Je klant vraagt: "Kun je de factuur via Peppol sturen?" En jij denkt: wat is Peppol eigenlijk, en moet ik daar iets voor installeren of betalen? Je bent niet de enige. Het woord valt steeds vaker bij zzp'ers, vooral als er overheden, ziekenhuizen of buitenlandse klanten in je portfolio zitten.

Het korte antwoord: Peppol is het netwerk waarmee organisaties in Europa (en daarbuiten) gestructureerde e-facturen aan elkaar sturen. In dit artikel leg je in gewone taal uit wat Peppol is, wie erachter zit, hoe een factuur van jou bij je klant terechtkomt en wat dat in de praktijk voor je betekent. Wil je daarna weten voor wie e-factureren verplicht is en hoe je overstapt? Dan is onze uitgebreide gids over e-factureren en Peppol voor zzp'ers het logische vervolg.

Wat is Peppol in één alinea?

Peppol is een afsprakenstelsel met een netwerk eromheen. Het stelsel legt vast in welk formaat een factuur wordt opgesteld, hoe de ontvanger wordt gevonden en hoe het bericht veilig wordt afgeleverd. Het netwerk zorgt dat het bericht daadwerkelijk van de ene organisatie naar de andere reist. Jij en je klant hoeven niet allebei dezelfde software te gebruiken; je moet alleen allebei bij een aanbieder zijn aangesloten die Peppol spreekt.

Een handige vergelijking is het bankverkeer. Je hoeft geen rekening te hebben bij dezelfde bank als je klant om geld over te maken, omdat banken onderling afspraken hebben. Peppol doet hetzelfde voor facturen.

Waar komt Peppol vandaan?

Peppol begon als Europees project om grensoverschrijdend inkopen bij overheden te vereenvoudigen. Het beheer is later ondergebracht bij een non-profitorganisatie, OpenPeppol, waarvan overheden en bedrijven lid zijn. Die organisatie onderhoudt de technische en juridische afspraken. Peppol is dus geen product van één softwarebedrijf en je wordt ook geen klant van Peppol zelf.

Dat verklaart waarom het netwerk eerst vooral bij overheden opkwam. In de publieke sector was een gezamenlijke standaard het eerst nodig, omdat er veel leveranciers en veel afnemers zijn. Inmiddels gebruiken ook commerciële bedrijven het netwerk, en landen als België kiezen er expliciet voor in hun eigen plannen voor e-facturatie.

Hoe werkt het Peppol-netwerk technisch (zonder jargon)?

Je hoeft dit niet te kunnen uitleggen om Peppol te gebruiken, maar het helpt om te begrijpen wat er gebeurt als je op "versturen" klikt.

De vier stappen van een Peppol-factuur

  1. Jij maakt de factuur in je factuurprogramma, net als anders.
  2. Je software zet de factuur om naar een gestructureerd XML-bestand dat voldoet aan de Europese norm EN 16931, in de praktijk meestal het Peppol BIS Billing 3.0-profiel.
  3. Je access point verstuurt het bestand. Een access point is de aanbieder die jou op het netwerk aansluit. Dat kan je softwareleverancier zelf zijn of een partner van hem.
  4. Het access point van je klant ontvangt het en levert het af in het inkoop- of boekhoudsysteem van de klant.

Hoe weet het netwerk waar de ontvanger zit? Elke deelnemer heeft een Peppol-ID, een uniek adres. Een centrale adresgids vertelt waar dat adres te vinden is. Jij merkt daar niets van; dat opzoeken gebeurt automatisch.

Wat is een Peppol-ID?

Dat is het adres waarop je bereikbaar bent. Voor Nederlandse ondernemingen is dat doorgaans gebaseerd op het KvK-nummer, voor overheidsorganisaties vaak op het OIN. Je regelt het niet zelf bij een centrale instantie: je access point registreert het namens jou. Wil je weten waar je facturen precies aan moeten voldoen, ongeacht het kanaal? Lees dan wat er op een factuur moet staan.

Wat is het verschil tussen Peppol en een pdf per e-mail?

Een pdf per e-mail is een digitale factuur, maar geen e-factuur in de strikte zin. De ontvanger moet de gegevens met de hand overtypen of door OCR laten uitlezen. Bij Peppol staan de gegevens in een vaste structuur, dus kan de software van je klant ze zonder tussenkomst inlezen. Dat scheelt je klant tijd, en dat is precies waarom organisaties erom vragen.

Voor jou als afzender zijn er drie praktische verschillen:

  • Afleverbevestiging: het netwerk geeft een technische bevestiging van aflevering, wat meer zegt dan een mail die in de spam kan belanden.
  • Minder afgekeurde facturen: de verplichte velden worden gecontroleerd voordat de factuur de deur uit gaat.
  • Snellere verwerking: dat kan de betaaltijd verkorten, al blijft die uiteindelijk afhankelijk van je betaaltermijn en je klant.

Wat Peppol niet is

Er bestaan een paar hardnekkige misverstanden, dus de belangrijkste op een rij:

  • Peppol verandert je btw-regels niet. Wat je op de factuur zet (btw-tarief, verlegging, vermelding van de KOR) blijft hetzelfde. Over de btw-kant lees je meer in onze gids over factuurprogramma's, facturen en btw voor zzp'ers.
  • Peppol is geen aparte boekhoudsoftware. Het is alleen het transportkanaal; je facturen maak je nog steeds in je eigen programma.
  • Je hoeft niet alles via Peppol te sturen. Klanten die geen e-facturen vragen, krijgen gewoon een pdf of een link.
  • Peppol vervangt de bewaarplicht niet. Je moet je facturen nog steeds de wettelijke termijn bewaren. Hoe je dat inricht, staat in ons artikel over administratie opzetten en de bewaarplicht.

Is Peppol verplicht voor mij?

Dat hangt af van je klanten. Wie levert aan de rijksoverheid, moet al jaren elektronisch factureren, en veel andere publieke opdrachtgevers vragen er ook om. Een algemene wettelijke plicht voor facturen tussen Nederlandse bedrijven onderling geldt volgens ons laatste overzicht nog niet, maar dit dossier schuift regelmatig. Buurlanden gaan hier sneller in, en Europese plannen werken toe naar digitale rapportage bij grensoverschrijdende handel. Controleer de actuele stand altijd bij de Belastingdienst, de Rijksoverheid of rechtstreeks bij je klant. Een uitgebreide uitleg per situatie vind je in het hoofdartikel over e-factureren en Peppol voor zzp'ers.

Factureer je ook aan klanten in het buitenland? Dan krijg je er waarschijnlijk eerder mee te maken. Lees ook factureren aan een buitenlandse klant voor de btw-kant daarvan.

Wat heb je nodig om op Peppol te starten?

Voor een zzp'er is de lijst kort:

  1. Een factuurprogramma dat Peppol ondersteunt, of een koppeling met een access point.
  2. Je KvK-nummer en bedrijfsgegevens om je Peppol-ID te laten registreren.
  3. Het Peppol-ID of de gegevens van je klant, zodat je weet waar de factuur heen moet.

Kosten verschillen per aanbieder: sommige rekenen een vast bedrag, andere per verstuurde factuur, en bij sommige zit het in het abonnement. Vraag dus vooraf wat het jou kost en of er een minimumafname geldt, in plaats van op een bedrag uit een blog te vertrouwen.

Samengevat

Peppol is een gedeeld netwerk, geen programma en geen bedrijf. Jij maakt de factuur zoals altijd, je access point zorgt dat het gestructureerde bestand bij het access point van je klant komt, en het systeem van je klant leest de gegevens zelf in. Voor jou verandert er vooral iets in de aanlevering, niet in de inhoud van je factuur.

Wil je overzichtelijk factureren en je administratie op orde houden, ook als e-factureren steeds vaker gevraagd wordt? Maak je facturen met Facturi en houd grip op wat er openstaat.