Steeds meer zzp'ers krijgen de vraag: "Kun je de factuur via Peppol sturen?" Voor de een is dat een technisch raadsel, voor de ander gewoon een vinkje in het factuurprogramma. E-factureren is in Nederland al jaren verplicht als je aan de rijksoverheid levert, en de rest van Europa schuift snel dezelfde kant op. Ondertussen blijven de gewone regels — btw, factuureisen, bewaarplicht — onveranderd gelden.

In dit artikel lees je wat een e-factuur nu precies is (en waarom een pdf'je er geen is), hoe het Peppol-netwerk werkt, voor wie het al verplicht is en hoe je als zzp'er in een paar stappen overstapt. Wil je eerst de basis van factureren en btw op een rij? Begin dan bij onze complete gids over factuurprogramma's, facturen en btw voor zzp'ers.

Wat een e-factuur precies is — en wat niet

Een e-factuur is een factuur die is opgesteld, verstuurd en ontvangen in een gestructureerd digitaal formaat, zodat de software van je klant hem automatisch kan inlezen en verwerken. Geen mens die bedragen overtypt: het systeem leest het factuurnummer, de datum, de btw-bedragen en de bankgegevens rechtstreeks uit het bestand.

Dat gestructureerde formaat is meestal XML volgens de Europese norm EN 16931. Zo'n bestand ziet er voor jou onleesbaar uit, maar dat hoeft ook niet: je factuurprogramma toont je gewoon een nette factuur en verstuurt op de achtergrond de XML.

Waarom een pdf per e-mail geen e-factuur is

Dit is het meest hardnekkige misverstand. Een pdf die je als bijlage mailt is een digitale factuur, maar geen elektronische factuur in de zin van de Europese regels. De ontvanger moet de gegevens er nog steeds met de hand (of met OCR-software) uithalen, en juist dat handwerk wil e-factureren wegnemen.

Praktisch gevolg: als een klant zegt "wij accepteren alleen e-facturen", is een mooiere pdf sturen geen oplossing. Je hebt een kanaal nodig dat het gestructureerde bestand aflevert. In Nederland is dat kanaal in de praktijk Peppol. De bredere verschuiving van papier en pdf naar volledig digitale processen beschrijven we ook in online factureren versus papieren facturen.

Peppol in het kort: het netwerk achter de e-factuur

Peppol is geen programma dat je installeert en ook geen bedrijf waar je klant van wordt. Het is een afsprakenstelsel plus netwerk waarmee organisaties in heel Europa e-facturen uitwisselen, zonder dat iedereen met iedereen een aparte koppeling hoeft te bouwen. Vergelijk het met e-mail of met het bankenverkeer: jij hoeft alleen bij één aanbieder aangesloten te zijn om iedereen te kunnen bereiken.

Het vier-hoekenmodel uitgelegd

De uitwisseling verloopt via vier partijen:

  1. Jij, de verzender, maakt de factuur in je factuurprogramma.
  2. Jouw access point (toegangspunt) zet de factuur op het netwerk. Vaak is dat je softwareleverancier zelf, of een partij waar die mee samenwerkt.
  3. Het access point van je klant ontvangt het bericht.
  4. Je klant krijgt de factuur binnen in zijn eigen boekhoud- of inkoopsysteem.

Het netwerk zoekt zelf uit bij welk toegangspunt de ontvanger is aangesloten. Jij merkt daar niets van; je klikt op "versturen" en klaar. Een prettig bijeffect is dat je een technische bevestiging krijgt dat de factuur is afgeleverd — veel harder bewijs dan een verzonden e-mail die in een spamfilter kan belanden. Hoe je dat aflevermoment gebruikt in je opvolging, lees je in deze gids over het volgen van facturen van verzending tot betaling.

Je Peppol-ID: het adres waarop je bereikbaar bent

Om facturen te kunnen ontvangen heb je een Peppol-ID nodig: een uniek adres in het netwerk. Voor Nederlandse ondernemingen is dat doorgaans gebaseerd op het KvK-nummer; overheidsorganisaties gebruiken meestal een OIN. Je registreert dat adres niet zelf bij een centrale instantie — dat doet je access point voor je bij het aanmelden.

Let op één praktisch punt: je kunt op een bepaald moment maar via één toegangspunt bereikbaar zijn voor een bepaald berichttype. Stap je over naar een ander factuurprogramma, laat je registratie dan netjes meeverhuizen, anders komen inkomende facturen bij je oude leverancier binnen.

Voor wie is e-factureren nu al verplicht?

Hier ligt de kern van de vraag die de meeste zzp'ers hebben. Het antwoord verschilt per situatie, dus het loont om je eigen klantenkring even langs te lopen.

Lever je aan de overheid?

Dan is e-factureren voor jou geen keuze. Op grond van de Europese richtlijn 2014/55/EU moeten alle aanbestedende diensten in de EU e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Nederland ging een stap verder: leveranciers van de rijksoverheid moeten hun facturen elektronisch aanleveren. Veel gemeenten, provincies, waterschappen, ziekenhuizen en onderwijsinstellingen vragen er inmiddels ook om, ook als het formeel niet verplicht is. De inkoopvoorwaarden of de opdrachtbevestiging vermelden meestal wat er voor jouw opdrachtgever geldt — even nalezen scheelt een afgekeurde factuur.

Factureer je naar het buitenland?

Dan krijg je er sowieso mee te maken, want de buurlanden lopen op Nederland vooruit. België kent een algemene B2B-verplichting die per 1 januari 2026 ingaat. Duitsland verplicht bedrijven sinds 1 januari 2025 om e-facturen te kunnen ontvangen, met een gefaseerde verzendplicht in de jaren daarna. Frankrijk voert zijn verplichting gefaseerd in vanaf 2026, met een tweede fase in 2027. Op Europees niveau maken de ViDA-afspraken (VAT in the Digital Age) digitale rapportage voor grensoverschrijdende transacties richting 2030 de norm.

Data en fasering in deze dossiers zijn de afgelopen jaren meermaals verschoven. Ga dus nooit af op een blogartikel alleen — ook niet op dit artikel — maar controleer de actuele stand bij de belastingdienst van het betreffende land of bij je klant zelf. Voor de overige aandachtspunten bij buitenlandse opdrachtgevers, zoals valuta en betaalmethoden, is onze gids over factureren aan internationale klanten een goed vertrekpunt.

En puur binnenlandse B2B-klanten?

Voor facturen tussen Nederlandse bedrijven onderling geldt op dit moment geen algemene wettelijke verplichting: je mag met je klant afspreken dat een pdf volstaat. Wel geldt dat je klant moet instemmen met de vorm waarin je factureert, en steeds meer grotere afnemers maken van e-factureren simpelweg een inkoopvoorwaarde. Het is dus verstandig om je er nu op voor te bereiden in plaats van te wachten tot een grote klant het van de ene op de andere maand eist.

De formaten: UBL, NLCIUS en Peppol BIS

Je komt in gesprekken en handleidingen een handvol afkortingen tegen. Ze verhouden zich als een set Russische poppetjes:

  • UBL is de onderliggende XML-taal waarin het factuurbestand is opgeschreven.
  • EN 16931 is de Europese norm die vastlegt welke gegevens er minimaal in een e-factuur horen.
  • NLCIUS (in de praktijk vaak SI-UBL genoemd) is de Nederlandse invulling van die norm: dezelfde regels, met een paar nationale aanscherpingen.
  • Peppol BIS Billing is de specificatie die het netwerk gebruikt om zo'n factuur te vervoeren.

Moet je dit uit je hoofd kennen? Nee. Een fatsoenlijk factuurprogramma kiest het juiste formaat voor je. Het helpt alleen enorm als je klant vraagt "stuur je SI-UBL of Peppol BIS?" en je weet dat dat geen twee concurrerende opties zijn, maar twee lagen van hetzelfde verhaal.

In vijf stappen overstappen als zzp'er

  1. Inventariseer je klanten. Wie is overheid, wie zit in het buitenland, wie heeft e-factureren in de inkoopvoorwaarden staan? Vaak blijkt de urgentie bij twee of drie klanten te liggen, niet bij allemaal.
  2. Check je huidige software. Veel factuurprogramma's hebben Peppol al ingebouwd of bieden het als koppeling. Is dat zo, dan is aanmelden meestal een kwestie van je KvK-nummer bevestigen.
  3. Zorg dat je stamgegevens kloppen. KvK-nummer, btw-identificatienummer, bedrijfsnaam en IBAN moeten exact overeenkomen met wat er in de officiële registers staat. Een e-factuur wordt automatisch gecontroleerd en dus ook automatisch afgekeurd bij een afwijking.
  4. Vraag per klant het referentiekenmerk op. Grote organisaties werken met een inkoopordernummer, kostenplaats of contactpersoon die verplicht op de factuur moet staan. Ontbreekt dat veld, dan blijft de factuur hangen in hun systeem.
  5. Verstuur een testfactuur. Doe dit bij voorkeur bij een klant met wie je goed contact hebt, zodat je hoort of het bestand netjes is binnengekomen voordat je overstapt voor je hele klantenbestand.

Wat er niet verandert: btw, factuureisen en bewaarplicht

Een e-factuur is juridisch gewoon een factuur. Alle wettelijk verplichte factuurgegevens moeten er dus nog steeds op staan: een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, jouw gegevens en die van je klant, btw-nummers waar dat van toepassing is, een omschrijving van de prestatie, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag — dezelfde bedragen die je terugziet in je kwartaalaangifte btw. Ook de bewaarplicht van zeven jaar blijft gelden (tien jaar voor gegevens over onroerende zaken), en de eis dat de authenticiteit en de integriteit van de factuur gewaarborgd zijn.

Dat laatste punt regelt het Peppol-netwerk grotendeels voor je, doordat de uitwisseling via geregistreerde toegangspunten verloopt. Waarom die waarborg juridisch zo zwaar weegt en welke rol digitale handtekeningen daarbij spelen, leggen we uit in dit artikel over de juridische status van digitaal ondertekende facturen. Twijfel je over een specifieke verplichting voor jouw situatie, raadpleeg dan de Belastingdienst of je boekhouder — de regels rond btw en bewaartermijnen laten weinig ruimte voor gokwerk.

Veelgemaakte fouten bij de eerste e-facturen

  • Alsnog de pdf mailen "voor de zekerheid". Dat leidt bij de klant tot dubbele boekingen of tot een factuur die twee keer in de goedkeuringsstroom komt. Kies één kanaal per klant.
  • Een afwijkende bedrijfsnaam gebruiken. Handelsnaam op de factuur, statutaire naam in het register: automatische controles struikelen daarover.
  • Bijlagen als hoofdzaak behandelen. Urenspecificaties en bonnetjes kun je meesturen, maar de bedragen moeten in de factuurgegevens zelf staan, niet alleen in een meegestuurd document.
  • Niet controleren of je zelf kunt ontvangen. Ben je aangemeld, dan kunnen leveranciers jou ook e-facturen sturen. Zorg dat je weet waar die binnenkomen.
  • Het opvolgen laten versloffen. Automatisch afgeleverd is niet automatisch betaald. Wat je doet als een factuur toch blijft liggen, lees je in factuur niet betaald: van herinnering tot incasso.

Wat e-factureren jou als zzp'er oplevert

De verplichting is voor veel ondernemers de aanleiding, maar zelden het echte voordeel. Dat zit in de praktijk vooral hier: minder overtypwerk en dus minder fouten, een betrouwbaar afleverbewijs, en aantoonbaar snellere verwerking bij grote klanten — een factuur die direct in het systeem valt, hoeft niet eerst door een postbus of een scanstraat. Bovendien ben je voorbereid op het moment dat een opdrachtgever of een wetgever het wél verplicht stelt, zonder dat je dan halsoverkop moet overstappen.

Zie het als het digitaliseren van je hele facturatieproces in plaats van als één technische koppeling; welke bouwstenen daarbij horen, zetten we op een rij in wat een online factuursysteem precies is.

Veelgestelde vragen over e-factureren

Kost aansluiten op Peppol extra geld?

Dat verschilt per aanbieder. Sommige factuurprogramma's rekenen niets extra en beschouwen het als onderdeel van het abonnement, andere hanteren een bedrag per verstuurd bericht. Vraag het na voordat je overstapt, en let vooral op de kosten voor ontvangen facturen — die worden nog wel eens apart in rekening gebracht.

Kan ik e-factureren zonder Peppol?

Technisch wel: sommige klanten bieden een eigen leveranciersportaal waarin je facturen uploadt of intypt. Werkbaar bij één zo'n klant, onhoudbaar bij tien. Peppol bestaat juist om te voorkomen dat je bij elke opdrachtgever een apart loket moet bedienen.

Wat als mijn klant niet op het netwerk zit?

Dan stuur je die klant gewoon een pdf, zoals je gewend bent. E-factureren en e-mail sluiten elkaar niet uit: goede software kiest per klant automatisch het juiste kanaal, zodat jij er niet over hoeft na te denken.

Aan de slag met e-facturen

E-factureren hoeft geen IT-project te zijn. In de meeste gevallen komt het neer op: je gegevens kloppend maken, je aanmelden via je factuurprogramma en één testfactuur sturen. Met Facturi maak je professionele facturen die aan de wettelijke eisen voldoen, houd je je btw en je bewaarplicht op orde en volg je precies wanneer een factuur is afgeleverd en betaald. Probeer het vandaag nog uit en zet je facturatie in één middag klaar voor de komende jaren.