Cinco minutos es todo lo que necesitas para crear y enviar una factura profesional con un software de facturación online moderno. Este tutorial repasa cada paso para que sepas exactamente qué esperar.

Paso 1: Configura tu perfil (una sola vez, 2 minutos)

Antes de tu primera factura, completa el perfil de tu empresa:

  • Nombre de la empresa y logotipo
  • Dirección fiscal y datos de contacto
  • Número de identificación fiscal (NIF, CIF, VAT o equivalente)
  • Divisa y idioma por defecto
  • Condiciones de pago (p. ej., 30 días, pago al recibir)

Esta información aparece automáticamente en cada factura que crees a partir de ahora.

Paso 2: Añade tu cliente

Haz clic en «Nuevo cliente» e introduce sus datos: nombre, empresa, correo electrónico, dirección de facturación y cualquier identificador fiscal. Una vez guardado, seleccionar este cliente en facturas futuras tarda dos segundos: nunca volverás a escribir sus datos.

Paso 3: Crea la factura

Haz clic en «Nueva factura» y el sistema rellena automáticamente el número de factura, la fecha y los datos de tu cliente. Ahora añade las líneas de detalle:

  • Selecciona un producto o servicio de tu catálogo (o escríbelo para un trabajo puntual)
  • Introduce la cantidad y el precio unitario
  • Aplica descuentos o impuestos: el sistema calcula los totales automáticamente

Añade una fecha de vencimiento, una nota de pago («Datos de transferencia bancaria más abajo» o «Pago a través de Stripe») y cualquier campo personalizado que requiera tu sector.

Paso 4: Vista previa y revisión

Haz clic en «Vista previa» para ver exactamente lo que verá tu cliente. Comprueba que los importes son correctos, el nombre del cliente está bien escrito y tu logotipo aparece como se esperaba. La mayoría de las plataformas de facturación te permiten previsualizar el PDF antes de enviarlo.

Paso 5: Envíala

Haz clic en «Enviar factura». La plataforma envía la factura a tu cliente por correo electrónico con un enlace directo para verla y pagarla online. También puedes:

  • Copiar un enlace de pago compartible para pegarlo en WhatsApp o Slack
  • Descargar el PDF para adjuntarlo a tu propio correo
  • Programar el envío para una fecha y hora específicas

Consejos para cobrar antes

  • Incluye un enlace de pago en cada factura: los clientes que pueden pagar con un solo clic pagan 3 veces más rápido
  • Envía inmediatamente: factura el día en que entregas el trabajo, no a final de mes
  • Establece plazos de pago cortos: «Neto 14» se cobra antes que «Neto 30» sin dañar la relación con el cliente
  • Activa los recordatorios automáticos: un aviso amable tres días antes del vencimiento reduce drásticamente los pagos tardíos

¿Y los impuestos?

El software de facturación online gestiona los cálculos fiscales automáticamente una vez que configuras tus tipos impositivos. Tanto si aplicas un IVA del 21 %, un 10 % o tipos múltiples, el sistema aplica las tasas correctas y muestra el desglose claramente en la factura.

Desde la configuración del perfil hasta la factura enviada, todo el proceso lleva menos de cinco minutos la primera vez, y menos de dos minutos una vez que los datos de tus clientes y productos están guardados.