Toda venta empieza mucho antes de la factura. El cliente pregunta "¿cuánto me costaría esto?", tú preparas un precio, él se lo piensa, quizá negocia, y solo entonces dice que sí. Ese primer documento — el presupuesto — es una de las herramientas comerciales más importantes de tu negocio. Y sin embargo, muchos autónomos siguen enviando precios en un simple correo o, peor aún, emiten una factura borrador esperando que el cliente la acepte.

En esta guía te explicamos qué es exactamente un presupuesto, por qué nunca debe confundirse con una factura, y cómo Facturi te permite gestionar todo el recorrido — del borrador a la aceptación y de ahí a una factura totalmente conforme — con un solo clic.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es una oferta formal de precio: un documento que describe los productos o servicios que propones entregar, a qué precio, en qué condiciones y durante cuánto tiempo es válida la oferta. Es un documento precontractual: cuando el cliente lo acepta, se convierte en la base del acuerdo — pero no es una solicitud de pago.

Un presupuesto profesional debe incluir:

  • Un número único (en Facturi: PRE-2026-0001, con numeración separada de las facturas)
  • Tus datos y los datos del cliente
  • Líneas de detalle con cantidad, precio unitario, tipo de IVA aplicable y descuentos
  • Totales — base imponible, IVA y, en trabajos B2B en España, la retención de IRPF cuando corresponda
  • Fecha de validez ("válido hasta") para que nadie pueda reclamar precios meses después
  • Condiciones y notas — plazos de entrega, forma de pago, exclusiones

Presupuesto vs. factura: por qué importa la diferencia

Los dos documentos se parecen, pero legalmente son muy distintos:

  • La factura es un documento fiscal. Genera obligaciones de IVA, entra en tu contabilidad y — para las empresas españolas bajo VeriFactu (Real Decreto 1007/2023) — pasa a formar parte de una cadena inalterable comunicada a la AEAT. No se puede borrar sin más si el cliente cambia de opinión.
  • El presupuesto no tiene validez fiscal. No devenga IVA, no se comunica a Hacienda, y puedes editarlo, sustituirlo o descartarlo libremente mientras negocias.

Precisamente por eso nunca deberías usar facturas borrador como ofertas de precio. Si el cliente negocia tres veces, acabas con facturas anuladas ensuciando tus registros. Con presupuestos, la negociación es libre: edita cuantas veces haga falta, y solo la versión final aceptada se convertirá en factura.

El ciclo de vida del presupuesto en Facturi

Facturi sigue cada presupuesto a través de un flujo de estados claro:

  • Borrador — todavía estás trabajando en él
  • Enviado — remitido al cliente por email con un PDF profesional adjunto (el estado se actualiza automáticamente al enviarlo)
  • Aceptado / Rechazado — un clic registra la decisión del cliente, con fecha y hora
  • Caducado — se marca automáticamente cuando pasa la fecha de validez sin aceptación
  • Facturado — el presupuesto se convirtió en factura y queda bloqueado contra ediciones

Los presupuestos soportan todo lo que soportan tus facturas: tu logo y tu marca, múltiples monedas, siete idiomas con traducción por IA opcional de las descripciones, IVA y descuentos por línea, y retención de IRPF para clientes españoles — de modo que las cifras que el cliente aprueba son exactamente las que aparecerán en la factura.

De presupuesto aceptado a factura con un clic

En cuanto el cliente dice que sí, pulsa "Convertir en Factura". Facturi crea una factura real con:

  • Todas las líneas, cantidades, precios, impuestos y descuentos copiados con exactitud
  • Un número de factura correlativo de tu propia serie (no el número del presupuesto)
  • La cadena de hash inalterable actualizada y la huella VeriFactu preparada automáticamente si tu organización la tiene activada
  • Un vínculo permanente entre ambos documentos — el presupuesto muestra en qué factura se convirtió, y el registro de auditoría guarda quién lo convirtió y cuándo

Sin volver a teclear, sin errores de copiar y pegar, sin riesgo de que la factura difiera de lo que el cliente aprobó. El presupuesto convertido queda bloqueado, así que tus registros siempre reflejan exactamente lo acordado.

Buenas prácticas para presupuestos que ganan trabajos

  • Pon siempre fecha de validez. Lo habitual son 15 o 30 días. Te protege de subidas de costes y da al cliente un plazo amable.
  • Sé específico en las descripciones. Un presupuesto vago invita a pedir "una cosita más"; uno detallado fija expectativas.
  • Indica qué queda excluido en las condiciones — desplazamientos, licencias, costes de terceros.
  • Haz seguimiento antes de que caduque. La vista de estados te muestra cada presupuesto que sigue en "Enviado".
  • Duplica en lugar de reescribir. Para trabajos similares, duplica un presupuesto anterior y ajústalo — Facturi asigna un número nuevo automáticamente.

Empieza a presupuestar como un profesional

El módulo de Presupuestos está incluido en Facturi junto con la facturación, el CRM, los gastos y las nóminas. Crea tu primer presupuesto en menos de un minuto, envíalo con un clic y, cuando el cliente acepte — conviértelo. Del primer precio a la factura cobrada, todo en un mismo lugar.