Je hebt het werk geleverd, de factuur is verstuurd en dan blijft het stil. Voor een zzp'er is een onbetaalde factuur geen boekhoudkundig detail maar een gat in je maandinkomen: jij hebt de uren al gemaakt, de btw draag je vaak al af en ondertussen loopt je eigen huur gewoon door.

Het goede nieuws is dat je in Nederland stevig staat. De wet geeft je een betalingstermijn waar een klant niet zomaar onderuit komt, recht op rente vanaf het moment dat die termijn verstrijkt en een vergoeding voor de moeite die het innen je kost. In deze gids lopen we het hele traject door: van de eerste vriendelijke herinnering tot incasso, en wat je doet met de btw als een factuur echt oninbaar blijkt.

Werk je nog niet met een vast systeem voor je facturatie, lees dan eerst onze complete gids over factureren en btw voor zzp'ers. Daar staat de basis: de wettelijke factuureisen, de btw-tarieven en de kwartaalaangifte. Dit artikel gaat over wat er daarna gebeurt, als er niet betaald wordt.

Wanneer is een factuur eigenlijk te laat?

Dat hangt af van wat je hebt afgesproken. Staat er een betalingstermijn in je offerte, je algemene voorwaarden of op de factuur zelf, dan geldt die termijn. Heb je niets afgesproken, dan valt de wet terug op een termijn van 30 dagen na de dag waarop de klant de factuur heeft ontvangen.

Voor zakelijke klanten gelden bovendien twee grenzen aan wat een klant je mag opleggen:

  • Tussen bedrijven onderling mag een afgesproken betalingstermijn in beginsel niet langer zijn dan 60 dagen, en alleen langer als daar een aantoonbaar goede reden voor is.
  • Is je klant een grote onderneming en ben jij een mkb'er of zzp'er, dan geldt sinds 1 juli 2022 een harde bovengrens van 30 dagen. Een langere termijn in hun inkoopvoorwaarden is nietig: dan geldt automatisch die termijn van 30 dagen.

Dat laatste is belangrijk. Veel zzp'ers accepteren een inkoopvoorwaarde met 90 dagen betaaltermijn omdat de opdracht mooi is, terwijl die bepaling juridisch geen stand houdt. Vanaf dag 31 ben je gewoon rente aan het opbouwen.

Voorkomen begint bij de factuur zelf

Een groot deel van de te late betalingen komt niet door onwil, maar door ruis: de factuur belandde bij de verkeerde persoon, er ontbrak een inkoopnummer, of het bedrag klopte niet met de offerte. Dat los je aan de voorkant op.

  • Vraag om een contactpersoon voor de administratie voordat je begint, en om een eventueel PO- of inkoopnummer. Zonder dat nummer blijft je factuur bij grotere bedrijven soms weken hangen.
  • Zet de betaaltermijn expliciet op de factuur, met een concrete datum in plaats van alleen het aantal dagen.
  • Factureer direct na oplevering, niet aan het eind van de maand. Elke week die je zelf wacht, komt er aan de achterkant bij.
  • Werk met deelfacturen of een aanbetaling bij langere trajecten, zodat je nooit maandenlang je hele omzet uit hebt staan.

Controleer daarnaast of de factuur zelf juridisch klopt. Een ontbrekend btw-nummer, een dubbel factuurnummer of een verkeerde tenaamstelling geeft een crediteurenadministratie een legitieme reden om de betaling op te schorten, en dan discussieer je over vormfouten in plaats van over je geld. In ons overzicht van wat er verplicht op een factuur moet staan vind je de volledige checklist. Wil je verder in op het versnellen van je betaalproces, dan gaan onze Engelstalige artikelen over sneller betaald krijgen en over terugkerende facturen automatiseren dieper op de praktijk in.

Stap 1: de betalingsherinnering

De eerste stap na het verstrijken van de termijn is bewust laagdrempelig. Ga ervan uit dat het een vergissing is, want in de meeste gevallen is dat ook zo. Stuur een korte mail met de factuur nogmaals als bijlage, het factuurnummer, het openstaande bedrag en de vervaldatum die inmiddels gepasseerd is.

Houd de toon neutraal en zakelijk. Je hoeft je niet te verontschuldigen voor het feit dat je je eigen geld vraagt, maar je hoeft ook nog niet te dreigen. Geef een nieuwe, korte termijn: zeven dagen is gebruikelijk.

Bel er daarnaast achteraan als het om een substantieel bedrag gaat. Een telefoontje naar de crediteurenadministratie levert vaak binnen twee minuten de echte reden op: de factuur is nooit aangekomen, of hij wacht op een akkoord van iemand die met vakantie is.

Stap 2: de aanmaning en de ingebrekestelling

Blijft betaling uit, dan verandert de toon. De tweede brief is een aanmaning waarin je de klant formeel in gebreke stelt: je stelt een laatste redelijke termijn en kondigt aan wat er gebeurt als die verstrijkt. Vermeld daarin:

  1. Het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag.
  2. Dat de betalingstermijn is verstreken en de klant in verzuim is.
  3. Een laatste termijn, meestal veertien dagen.
  4. Dat je vanaf het verzuim wettelijke rente in rekening brengt.
  5. Dat je de buitengerechtelijke incassokosten zult doorbelasten.
  6. Dat je de vordering daarna uit handen geeft.

Verstuur deze aanmaning zo dat je kunt bewijzen dat hij is aangekomen: per e-mail met leesbevestiging en, bij grotere bedragen, ook per aangetekende post. Bewaar alle correspondentie. Als het later tot een procedure komt, is dit dossier je bewijs.

Wettelijke rente en incassokosten: waar heb je recht op?

Vanaf het moment dat je klant in verzuim is, mag je rente rekenen. Nederland kent daarvoor twee tarieven:

  • Wettelijke rente voor niet-handelstransacties, bijvoorbeeld bij een particuliere klant.
  • Wettelijke handelsrente voor overeenkomsten tussen ondernemingen. Dat percentage ligt duidelijk hoger.

Beide percentages worden periodiek bijgesteld, meestal per 1 januari en 1 juli. Noem daarom in je aanmaning het tarief dat op dat moment geldt en controleer het bij de Rijksoverheid op de dag dat je de brief schrijft; neem geen percentage over uit een oud sjabloon.

Daarnaast mag je de buitengerechtelijke incassokosten doorbelasten. Die zijn vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten en werken met een staffel over de hoofdsom: een percentage over de eerste schijf, dat bij hogere bedragen trapsgewijs afloopt. Er geldt een minimum van 40 euro en een maximum van enkele duizenden euro's. Reken het bedrag exact uit met de rekenhulp van de Rijksoverheid of het Juridisch Loket voordat je het op papier zet.

Let op het verschil in spelregels, want dat is waar het in de praktijk misgaat:

  • Bij een consument mag je die incassokosten pas rekenen nadat je een zogeheten veertiendagenbrief hebt gestuurd: een aanmaning met een termijn van veertien dagen, ingaand op de dag na ontvangst, waarin je het exacte bedrag aan incassokosten al noemt. Sla je die stap over, dan ben je je recht op die vergoeding kwijt.
  • Bij een zakelijke klant mag je van die regeling afwijken in je algemene voorwaarden, bijvoorbeeld met een hoger vast percentage. Doe je dat niet, dan geldt de wettelijke staffel.

Stap 3: incassobureau, deurwaarder of rechter

Reageert de klant nog steeds niet, dan geef je de vordering uit handen. Je hebt grofweg drie routes.

Een incassobureau neemt de correspondentie over. Het is relatief goedkoop en werkt vaak op basis van no cure no pay, maar een incassobureau heeft geen dwangmiddelen: het kan alleen aanmanen. Kijk kritisch naar het tarief en naar wat er gebeurt met de incassokosten die je zelf al hebt doorbelast.

Een gerechtsdeurwaarder kan hetzelfde doen, maar mag daarnaast dagvaarden en na een vonnis ook beslag leggen. Duurder aan de voorkant, maar effectiever bij een klant die wel kan maar niet wil betalen.

Naar de rechter stappen doe je bij vorderingen tot 25.000 euro via de kantonrechter. Daar mag je zelf procederen, zonder advocaat. Je betaalt wel griffierecht, dus weeg dat af tegen de hoofdsom. Bij een klant die aantoonbaar geen verhaal biedt, is een vonnis dat je nooit kunt innen een dure papieren overwinning.

Betwist de klant inhoudelijk de kwaliteit van je werk, dan is het geen incassokwestie meer maar een geschil. Dan is de gang naar de rechter of mediation de aangewezen weg, en zal een incassobureau je weinig helpen.

Hoelang kun je een openstaande factuur nog opeisen?

Een vordering verjaart. Voor de meeste zakelijke facturen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar; bij consumentenkoop en enkele andere gevallen is die korter. Je kunt de termijn stuiten door de klant schriftelijk en ondubbelzinnig aan te manen: vanaf dat moment begint de termijn opnieuw te lopen.

Praktisch betekent dit dat een oude factuur zelden verloren is, maar ook dat je hem niet jarenlang moet laten liggen. Hoe verser de vordering, hoe groter de kans dat het bedrijf nog bestaat en de klant zich de afspraken herinnert. Zet daarom een vaste maandelijkse controle op je openstaande posten, in plaats van te wachten tot je toevallig merkt dat er geld mist. Hoe je zo'n opvolgritme opzet, beschrijven we in ons artikel over het bijhouden van openstaande facturen.

En de btw op een factuur die nooit betaald wordt?

Dit is de pijnlijke bijkomstigheid: de btw op je factuur heb je waarschijnlijk al afgedragen bij je aangifte, ook al is er nooit betaald. Die btw hoef je niet definitief kwijt te zijn. Voor vorderingen die oninbaar blijken bestaat een teruggaafregeling: het recht op teruggaaf ontstaat uiterlijk een jaar nadat de betalingstermijn is verstreken, en je verwerkt de correctie in je reguliere btw-aangifte in plaats van via een apart verzoek.

Omdat de precieze verwerking afhangt van je situatie en van het tijdvak waarin je corrigeert, controleer je de actuele werkwijze bij de Belastingdienst of bij je boekhouder voordat je de aangifte indient. Hoe je die aangifte zelf opbouwt en welke rubrieken je invult, lees je in ons stappenplan voor de btw-aangifte als zzp’er. Val je onder de kleineondernemersregeling en breng je dus geen btw in rekening, dan speelt dit punt niet.

Betaalt de klant later alsnog, dan draag je de eerder teruggevraagde btw opnieuw af. Houd oninbare vorderingen daarom apart bij in je administratie.

Fouten die zzp'ers hierbij het vaakst maken

  • Te lang wachten uit angst de klant kwijt te raken. Een klant die niet betaalt, is al geen goede klant. Een correcte herinnering op dag 31 kost je geen relatie.
  • Geen algemene voorwaarden, of ze nooit vooraf ter hand stellen. Voorwaarden die pas op de factuur opduiken, zijn moeilijk in te roepen. Stuur ze mee met de offerte.
  • De veertiendagenbrief overslaan bij particuliere klanten. Daarmee verspeel je het recht op incassokosten.
  • Rente wel aankondigen maar nooit berekenen. Een aankondiging zonder opvolging leert de klant dat je toch niet doorpakt.
  • Alles per losse mail regelen. Zonder centraal overzicht weet je na drie maanden niet meer wie welke herinnering heeft gehad.

Houd het overzicht: facturen, herinneringen en btw in een systeem

Het hele traject hierboven valt of staat bij administratie. Je moet op elk moment kunnen zien welke facturen open staan, hoeveel dagen ze over tijd zijn, welke herinnering al is verstuurd en wat er in totaal uitstaat. Dat is precies waar een factuurprogramma het verschil maakt ten opzichte van een map met losse Word-documenten.

Met Facturi maak je facturen die voldoen aan de Nederlandse factuureisen, zie je in een oogopslag welke posten over tijd zijn en verstuur je herinneringen zonder elke keer opnieuw een brief te typen. Ook je btw-overzicht loopt mee, zodat de kwartaalaangifte geen zoekplaatje wordt. Maak gratis een account aan en zet je openstaande posten vandaag nog op een rij.

Tot slot: dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Gaat het om een groot bedrag of om een klant die de vordering inhoudelijk betwist, leg de zaak dan voor aan een jurist of een gerechtsdeurwaarder voordat je stappen zet.