zo besteed je je tijd aan je klanten in plaats van aan je administratie.