1Conheça o Facturi
O Facturi é um software de faturação e gestão financeira na nuvem para freelancers, trabalhadores independentes e pequenas e médias empresas. Com o Facturi pode:
- emitir faturas profissionais, assinadas e em conformidade com o regulamento VeriFactu de Espanha;
- gerir clientes, produtos, fornecedores, compras e despesas;
- obter automaticamente relatórios financeiros e folhas de trabalho dos formulários fiscais espanhóis (Modelo 303, 130, 111, 390, 100);
- ligar a sua conta bancária e conciliar as transações com as faturas;
- receber pagamentos online dos seus clientes através do Stripe;
- colaborar online com o seu contabilista.
Endereços
- Site principal e registo: facturi.net
- Painel de cliente (aplicação): app.facturi.net
2Primeiros passos: registo e início de sessão
Registo (criação do espaço de trabalho)
- Aceda a facturi.net e clique em Register / Registar.
- Introduza os dados da sua empresa ou negócio (nome, país e moeda predefinida).
- Preencha os dados da conta de administrador (nome de utilizador, e-mail e palavra-passe).
- Aceite os Termos de Serviço (Terms of Service) e submeta o formulário.
- Abra o seu e-mail e clique na ligação de confirmação do e-mail. Enquanto o e-mail não for confirmado, não é possível iniciar sessão.
Início de sessão
- Em facturi.net, clique em Login / Iniciar sessão.
- Introduza o nome de utilizador e a palavra-passe. Para manter a sessão iniciada, ative a opção «Lembrar-me».
- Após iniciar sessão, será redirecionado para o painel de cliente em app.facturi.net.
Palavra-passe esquecida
- Na página de início de sessão, clique em Forgot Password / Recuperar palavra-passe.
- Introduza o e-mail da sua conta para receber a ligação de recuperação.
- Clique na ligação recebida por e-mail e defina uma nova palavra-passe.
3Painel de controlo
Depois de iniciar sessão, a página apresenta uma visão geral do estado do seu negócio:
- Indicadores-chave: número total de faturas, faturas pagas, faturas vencidas, receita do mês em curso, receita do ano em curso, número de clientes e total de valores por cobrar.
- Gráfico da receita dos últimos 12 meses para acompanhar a tendência das vendas.
- Faturas mais recentes (as 8 últimas), com o nome do cliente e o estado.
- Faturas vencidas (as 5 mais relevantes) para uma cobrança rápida.
- Resumo da carteira (saldo pago e saldo oferecido).
4Gestão de clientes
No menu encontra a lista de clientes e pode pesquisar por nome, empresa ou e-mail.
Adicionar um novo cliente
- Clique em New Client / Novo cliente.
- Escolha o tipo de cliente: 👤 consumidor final (End User), 🪪 trabalhador independente (Self-Employed) ou 🏢 empresa (Company).
- Introduza os dados: nome (obrigatório), nome da empresa, e-mail, telefone, morada, país, cidade e código postal.
- Introduza o número de identificação fiscal (Tax ID / VAT). Para Espanha, o formato CIF/NIF/NIE é validado automaticamente.
- Se necessário, defina os valores predefinidos: percentagem de IVA predefinida (aplicada a todas as linhas da fatura), taxa de IRPF predefinida (apenas para independentes/empresas), moeda e condições de pagamento.
- Clique em Save / Guardar.
Verificação do número fiscal (VIES)
Na página do cliente, com o botão Verify Tax ID pode verificar o número de VAT dos clientes europeus na base de dados VIES da União Europeia. O resultado (confirmado / não encontrado) é guardado juntamente com a data da consulta.
Página de detalhes do cliente
- Estatísticas do cliente: número de faturas, receita total e última fatura.
- Lista das faturas mais recentes emitidas para esse cliente.
- Botões para editar, eliminar e criar a ligação do portal do cliente (secção 17).
5Produtos e serviços
No menu , defina os artigos e serviços que fatura com frequência, para os adicionar à fatura com um único clique.
- Clique em New Product / Novo produto.
- Escolha o tipo: 📦 produto (Product) ou 🔔 serviço (Service).
- Preencha os campos: nome (obrigatório), descrição, preço unitário (obrigatório), taxa de imposto predefinida (%), código do artigo (SKU) e unidade de medida (por exemplo, hrs, pcs, kg).
- Clique em Save / Guardar.
6Faturas
O menu é o coração do Facturi. Na lista de faturas pode pesquisar pelo número da fatura ou pelo nome do cliente e filtrar por estado ou por cliente.
Estados da fatura
| Estado | Significado |
|---|---|
| Draft / Rascunho | A fatura foi guardada, mas ainda não foi enviada. |
| Sent / Enviada | A fatura foi enviada ao cliente e aguarda pagamento. |
| Paid / Paga | O valor da fatura foi recebido. |
| Overdue / Vencida | A data de vencimento passou e o pagamento não foi efetuado. |
| Cancelled / Anulada | A fatura foi anulada (o histórico é conservado). |
Emitir uma nova fatura
- Clique em New Invoice / Nova fatura.
- Defina os dados da fatura: cliente (obrigatório), estado, data de emissão, data de vencimento, moeda, número da ordem de compra (PO) e idioma da fatura (7 idiomas).
- Na tabela de linhas da fatura, para cada linha: selecione o produto na lista pendente ou escreva a descrição manualmente; depois introduza a quantidade, o preço unitário, a percentagem de imposto e a percentagem de desconto. O total de cada linha é calculado automaticamente. Adicione novas linhas com o botão Add line item.
- Se necessário, escreva notas e termos e condições (as condições predefinidas são preenchidas a partir das definições da organização).
- Verifique o painel de totais (subtotal, imposto, desconto e valor final) — tudo é calculado automaticamente.
- Clique em Save / Guardar.
Fatura recorrente (Recurring)
No formulário da fatura, ative a opção Recurring e defina a periodicidade (semanal, mensal, anual), a data da próxima fatura e, se pretender, a data de fim. O Facturi emite automaticamente uma nova fatura em cada período — ideal para subscrições e contratos mensais.
Ações sobre a fatura
Na página de cada fatura, consoante a sua função, dispõe dos seguintes botões:
- Download PDF — transferir a versão PDF da fatura, com logótipo, dados bancários e condições de pagamento.
- Send by Email — enviar a fatura, com o ficheiro PDF, para o e-mail do cliente; o estado da fatura muda para «Enviada».
- Duplicate — criar uma cópia da fatura com novo número e nova data.
- Sign — assinar digitalmente a fatura (secção 7).
- Cancel Invoice — anular a fatura (apenas gestor/administrador). A fatura não é eliminada: é anulada e o histórico é conservado; isto é obrigatório para a conformidade com o VeriFactu.
- Payment Link — criar uma ligação de pagamento online Stripe para o cliente (secção 16).
7Assinatura digital e VeriFactu
Assinatura digital da fatura
Os utilizadores com função de gestor ou administrador podem assinar a fatura com um certificado digital. A assinatura é guardada com os dados do signatário e um carimbo temporal, e o selo da assinatura é impresso no PDF da fatura. A autenticidade da assinatura pode ser verificada na página pública facturi.net/verify.
O que é o VeriFactu?
O VeriFactu é o regulamento antifraude da autoridade tributária espanhola (AEAT) para software de faturação. O Facturi suporta integralmente este regulamento: impressão digital (huella) com hash SHA-384, cadeia de hashes das faturas, envio à AEAT e código QR de verificação.
Ativar o VeriFactu (apenas administrador)
- Aceda a → Edit.
- Na secção VeriFactu, ative a opção Enable VeriFactu.
- Introduza o seu NIF (número de identificação fiscal espanhol).
- Escolha o ambiente: Pruebas (testes) para experimentar ou Producción (produção) para o envio real.
- Carregue o seu certificado digital (ficheiro .pfx ou .p12) e a respetiva palavra-passe.
Enviar a fatura à AEAT
- Na página da fatura, clique em VeriFactu Prepare para gerar a impressão digital (huella).
- Clique em VeriFactu Submit para enviar a fatura à AEAT através de uma ligação segura (mTLS).
- Acompanhe o estado do envio: Pendiente (pendente) → Enviado (enviado) → Aceptado (aceite) ou Rechazado (rejeitado).
- Após a aceitação, o código QR é impresso na fatura; ao lê-lo, é possível verificar a autenticidade da fatura no site da AEAT. O ficheiro XML enviado também pode ser transferido para efeitos de auditoria.
8Fornecedores e compras
Fornecedores (Suppliers)
No menu , registe os vendedores e prestadores de serviços a quem compra: nome (obrigatório), empresa, e-mail, telefone, morada, número fiscal, moeda e notas. Na página de cada fornecedor pode ver o total de compras e as despesas associadas.
Registar uma compra (Purchase)
- Aceda a e clique em New Purchase.
- Leitura inteligente do recibo: carregue a imagem do recibo (JPG/PNG/WEBP/GIF) ou um ficheiro PDF (máximo 12 MB) para que a inteligência artificial extraia o fornecedor, as linhas e os valores e preencha o formulário automaticamente.
- Ou preencha o formulário manualmente: fornecedor (obrigatório), número da compra (automático ou manual), data da compra, data de vencimento, número de referência e moeda.
- Introduza as linhas da compra tal como numa fatura (descrição, quantidade, preço unitário, imposto, desconto).
- Guarde como rascunho com Save as Draft ou registe a receção com Mark as Received.
Estados da compra: rascunho (Draft), recebida (Received), paga (Paid), vencida (Overdue) e anulada (Cancelled). A imagem do recibo fica anexada à compra e pode ser transferida a qualquer momento.
9Despesas
Registe as despesas avulsas (sem fatura de compra formal) no menu :
- Clique em New Expense.
- Introduza a descrição (obrigatória), a data, a categoria, o fornecedor (opcional), o valor, a percentagem de imposto e a moeda.
- Escolha o método de pagamento: numerário (Cash), transferência bancária (Bank Transfer) ou cartão (Card).
- Clique em Save / Guardar.
No topo da lista de despesas é apresentado o total do mês em curso, do ano em curso e o total geral, e pode filtrar por categoria, fornecedor, intervalo de datas e método de pagamento.
10Processamento salarial (Espanha)
O módulo foi concebido para calcular os recibos de vencimento dos trabalhadores segundo as regras espanholas.
- Clique em New Payroll.
- Introduza os dados do trabalhador: nome (obrigatório), NIF, número da Segurança Social (NSS), cargo e departamento.
- Selecione o período salarial (mês e ano).
- Introduza as componentes do salário: salário base (obrigatório), complementos acordados, subsídio de transporte, subsídio de alimentação, outros complementos, pagamento extraordinário e horas extraordinárias.
- Verifique as taxas: IRPF (predefinição de cerca de 15 %), contribuição do trabalhador para a Segurança Social (predefinição de 6,35 %) e contribuição da entidade empregadora (predefinição de 29,90 %).
- Depois de guardar, o recibo apresenta o salário bruto, as deduções (IRPF e Segurança Social), o salário líquido e o custo total para a entidade empregadora.
11Ligação bancária e transações
Ligar uma conta bancária (apenas administrador)
No menu , registe as suas contas bancárias com o nome do banco, o nome da conta e o número da conta. A ligação através do Plaid ou do Open Banking permite a sincronização automática das transações.
Análise das transações bancárias
No menu :
- Indicadores: total de entradas, total de saídas, fluxo líquido e número de transações.
- Gráfico mensal de entradas/saídas/saldo líquido e gráfico de categorias de despesa (as 10 principais categorias).
- Filtros por intervalo de datas, conta bancária, tipo (entrada/saída) e pesquisa na descrição ou na contraparte.
Importar transações a partir de um ficheiro CSV
- Clique em Import CSV.
- Carregue o ficheiro exportado do seu banco.
- Após a validação, as transações são guardadas e, se o valor coincidir, são associadas à fatura ou compra correspondente.
Com o botão Sync também pode obter as transações mais recentes do banco ligado.
12Relatórios
O menu tem quatro separadores:
| Separador | Conteúdo |
|---|---|
| Overview / Visão geral | Receita dos últimos 12 meses (gráfico e tabela), faturas por estado, os 10 melhores clientes por receita. |
| Financials / Finanças | Tabela mensal dos recebimentos (faturas pagas), dos pagamentos (compras + despesas) e do lucro líquido, com filtro por ano e intervalo de meses. |
| Paid Tax / Impostos | IVA liquidado, IVA suportado, IVA líquido e IRPF retido, por mês, com resumo trimestral (Q1 a Q4). |
| Income Reconciliation / Conciliação | Comparação entre os valores faturados e os depósitos bancários, percentagem de correspondência e estado de cada mês (conciliado, parcial, divergente). Requer ligação bancária. |
Todos os relatórios podem ser exportados em CSV ou PDF com o botão Export.
13Formulários fiscais de Espanha (Modelo)
No menu , o Facturi consolida os dados das suas faturas, compras e despesas e gera folhas de trabalho prontas dos formulários fiscais espanhóis:
| Formulário | Assunto | Conteúdo automático |
|---|---|---|
| Modelo 303 | Declaração trimestral do imposto sobre o valor acrescentado (IVA) | IVA das vendas por taxa (21 %, 10 %, 4 %), IVA dedutível das compras, IVA líquido a pagar. |
| Modelo 130 | Pagamento por conta trimestral do IRPF (trabalhadores independentes) | Rendimentos e despesas do ano até à data, resultado líquido, valor do pagamento fracionado e retenções na fonte já efetuadas. |
| Modelo 111 | Retenções sobre salários e serviços profissionais | Número de beneficiários, base e total das retenções (parte requer preenchimento manual). |
| Modelo 390 | Resumo anual do IVA | Discriminação trimestral da base, IVA das vendas, IVA das compras e diferença + total anual. |
| Modelo 100 | Declaração anual do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares | Rendimentos, despesas, resultado líquido da atividade e retenções na fonte. |
Em todos os formulários pode selecionar o ano/período, atualizar os dados com o botão Recalculate, escrever notas e imprimir ou guardar a versão PDF.
14Definições da organização
No menu (apenas administrador) pode ver o plano atual e o número de faturas e de membros já utilizados face ao limite do plano. Com Edit pode editar estas secções:
- Dados da empresa: nome da organização (obrigatório), denominação legal, e-mail, telefone e website.
- Morada: endereço, cidade, província, código postal e país.
- Dados fiscais: número de identificação fiscal (Tax ID / VAT) e número de registo.
- Definições de faturação: prefixo do número da fatura (por exemplo, INV ou FA), moeda predefinida, taxa de imposto predefinida e condições de pagamento predefinidas.
- Dados bancários: nome do banco, titular da conta, número da conta, IBAN e código SWIFT — estes dados são impressos nas faturas em PDF.
- Logótipo: carregamento de imagem (JPG/PNG/GIF/WEBP/SVG, máximo 4 MB) para apresentação nas faturas.
- VeriFactu: ativação, NIF, ambiente de testes/produção (secção 7).
- E-mail: ativação do envio automático de e-mail ao enviar a fatura.
15Gestão da equipa e funções
No menu (apenas administrador), adicione e faça a gestão dos membros da equipa.
Funções dos utilizadores
| Função | Permissões |
|---|---|
| Admin / Administrador | Acesso total: definições da organização, gestão de utilizadores, integrações, ligação bancária e todas as operações. |
| Manager / Gestor | Gestão de faturas, clientes, produtos, compras e despesas; anulação e eliminação de faturas; VeriFactu; relatórios. |
| Accountant / Contabilista | Consulta de relatórios, formulários fiscais, transações bancárias e registo de eventos. |
| Standard / Utilizador padrão | Operações correntes de registo e consulta, sem permissões administrativas. |
Adicionar um novo utilizador
- Clique em New User (se ainda houver capacidade no plano).
- Introduza o nome de utilizador, o nome próprio, o apelido e o e-mail.
- Defina uma palavra-passe (mínimo 8 caracteres, com maiúscula e número).
- Defina a função do utilizador e, se necessário, a percentagem de comissão e o desconto máximo permitido.
- Clique em Create.
16Integrações e recebimento de pagamentos
No menu estão disponíveis os seguintes serviços (a configuração é feita apenas pelo administrador):
Stripe Connect — receber pagamentos online
- Na página das integrações, clique em Stripe Connect.
- Será redirecionado para a página do Stripe; ligue ou crie a sua conta e conceda a autorização de acesso.
- Após a ligação, o botão Payment Link fica ativo na página de cada fatura: crie uma ligação de pagamento e envie-a ao cliente, para que ele pague a fatura online com cartão. Quando o pagamento é concluído com êxito, o estado da fatura passa automaticamente a «Paga».
Wise e Revolut
Para contas multimoeda, introduza a chave de API do serviço Wise ou Revolut na página respetiva, teste a ligação com o botão Test Connection e desligue-a quando necessário.
Ligação bancária
Ligação através do Plaid / Open Banking para a receção automática das transações (secção 11).
17Portal do cliente
O portal do cliente é uma página segura, sem necessidade de registo, à qual o seu cliente acede através de uma ligação exclusiva, podendo:
- ver a lista de todas as suas faturas (total, pagas, por pagar e vencidas);
- consultar cada fatura e transferir o respetivo PDF;
- se o Stripe estiver ligado, pagar a fatura online diretamente.
Criar a ligação do portal
- Aceda à página do cliente pretendido.
- Clique em Generate Portal Link para criar a ligação exclusiva (baseada num token seguro).
- Copie a ligação e envie-a ao cliente.
- Sempre que necessário, revogue o acesso com Revoke.
18Colaboração com o contabilista
O Facturi dispõe de um portal independente para contabilistas. Pode convidar o seu contabilista para o seu espaço de trabalho, para que trate dos seus assuntos fiscais com acesso «apenas de leitura» às suas faturas, compras, despesas, transações bancárias, relatórios e formulários fiscais.
Convidar o contabilista (gestor/administrador)
- Aceda ao menu .
- Selecione o contabilista pretendido e clique em Invite; o convite é enviado para o e-mail dele.
- O contabilista aceita o convite no seu próprio painel e passa a ter acesso (apenas de leitura) aos dados da sua organização.
- Sempre que quiser, corte o acesso com Revoke.
Serviços e pagamento ao contabilista
- Os contabilistas podem definir planos de serviços (por exemplo, a preparação da declaração trimestral).
- Pode pagar estes serviços diretamente a partir do Facturi, através do Stripe ou do saldo da carteira.
- Após a colaboração, pode atribuir ao contabilista uma classificação de 1 a 5 estrelas e deixar um comentário.
19Carteira
No menu , o saldo da sua conta é apresentado em duas partes:
- Saldo pago (Paid): valores que carregou por sua iniciativa; utilizável nos serviços da aplicação e no pagamento a contabilistas.
- Saldo oferecido (Gift): crédito oferecido pelo Facturi; utilizável apenas nos serviços internos da aplicação.
Carregar a carteira
- Clique em Top up / Carregar.
- Introduza o valor (mínimo 5 e máximo 10 000).
- Será redirecionado para o portal seguro do Stripe para concluir o pagamento; o saldo é atualizado de imediato.
O histórico completo das transações da carteira (data, origem, descrição e valor) pode ser consultado nesta mesma página.
20Programa de recomendação
No menu :
- copie o seu código de recomendação exclusivo e a sua ligação de partilha (com ?ref=CODE);
- qualquer pessoa que se registe através da sua ligação fica registada como recomendada por si;
- consulte as suas estatísticas: número de recomendados, comissões pendentes, comissões pagas e ganhos totais.
21Registo de eventos (Audit Log)
O menu (gestor/administrador/contabilista) regista todas as operações realizadas na organização: criação/edição/eliminação de faturas, clientes, produtos, compras, despesas e utilizadores, inícios e fins de sessão dos utilizadores, alterações às definições da organização e ligação de integrações.
Cada registo inclui a data e hora, o tipo de operação, o utilizador que a executou, o tipo e o identificador do registo e um resumo das alterações, e pode filtrar por operação, utilizador e intervalo de datas. Este histórico é importante para a conformidade legal (incluindo o VeriFactu).
22Perfil e alteração da palavra-passe
- No menu , edite o seu nome próprio, apelido, e-mail e nome de utilizador.
- Para alterar a palavra-passe, introduza primeiro a palavra-passe atual e, em seguida, a nova palavra-passe (mínimo 8 caracteres, com maiúscula e número) e a respetiva confirmação.
23Alterar o idioma da aplicação
No menu de seleção do idioma (no topo da página), escolha um dos 7 idiomas: English, Español, Français, Deutsch, Português, العربية e فارسی. Ao selecionar persa ou árabe, toda a interface passa a ser apresentada da direita para a esquerda.
24Planos e subscrição
O limite de faturas por mês e o número de membros da equipa dependem do seu plano de subscrição. No menu :
- consulte o plano atual, a data de fim do período de teste e a utilização (faturas e utilizadores);
- com o botão Upgrade, compare os planos e faça a atualização; o pagamento é efetuado através do portal seguro do Stripe;
- se tiver um código de desconto, introduza-o no momento da compra.
25Suporte
Abra um pedido de suporte no menu :
- Clique em New Ticket.
- Indique o assunto e a prioridade, descreva o problema e submeta.
- A resposta da equipa de suporte é apresentada no próprio pedido e pode continuar a conversa.
| Prioridade | Tempo de resposta |
|---|---|
| Urgent / Urgente | Menos de 4 horas |
| High / Alta | Menos de 24 horas |
| Normal / Normal | 1 a 2 dias úteis |
| Low / Baixa | 3 a 5 dias úteis |
26Perguntas frequentes
Posso eliminar uma fatura depois de a enviar?
Não. Por razões de conformidade legal (em especial com o VeriFactu), as faturas enviadas só podem ser anuladas (Cancel), e o respetivo histórico é conservado.
Como pode o meu cliente verificar a autenticidade da fatura?
Lendo o código QR impresso na fatura (no site da AEAT, no caso das faturas VeriFactu) ou através da página pública facturi.net/verify.
São suportadas várias moedas?
Sim: euro, dólar americano, libra esterlina, dólares canadiano e australiano, iene, franco suíço, rial saudita, dirham dos Emirados e várias outras moedas. A moeda pode ser definida individualmente para cada fatura e para cada cliente.
A fatura enviada por e-mail não chegou ao cliente; o que devo fazer?
Comece por confirmar o e-mail do cliente no perfil dele e peça-lhe que verifique a pasta de Spam. Também pode transferir o PDF da fatura e enviá-lo manualmente, ou enviar-lhe a ligação do portal do cliente.
Os meus dados estão seguros?
O Facturi utiliza assinatura digital RSA-2048, cadeia de hashes das faturas e comunicações encriptadas, e todas as operações são registadas no registo de eventos.
O Facturi submete a minha declaração de impostos?
Não. O Facturi prepara as folhas de trabalho dos formulários Modelo com os seus dados, mas a submissão final da declaração deve ser feita por si ou pelo seu contabilista no portal da AEAT. O envio VeriFactu das faturas à AEAT (secção 7) é uma questão distinta da submissão da declaração.