Als zzp'er verdien je geen cent aan facturen maken. Toch bepaalt je facturatie of je op tijd betaald krijgt, of je btw-aangifte klopt en of je bij een controle van de Belastingdienst rustig kunt blijven zitten. Een goed factuurprogramma voor zzp'ers neemt dat werk over: het zet de wettelijk verplichte gegevens automatisch op je factuur, houdt je nummering sluitend, bewaart alles digitaal en laat in één oogopslag zien wie nog moet betalen.

In deze gids lees je wat een factuur in Nederland precies moet bevatten, hoe btw en de btw-aangifte werken voor zzp'ers, wanneer je btw verlegt bij buitenlandse klanten, wat e-facturering betekent en waar je op let bij het kiezen van software. Aan het eind staat een praktische checklist.

Wat doet een factuurprogramma voor een zzp'er?

Een factuurprogramma is meer dan een sjabloon in Word. De kern is dat je administratie en je facturen één geheel worden, zodat je aan het eind van het kwartaal niets hoeft te reconstrueren. Concreet doet goede software dit voor je:

  • Correcte facturen opstellen met alle verplichte velden, het juiste btw-tarief en een doorlopende factuurnummering.
  • Klant- en productgegevens onthouden, zodat je een terugkerende opdracht in seconden factureert.
  • Btw automatisch berekenen per regel, inclusief 21%, 9%, 0% en verlegde btw.
  • Openstaande facturen bewaken en herinneringen sturen zonder dat je zelf lijstjes bijhoudt.
  • Overzichten geven voor je btw-aangifte en je jaarcijfers, en die exporteren naar je boekhouder.
  • Alles digitaal archiveren voor de bewaarplicht.

Kom je van papier of losse Excel-bestanden? Dan is het verschil in tijd en fouten groot. De achtergrond daarvan staat uitgelegd in onze Engelstalige artikelen what is an online invoicing system en online invoicing vs paper invoicing.

De wettelijke factuureisen in Nederland

De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op een factuur staat. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw in principe niet aftrekken — en dat komt vroeg of laat bij jou terug als correctiewerk.

Verplichte gegevens op elke factuur

  • De datum waarop je de factuur uitreikt (factuurdatum).
  • Een opeenvolgend factuurnummer dat maar één keer voorkomt.
  • Je eigen naam en adres, en de naam en het adres van je klant.
  • Je btw-identificatienummer. Let op: dat is het nummer dat je op facturen en je website gebruikt en is niet hetzelfde als het omzetbelastingnummer waarmee je aangifte doet.
  • Je KVK-nummer.
  • Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, plus het aantal of de omvang.
  • De datum waarop je hebt geleverd of de dienst hebt verricht (of de datum van een vooruitbetaling).
  • Het bedrag exclusief btw, per btw-tarief apart.
  • Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.

Gelden er bijzondere regels — bijvoorbeeld een vrijstelling, de verleggingsregeling of een intracommunautaire levering — dan zet je die vermelding er expliciet bij. Meer over hoe een factuur juridisch stand houdt, lees je in digital signatures on invoices.

Wanneer moet de factuur de deur uit?

Lever je aan een andere ondernemer, dan stuur je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd. In de praktijk is direct factureren bijna altijd beter: hoe eerder de factuur er ligt, hoe eerder je geld binnen is. Praktische tips daarvoor staan in get paid faster.

Bewaarplicht

Je administratie — dus ook je verkoop- en inkoopfacturen — bewaar je zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van tien jaar. Digitaal bewaren mag, mits de facturen leesbaar en authentiek blijven. Een factuurprogramma dat alles centraal opslaat, lost dit vanzelf op.

Btw voor zzp'ers: tarieven, aangifte en de KOR

De btw-tarieven

Nederland kent een algemeen tarief van 21%, een verlaagd tarief van 9% (onder andere voedingsmiddelen, boeken en een aantal diensten) en het 0%-tarief, dat vooral geldt bij export en intracommunautaire leveringen. Daarnaast zijn sommige diensten helemaal vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld bepaalde vormen van onderwijs en zorg. Twijfel je onder welk tarief jouw dienst valt? Controleer dat bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder — een verkeerd tarief corrigeer je later met een creditfactuur.

Btw-aangifte doen

De meeste zzp'ers doen per kwartaal btw-aangifte. De aangifte én de betaling moeten binnen zijn uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het tijdvak: het eerste kwartaal dus vóór 30 april, het tweede kwartaal vóór 31 juli, enzovoort. Je berekent per tijdvak de btw die je hebt gefactureerd, trekt daar de voorbelasting op je zakelijke inkopen van af en draagt het verschil af.

De rekensom is alleen zo betrouwbaar als je facturen. Loopt je nummering niet door, staan er facturen buiten je systeem, of weet je niet zeker of een factuur in het vorige of dit kwartaal viel, dan corrigeer je achteraf. Een factuurprogramma dat per tijdvak optelt, haalt dat risico weg.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Blijf je met je omzet onder de grens van € 20.000 per kalenderjaar, dan kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling. Je brengt dan geen btw in rekening en doet in beginsel geen btw-aangifte meer — maar je mag ook geen voorbelasting meer aftrekken. Dat laatste maakt de KOR ongunstig als je veel zakelijke inkopen of investeringen hebt.

Denk er goed over na, want je zit er in principe meerdere jaren aan vast, en overschrijd je de grens tijdens het jaar, dan val je terug in de normale btw-regels. Voor ondernemers die ook in andere EU-landen leveren bestaat inmiddels een Europese variant met eigen voorwaarden. Kijk voor de actuele grensbedragen en aanmeldtermijnen altijd op de site van de Belastingdienst voordat je je aanmeldt.

Buitenlandse klanten en verlegde btw

Factureer je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je meestal de btw naar je klant. Je brengt zelf 0% in rekening, zet de vermelding "btw verlegd" op de factuur, noteert het geldige btw-identificatienummer van je klant en neemt de levering op in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). Bij klanten buiten de EU gelden weer andere regels, afhankelijk van of het om goederen of diensten gaat.

Werk je in meerdere valuta's, let dan op dat je btw-bedragen in euro's op de factuur staan. Hoe je facturatie over landen en valuta's heen inricht, behandelen we in invoicing international clients in multiple currencies.

E-facturering: waar staat Nederland?

Een e-factuur is niet hetzelfde als een pdf per mail. Het gaat om een gestructureerd bestand dat de software van je klant automatisch kan inlezen, meestal uitgewisseld via het Peppol-netwerk.

Lever je aan de Nederlandse overheid, dan is e-facturering al verplicht — overheidsopdrachtgevers ontvangen facturen elektronisch en niet als losse pdf. Voor gewone B2B-facturen tussen bedrijven onderling geldt in Nederland op dit moment geen algemene verplichting. Op Europees niveau is wel afgesproken dat e-facturering en digitale rapportage voor grensoverschrijdende B2B-transacties richting 2030 verplicht worden, en verschillende EU-landen lopen daar met eigen wetgeving op vooruit.

De praktische conclusie voor zzp'ers: kies software die e-facturering ondersteunt of aankondigt, zodat je niet hoeft te migreren als je grootste klant er om vraagt. Controleer de exacte data en verplichtingen bij de Belastingdienst, want de planning kan per land verschillen.

Waar let je op bij het kiezen van een factuurprogramma?

Zzp-facturatie hoeft niet duur of ingewikkeld te zijn. Loop deze punten langs voordat je kiest:

  1. Voldoet het aan de Nederlandse factuureisen? Btw-id, KVK-nummer, btw per tarief en een sluitende nummering moeten standaard goed staan.
  2. Meerdere btw-tarieven en verlegde btw op één factuur, inclusief de juiste vermelding.
  3. Terugkerende facturen voor abonnementen of maandelijkse opdrachten. Zie recurring invoices.
  4. Betaalgemak: een duidelijke betaallink of QR-code verlaagt de drempel om te betalen.
  5. Bewaking van openstaande posten met automatische herinneringen — zie invoice tracking.
  6. Exports voor je boekhouder, zodat de kwartaalaangifte geen puzzel wordt.
  7. Offertes die je omzet in een factuur, zonder overtypen.
  8. Transparante prijs zonder limieten die je bij groei meteen raakt.

Wil je zien hoe verschillende pakketten zich tot elkaar verhouden, dan is onze vergelijking best invoicing software for freelancers (2026) het beste startpunt; daar staan de criteria per type ondernemer uitgewerkt. De bredere voordelen van online factureren vatten we samen in benefits of online invoicing software.

Fouten die zzp'ers het vaakst maken

  • Gaten in de factuurnummering doordat facturen uit verschillende bestanden of tools komen.
  • Het btw-identificatienummer vergeten of per ongeluk het omzetbelastingnummer op de factuur zetten.
  • Een factuur aanpassen na verzending in plaats van een creditfactuur sturen.
  • De vermelding "btw verlegd" weglaten bij EU-klanten, of het btw-nummer van de klant niet controleren.
  • Btw uitgeven die je een kwartaal later moet afdragen. Zet het bedrag apart zodra het binnenkomt.
  • Te laat factureren, waardoor je betaaltermijn pas weken na het werk begint te lopen.

Aan de slag

Facturen, btw-tarieven, verlegging en de kwartaalaangifte zijn samen één administratie — en die hoort in één systeem te zitten. Met Facturi maak je in een paar minuten een complete factuur met de juiste btw, stuur je hem direct naar je klant, zie je precies wie nog niet betaald heeft en exporteer je per tijdvak de cijfers die je voor je aangifte nodig hebt. Probeer Facturi gratis en zet je zzp-facturatie in één middag goed neer.

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal advies. Controleer bedragen, tarieven en termijnen altijd bij de Belastingdienst of je boekhouder voordat je aangifte doet.