Manuel d'utilisation de l'application Facturi

1Présentation de Facturi

Facturi est un logiciel cloud de facturation et de gestion financière destiné aux freelances, aux travailleurs indépendants et aux petites et moyennes entreprises. Avec Facturi, vous pouvez :

• émettre des factures professionnelles, signées et conformes à la réglementation espagnole VeriFactu ;
• gérer vos clients, produits, fournisseurs, achats et dépenses ;
• obtenir automatiquement des rapports financiers et les feuilles de travail des formulaires fiscaux espagnols (Modelo 303, 130, 111, 390, 100) ;
• connecter votre compte bancaire et rapprocher les transactions de vos factures ;
• encaisser vos clients en ligne via Stripe ;
• collaborer en ligne avec votre comptable.

Adresses

• Site principal et inscription : facturi.net
• Panneau client (application) : app.facturi.net

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2Premiers pas : inscription et connexion

Inscription (création de l'espace de travail)

1. Rendez-vous sur facturi.net et cliquez sur Register / Inscription.
2. Renseignez les informations de votre société ou activité (nom, pays et devise par défaut).
3. Complétez les informations du compte administrateur (nom d'utilisateur, e-mail et mot de passe).
4. Acceptez les conditions d'utilisation (Terms of Service) et validez le formulaire.
5. Ouvrez votre boîte e-mail et cliquez sur le lien de confirmation d'e-mail. La connexion est impossible tant que l'e-mail n'est pas confirmé.

Connexion

1. Sur facturi.net, cliquez sur Login / Connexion.
2. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Pour rester connecté, activez l'option « Se souvenir de moi ».
3. Après la connexion, vous êtes redirigé vers le panneau client sur app.facturi.net.

Mot de passe oublié

1. Sur la page de connexion, cliquez sur Forgot Password / Mot de passe oublié.
2. Saisissez l'e-mail de votre compte pour recevoir un lien de réinitialisation.
3. Cliquez sur le lien contenu dans l'e-mail et définissez un nouveau mot de passe.

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3Tableau de bord

Après la connexion, la page Dashboard / Tableau de bord affiche une vue d'ensemble de la situation de votre activité :

• Indicateurs clés : nombre total de factures, factures payées, factures en retard, revenus du mois en cours, revenus de l'année en cours, nombre de clients et total des créances impayées.
• Graphique des revenus des 12 derniers mois pour suivre la tendance de vos ventes.
• Dernières factures (les 8 plus récentes) avec le nom du client et le statut.
• Factures en retard (les 5 plus importantes) pour relancer rapidement vos créances.
• Résumé du portefeuille (solde payé et solde cadeau).

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4Gestion des clients

Depuis le menu Clients, vous consultez la liste de vos clients et pouvez rechercher par nom, société ou e-mail.

Ajouter un nouveau client

1. Cliquez sur New Client / Nouveau client.
2. Choisissez le type de client : 👤 consommateur final (End User), 🪪 travailleur indépendant (Self-Employed) ou 🏢 société (Company).
3. Saisissez les informations : nom (obligatoire), nom de la société, e-mail, téléphone, adresse, pays, ville et code postal.
4. Renseignez l'identifiant fiscal (Tax ID / VAT). Pour l'Espagne, le format CIF/NIF/NIE est validé automatiquement.
5. Si nécessaire, définissez les valeurs par défaut : taux d'IVA par défaut (l'IVA est la TVA espagnole ; appliqué à toutes les lignes de facture), taux d'IRPF par défaut (uniquement pour les indépendants/sociétés), devise et conditions de paiement.
6. Cliquez sur Save / Enregistrer.

Vérification de l'identifiant fiscal (VIES)

Sur la fiche client, le bouton Verify Tax ID permet de vérifier le numéro de VAT des clients européens dans la base de données VIES de l'Union européenne. Le résultat (validé / introuvable) est enregistré avec la date de vérification.

Fiche détaillée du client

• Statistiques du client : nombre de factures, revenu total et dernière facture.
• Liste des dernières factures émises pour ce client.
• Boutons de modification, de suppression et de création d'un lien de portail client (section 17).

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5Produits et services

Dans le menu Products / Produits, définissez vos biens et services récurrents afin de les ajouter à vos factures en un clic.

1. Cliquez sur New Product / Nouveau produit.
2. Choisissez le type : 📦 Produit (Product) ou 🔔 Service.
3. Complétez les champs : nom (obligatoire), description, prix unitaire (obligatoire), taux de taxe par défaut (%), code article (SKU) et unité de mesure (par exemple hrs, pcs, kg).
4. Cliquez sur Save / Enregistrer.

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6Factures

Le menu Invoices / Factures est le cœur de Facturi. Dans la liste des factures, vous pouvez rechercher par numéro de facture ou nom de client et filtrer par statut ou par client.

Statuts des factures

Émettre une nouvelle facture

1. Cliquez sur New Invoice / Nouvelle facture.
2. Définissez les caractéristiques de la facture : client (obligatoire), statut, date d'émission, date d'échéance, devise, numéro de bon de commande (PO) et langue de la facture (7 langues).
3. Dans le tableau des lignes de facture, pour chaque ligne : sélectionnez un produit dans la liste déroulante ou saisissez la description manuellement, puis indiquez la quantité, le prix unitaire, le pourcentage de taxe et le pourcentage de remise. Le total de chaque ligne est calculé automatiquement. Ajoutez une nouvelle ligne avec le bouton Add line item.
4. Si besoin, rédigez une note et les conditions générales (les conditions par défaut proviennent des paramètres de l'organisation).
5. Vérifiez le panneau des totaux (sous-total, taxe, remise et montant final) — tout est calculé automatiquement.
6. Cliquez sur Save / Enregistrer.

Facture récurrente (Recurring)

Dans le formulaire de facture, activez l'option Recurring et indiquez la périodicité (hebdomadaire, mensuelle, annuelle), la date de la prochaine facture et, si vous le souhaitez, la date de fin. Facturi émet automatiquement une nouvelle facture à chaque période — idéal pour les abonnements et les contrats mensuels.

Actions sur une facture

Sur la page de consultation d'une facture, selon votre rôle, vous disposez des boutons suivants :

• Download PDF — télécharger la version PDF de la facture avec le logo, les coordonnées bancaires et les conditions de paiement.
• Send by Email — envoyer la facture avec son fichier PDF à l'e-mail du client ; le statut de la facture passe à « Envoyée ».
• Duplicate — créer une copie de la facture avec un nouveau numéro et une nouvelle date.
• Sign — signer numériquement la facture (section 7).
• Cancel Invoice — annuler la facture (Manager/Admin uniquement). La facture n'est pas supprimée mais annulée et conservée dans l'historique ; c'est une exigence de la conformité VeriFactu.
• Payment Link — créer un lien de paiement en ligne Stripe pour le client (section 16).

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7Signature numérique et VeriFactu

Signature numérique des factures

Les utilisateurs disposant du rôle Manager ou Admin peuvent signer une facture avec un certificat numérique. La signature est enregistrée avec l'identité du signataire et un horodatage, et le cachet de signature est apposé sur le PDF de la facture. L'authenticité de la signature peut être vérifiée sur la page publique facturi.net/verify.

Qu'est-ce que VeriFactu ?

VeriFactu est la réglementation anti-fraude de l'administration fiscale espagnole (AEAT) applicable aux logiciels de facturation. Facturi prend intégralement en charge cette réglementation : empreinte numérique (huella) avec hachage SHA-384, chaînage des hachages de factures, transmission à l'AEAT et code QR de vérification.

Activer VeriFactu (Admin uniquement)

1. Allez dans Organization / Organisation → Edit.
2. Dans la section VeriFactu, activez l'option Enable VeriFactu.
3. Saisissez votre NIF (identifiant fiscal espagnol).
4. Choisissez l'environnement : Pruebas (test) pour les essais ou Producción (production) pour les transmissions réelles.
5. Téléversez votre certificat numérique (fichier .pfx ou .p12) et son mot de passe.

Transmettre une facture à l'AEAT

1. Sur la page de la facture, cliquez sur VeriFactu Prepare pour générer l'empreinte (huella).
2. Cliquez sur VeriFactu Submit pour transmettre la facture à l'AEAT via une connexion sécurisée (mTLS).
3. Suivez le statut de la transmission : Pendiente (en attente) → Enviado (envoyé) → Aceptado (accepté) ou Rechazado (rejeté).
4. Après acceptation, un code QR est apposé sur la facture ; en le scannant, on peut vérifier l'authenticité de la facture sur le site de l'AEAT. Le fichier XML transmis reste téléchargeable à des fins d'audit.

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8Fournisseurs et achats

Fournisseurs (Suppliers)

Dans le menu Suppliers / Fournisseurs, enregistrez les vendeurs et prestataires auprès desquels vous achetez : nom (obligatoire), société, e-mail, téléphone, adresse, identifiant fiscal, devise et notes. La fiche de chaque fournisseur affiche le total des achats et des dépenses associés.

Enregistrer un achat (Purchase)

1. Allez dans Purchases / Achats et cliquez sur New Purchase.
2. Numérisation intelligente du reçu : téléversez une image du reçu (JPG/PNG/WEBP/GIF) ou un fichier PDF (12 Mo maximum) pour que l'IA extraie le fournisseur, les lignes et les montants et remplisse le formulaire automatiquement.
3. Ou complétez le formulaire manuellement : fournisseur (obligatoire), numéro d'achat (automatique ou manuel), date d'achat, date d'échéance, numéro de référence et devise.
4. Saisissez les lignes d'achat comme pour une facture (description, quantité, prix unitaire, taxe, remise).
5. Enregistrez en brouillon avec Save as Draft ou confirmez la réception avec Mark as Received.

Statuts d'un achat : brouillon (Draft), reçu (Received), payé (Paid), en retard (Overdue) et annulé (Cancelled). L'image du reçu est jointe à l'achat et reste téléchargeable à tout moment.

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9Dépenses

Enregistrez les dépenses diverses (sans facture d'achat officielle) dans le menu Expenses / Dépenses :

1. Cliquez sur New Expense.
2. Saisissez la description (obligatoire), la date, la catégorie, le fournisseur (facultatif), le montant, le pourcentage de taxe et la devise.
3. Choisissez le mode de paiement : espèces (Cash), virement bancaire (Bank Transfer) ou carte (Card).
4. Cliquez sur Save / Enregistrer.

En haut de la liste des dépenses s'affichent les totaux du mois en cours, de l'année en cours et le total général, et vous pouvez filtrer par catégorie, fournisseur, plage de dates et mode de paiement.

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10Paie (Espagne)

Le module Payrolls / Paie est conçu pour calculer les bulletins de salaire des employés selon les règles espagnoles.

1. Cliquez sur New Payroll.
2. Saisissez les informations de l'employé : nom (obligatoire), NIF, numéro de sécurité sociale (NSS), poste et service.
3. Choisissez la période de paie (mois et année).
4. Saisissez les composantes du salaire : salaire de base (obligatoire), primes conventionnelles, transport, repas, autres avantages, paiement exceptionnel et heures supplémentaires.
5. Vérifiez les taux : IRPF (par défaut environ 15 %), cotisation salariale (par défaut 6,35 %) et cotisation patronale (par défaut 29,90 %).
6. Après enregistrement, le bulletin affiche le salaire brut, les retenues (IRPF et cotisations), le salaire net et le coût total employeur.

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11Connexion bancaire et transactions

Connecter un compte bancaire (Admin uniquement)

Dans le menu Bank Connections, enregistrez vos comptes bancaires avec le nom de la banque, le nom du compte et le numéro de compte. La connexion via Plaid ou Open Banking permet la synchronisation automatique des transactions.

Analyse des transactions bancaires

Dans le menu Bank Movements :

• Indicateurs : total des entrées, total des sorties, flux net et nombre de transactions.
• Graphique mensuel des entrées/sorties/net et graphique de répartition des dépenses par catégorie (les 10 principales).
• Filtrage par plage de dates, compte bancaire, type (entrée/sortie) et recherche dans la description ou la contrepartie.

Importer des transactions via un fichier CSV

1. Cliquez sur Import CSV.
2. Téléversez le fichier exporté depuis votre banque.
3. Après validation, les transactions sont enregistrées et, en cas de concordance des montants, rattachées à la facture ou à l'achat correspondant.

Le bouton Sync permet également de récupérer les dernières transactions depuis la banque connectée.

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12Rapports

Le menu Reports / Rapports comporte quatre onglets :

Tous les rapports peuvent être exportés au format CSV ou PDF avec le bouton Export.

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13Formulaires fiscaux espagnols (Modelo)

Dans le menu Forms / Formulaires, Facturi consolide les données de vos factures, achats et dépenses et génère des feuilles de travail prêtes à l'emploi pour les formulaires fiscaux espagnols :

Pour tous les formulaires, vous pouvez choisir l'année/la période, actualiser les données avec le bouton Recalculate, ajouter des notes et imprimer ou enregistrer la version PDF.

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14Paramètres de l'organisation

Dans le menu Organization / Organisation (Admin uniquement), consultez l'état de votre plan actuel ainsi que le nombre de factures et de membres utilisés par rapport au quota du plan. Avec Edit, modifiez les sections suivantes :

• Informations de la société : nom de l'organisation (obligatoire), raison sociale, e-mail, téléphone et site web.
• Adresse : adresse, ville, province, code postal et pays.
• Informations fiscales : identifiant fiscal (Tax ID / VAT) et numéro d'immatriculation.
• Paramètres de facturation : préfixe des numéros de facture (par exemple INV ou FA), devise par défaut, taux de taxe par défaut et conditions de paiement par défaut.
• Coordonnées bancaires : nom de la banque, titulaire du compte, numéro de compte, IBAN et code SWIFT — ces informations figurent sur les factures PDF.
• Logo : téléversement d'une image (JPG/PNG/GIF/WEBP/SVG, 4 Mo maximum) affichée sur les factures.
• VeriFactu : activation, NIF, environnement de test/production (section 7).
• E-mail : activation de l'envoi automatique d'e-mails lors de l'envoi des factures.

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15Gestion de l'équipe et des rôles

Dans le menu Team / Users (Admin uniquement), ajoutez et gérez les membres de votre équipe.

Rôles utilisateur

Ajouter un nouvel utilisateur

1. Cliquez sur New User (si le quota du plan le permet).
2. Saisissez le nom d'utilisateur, le prénom, le nom et l'e-mail.
3. Définissez un mot de passe (8 caractères minimum, avec une majuscule et un chiffre).
4. Attribuez le rôle et, si nécessaire, le pourcentage de commission et la remise maximale autorisée.
5. Cliquez sur Create.

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16Intégrations et encaissement des paiements

Dans le menu Integrations / Intégrations, les services suivants sont disponibles (configuration réservée à l'Admin) :

Stripe Connect — encaissement des paiements en ligne

1. Sur la page des intégrations, cliquez sur Stripe Connect.
2. Vous êtes redirigé vers la page de Stripe ; connectez ou créez votre compte et accordez l'autorisation d'accès.
3. Une fois connecté, le bouton Payment Link devient actif sur chaque facture : créez un lien de paiement et envoyez-le à votre client pour qu'il règle la facture en ligne par carte. En cas de paiement réussi, le statut de la facture passe automatiquement à « Payée ».

Wise et Revolut

Pour les comptes multidevises, saisissez la clé API du service Wise ou Revolut sur la page correspondante, testez la connexion avec le bouton Test Connection et déconnectez-la si nécessaire.

Connexion bancaire

Connexion via Plaid / Open Banking pour la récupération automatique des transactions (section 11).

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17Portail client

Le portail client est une page sécurisée, sans inscription requise, à laquelle votre client accède via un lien dédié et où il peut :

• consulter la liste de toutes ses factures (total, payées, restant dû et en retard) ;
• consulter chaque facture et en télécharger le PDF ;
• si Stripe est connecté, payer la facture en ligne directement.

Créer un lien de portail

1. Ouvrez la fiche du client concerné.
2. Cliquez sur Generate Portal Link pour créer le lien dédié (basé sur un jeton sécurisé).
3. Copiez le lien et envoyez-le au client.
4. À tout moment, révoquez l'accès avec Revoke.

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18Collaboration avec votre comptable

Facturi dispose d'un portail dédié aux comptables. Vous pouvez inviter votre comptable dans votre espace de travail afin qu'il gère vos obligations fiscales avec un accès « lecture seule » à vos factures, achats, dépenses, transactions bancaires, rapports et formulaires fiscaux.

Inviter un comptable (Manager/Admin)

1. Allez dans le menu Accountants / Comptables.
2. Sélectionnez le comptable souhaité et cliquez sur Invite ; l'invitation est envoyée à son adresse e-mail.
3. Le comptable accepte l'invitation depuis son tableau de bord et obtient un accès (lecture seule) aux données de votre organisation.
4. À tout moment, coupez l'accès avec Revoke.

Services et paiement du comptable

• Les comptables peuvent définir des plans de services (par exemple l'établissement de la déclaration trimestrielle).
• Vous pouvez régler ces services directement depuis Facturi, via Stripe ou avec le solde de votre portefeuille.
• Après la collaboration, vous pouvez attribuer au comptable une note de 1 à 5 étoiles et un avis.

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19Portefeuille

Dans le menu Wallet / Portefeuille, votre solde s'affiche en deux parties :

• Solde payé (Paid) : les montants que vous avez rechargés vous-même ; utilisables pour les services de l'application et le paiement des comptables.
• Solde cadeau (Gift) : le crédit offert par Facturi ; utilisable uniquement pour les services internes de l'application.

Recharger le portefeuille

1. Cliquez sur Top up / Recharger.
2. Saisissez le montant (minimum 5, maximum 10 000).
3. Vous êtes redirigé vers la passerelle sécurisée Stripe pour finaliser le paiement ; le solde est mis à jour immédiatement.

L'historique complet des transactions du portefeuille (date, source, description et montant) est consultable sur cette même page.

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20Programme de parrainage

Dans le menu Referrals / Parrainages :

• Copiez votre code de parrainage personnel et votre lien de partage (contenant ?ref=CODE).
• Toute personne qui s'inscrit via votre lien est enregistrée comme votre filleul.
• Consultez vos statistiques : nombre de filleuls, commissions en attente, commissions versées et revenu total.

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21Journal d'audit (Audit Log)

Le menu Audit Log (Manager/Admin/Comptable) enregistre toutes les opérations effectuées dans l'organisation : création/modification/suppression de factures, clients, produits, achats, dépenses, utilisateurs, connexions et déconnexions des utilisateurs, modifications des paramètres de l'organisation et connexion des intégrations.

Chaque enregistrement comporte l'horodatage, le type d'opération, l'utilisateur à l'origine de l'action, le type et l'identifiant de l'enregistrement ainsi qu'un résumé des modifications ; vous pouvez filtrer par opération, utilisateur et plage de dates. Cet historique est important pour la conformité légale (notamment VeriFactu).

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22Profil et changement de mot de passe

• Dans le menu Profile / Profil, modifiez votre prénom, votre nom, votre e-mail et votre nom d'utilisateur.
• Pour changer de mot de passe, saisissez d'abord le mot de passe actuel, puis le nouveau mot de passe (8 caractères minimum, avec une majuscule et un chiffre) et sa confirmation.

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23Changer la langue de l'application

Depuis le sélecteur de langue (en haut de la page), choisissez l'une des 7 langues : English, Español, Français, Deutsch, Português, العربية et فارسی. En choisissant le persan ou l'arabe, toute l'interface passe en affichage de droite à gauche.

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24Plans et abonnement

Le nombre de factures par mois et le nombre de membres de l'équipe dépendent de votre plan d'abonnement. Dans le menu Organization / Organisation :

• Consultez le plan actuel, la date de fin de la période d'essai et votre consommation (factures et utilisateurs).
• Avec le bouton Upgrade, comparez les plans et passez au niveau supérieur ; le paiement s'effectue via la passerelle sécurisée Stripe.
• Si vous disposez d'un code promotionnel, saisissez-le au moment de l'achat.

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25Assistance

Depuis le menu Support / Assistance, ouvrez un ticket :

1. Cliquez sur New Ticket.
2. Indiquez l'objet, la priorité et la description du problème, puis validez.
3. La réponse de l'équipe d'assistance s'affiche dans le même ticket et vous pouvez poursuivre la conversation.

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26Foire aux questions

Puis-je supprimer une facture après son envoi ?

Non. Pour des raisons de conformité légale (notamment VeriFactu), les factures envoyées ne peuvent qu'être annulées (Cancel) et leur historique est conservé.

Comment mon client peut-il vérifier l'authenticité d'une facture ?

En scannant le code QR figurant sur la facture (sur le site de l'AEAT pour les factures VeriFactu) ou via la page publique facturi.net/verify.

Plusieurs devises sont-elles prises en charge ?

Oui : euro, dollar américain, livre sterling, dollars canadien et australien, yen, franc suisse, riyal saoudien, dirham des Émirats et plusieurs autres devises. La devise peut être définie séparément pour chaque facture et chaque client.

La facture envoyée par e-mail n'est pas parvenue au client ; que faire ?

Vérifiez d'abord l'adresse e-mail du client dans sa fiche et demandez-lui de contrôler son dossier Spam. Vous pouvez également télécharger le PDF de la facture et l'envoyer manuellement, ou lui transmettre le lien de son portail client.

Mes données sont-elles en sécurité ?

Facturi utilise la signature numérique RSA-2048, le chaînage des hachages de factures et des communications chiffrées, et toutes les opérations sont enregistrées dans le journal d'audit.

Facturi dépose-t-il ma déclaration fiscale ?

Non. Facturi prépare les feuilles de travail des formulaires Modelo avec vos données, mais le dépôt final de la déclaration doit être effectué par vous ou votre comptable sur le portail de l'AEAT. La transmission VeriFactu des factures à l'AEAT (section 7) est distincte du dépôt de la déclaration.

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