Je hoort het steeds vaker: "e-factureren wordt verplicht" en "je moet op Peppol". Maar wat geldt er nu echt voor jou als zzp'er? Het korte antwoord: het hangt af van aan wie je factureert. In dit artikel zetten we helder op een rij wat er nu verplicht is, wat er komt en wat je er vandaag al aan kunt doen, zonder in paniek te raken of onnodig te betalen.
Dit artikel is een verdieping op onze hoofdgids E-factureren en Peppol voor zzp'ers: zo werkt het. Wil je eerst de basis weten? Lees dan Wat is Peppol? Uitleg voor zzp'ers in gewone taal.
Het korte antwoord: verplicht, maar niet voor iedereen
Er bestaan in Nederland verschillende situaties die vaak door elkaar worden gehaald. Het helpt om ze los van elkaar te bekijken:
- Factureren aan de overheid (B2G): hier geldt al jaren een verplichting om elektronisch te factureren. Overheidsopdrachtgevers ontvangen facturen via een gestandaardiseerd netwerk, in de praktijk Peppol.
- Factureren aan andere bedrijven (B2B): voor zover wij kunnen vaststellen is e-factureren via Peppol in Nederland tussen bedrijfsklanten op dit moment niet wettelijk verplicht. Je mag nog gewoon een pdf mailen.
- Factureren aan consumenten (B2C): hiervoor geldt geen Peppol-plicht.
Wetgeving op dit gebied verandert, ook door Europese plannen. Controleer daarom altijd de actuele stand van zaken bij de Belastingdienst, Rijksoverheid.nl of de officiële Peppol-informatie voordat je een beslissing neemt.
Waarom iedereen het erover heeft: de Europese ontwikkelingen
De Europese Unie werkt aan het pakket "VAT in the Digital Age" (ViDA). Het idee: btw-rapportage en facturen tussen bedrijven in de EU moeten steeds meer digitaal en gestructureerd verlopen, om btw-fraude tegen te gaan en administratie te vereenvoudigen. Voor grensoverschrijdende leveringen binnen de EU is daarbij een verplichting voor digitale facturatie gepland, met een invoerdatum aan het einde van dit decennium.
Voor zzp'ers die alleen in Nederland aan Nederlandse bedrijven factureren, is er dus geen acute noodzaak. Maar de richting is duidelijk: gestructureerde e-facturen worden de norm. Ook andere landen om ons heen (zoals België en Frankrijk) voeren eigen verplichtingen in, wat jouw klanten of leveranciers kan raken.
Wat is het verschil tussen een pdf-factuur en een e-factuur?
Een pdf is een plaatje van een factuur: mensen kunnen hem lezen, maar een boekhoudprogramma moet de gegevens overtypen of "scannen". Een e-factuur bevat dezelfde gegevens in een gestructureerd formaat (vaak UBL/XML), zodat de software van je klant bedrag, btw, factuurnummer en betaalgegevens automatisch inleest. Peppol is het netwerk waarover zo'n gestructureerde factuur veilig van jouw systeem naar dat van je klant gaat.
De inhoudelijke eisen aan een factuur blijven gewoon gelden, ook als je digitaal verstuurt. Een overzicht daarvan vind je in Wat moet er op een factuur staan? Alle factuureisen voor zzp'ers.
Wanneer is Peppol voor jou wél nodig?
Ook zonder wettelijke plicht kan Peppol in de praktijk nodig zijn. Denk aan deze situaties:
- Je werkt voor een overheidsinstantie (gemeente, ministerie, waterschap of een instelling met overheidsfinanciering). Zij kunnen verlangen dat je factuur via Peppol binnenkomt.
- Een grote opdrachtgever eist het contractueel. Veel grotere organisaties verwerken facturen volautomatisch en accepteren liever geen losse pdf's meer.
- Je klant vraagt erom omdat die zelf wil digitaliseren. Dat is geen wet, maar wel een commercieel argument: wie makkelijk te verwerken facturen stuurt, wordt vaak sneller betaald.
Als geen van deze situaties op jou van toepassing is, kun je de zaak rustig afwachten en intussen je administratie op orde houden.
Wat kost factureren via Peppol?
Peppol zelf is een open netwerk, maar je komt er niet zomaar op: je sluit aan via een erkende Peppol Access Point-aanbieder. Vaak zit die functie in je facturatie- of boekhoudsoftware. De prijsmodellen verschillen sterk: sommige pakketten rekenen Peppol mee in het abonnement, andere rekenen per verstuurde factuur of een apart bedrag per maand. Omdat tarieven wijzigen, noemen we hier bewust geen bedragen. Vergelijk bij je eigen leverancier wat inbegrepen is en let op:
- of versturen én ontvangen via Peppol inbegrepen is;
- of er een minimaal aantal facturen of een vast bedrag per maand geldt;
- of je factuurgegevens eenvoudig kunt exporteren als je later wilt overstappen.
Stappenplan: zo bereid je je als zzp'er voor
- Breng je klantenkring in kaart. Welke klanten zijn overheid, groot bedrijf of internationaal? Alleen zij vragen waarschijnlijk om Peppol.
- Vraag het gewoon. Een korte mail aan de crediteurenadministratie van je klant ("ontvangen jullie facturen via Peppol, en zo ja, wat is jullie Peppol-ID?") geeft snel duidelijkheid.
- Kies facturatiesoftware die gestructureerde facturen aankan. Zo hoef je niet te haasten als een klant het straks wel eist. Een overzicht van wat je zoekt vind je in Factuurprogramma voor zzp'ers: facturen en btw in 2026.
- Houd je factuurgegevens op orde. Een correcte klantnaam, btw-nummer en KVK-gegevens voorkomen dat een e-factuur wordt afgewezen.
- Bewaar alles volgens de regels. Ook digitale facturen vallen onder de bewaarplicht. Lees hoe je dat regelt in Administratie opzetten als zzp'er.
Veelgestelde vragen
Moet ik als zzp'er nu al aansluiten op Peppol?
Nee, tenzij je aan de overheid factureert of een klant het uitdrukkelijk verlangt. Voor de meeste zzp'ers met bedrijfsklanten of particulieren is een correcte pdf-factuur nog altijd toegestaan.
Is een pdf per e-mail geen e-factuur?
Nee. Een pdf per e-mail is een elektronisch verstuurde factuur, maar geen gestructureerde e-factuur. Het verschil zit in de machineleesbaarheid van de gegevens.
Wat als de regels straks veranderen?
Dan moet je software mee kunnen bewegen. Kies daarom een pakket dat zijn functies bijhoudt en waarvan je je gegevens kunt exporteren. Volg bovendien de officiële bronnen van de Rijksoverheid en de Belastingdienst.
Heeft Peppol invloed op mijn btw-aangifte?
Niet rechtstreeks. Je btw-verplichtingen blijven hetzelfde, maar een gestructureerde factuur kan je administratie wel versnellen. Zie ook ons stappenplan voor de btw-aangifte per kwartaal.
Conclusie: blijf rustig, maar wees voorbereid
Voor de meeste zzp'ers is Peppol vandaag geen wettelijke verplichting in het zakelijke verkeer, behalve richting de overheid. Toch wijst alles op meer gestructureerde e-facturatie in de komende jaren. Wie nu zijn administratie op orde heeft en een flexibel facturatiepakket gebruikt, hoeft later niet te haasten.
Wil je professionele facturen maken, versturen en bijhouden op één plek? Probeer Facturi gratis en houd je facturatie eenvoudig en toekomstbestendig.