Cada trimestre, las gestorías reciben la misma pregunta de sus clientes: «¿puedo tirar los tickets y las facturas en papel si ya las he escaneado?». La respuesta corta es que un escaneo normal no basta. Solo la digitalización certificada, hecha con un software homologado por la Agencia Tributaria (AEAT), convierte la imagen en un sustituto legal del original. Esta guía explica qué es exactamente, qué exige la normativa, cuándo compensa y cómo encajarla en el circuito documental del despacho sin crear más trabajo del que ahorra.
Este artículo es una pieza del cluster de gestorías: parte de la guía sobre software de facturación para gestorías y amplía un punto concreto de cómo digitalizar las facturas de tus clientes: la diferencia entre guardar una copia y poder destruir el papel.
Qué es la digitalización certificada de facturas
La digitalización certificada es el proceso tecnológico que permite convertir una factura recibida en papel (o un ticket, es decir, una factura simplificada) en una imagen digital que tiene la misma validez que el original. Está regulada en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, que desarrolla el Reglamento de facturación en materia de conservación electrónica, y en la Resolución de la AEAT de 24 de octubre de 2007, que fija el procedimiento para homologar el software que realiza esa digitalización.
La idea es sencilla: si el proceso cumple unas garantías de fidelidad, integridad y trazabilidad, Hacienda acepta la imagen como documento de conservación y el contribuyente puede prescindir del papel. Si el proceso no cumple esas garantías, la imagen es una copia útil para contabilizar, pero el original sigue siendo el papel y hay que conservarlo.
Lo que distingue un escaneo normal de uno certificado
Un escaneo o una foto con el móvil produce una imagen. Una digitalización certificada produce una imagen más una serie de elementos que la acompañan y que son los que la hacen válida frente a la AEAT:
- Imagen fiel e íntegra del documento original, obtenida con un software homologado y con la calidad mínima de imagen que fija la normativa.
- Firma electrónica de la imagen en el momento de la digitalización, de forma que cualquier alteración posterior sea detectable.
- Base de datos documental en la que cada imagen queda vinculada a los datos de la factura (emisor, NIF, fecha, base, cuota, total) y a un registro con fecha y hora del proceso.
- Acceso completo y consulta en línea de las imágenes y sus datos, con posibilidad de búsqueda, visualización, descarga e impresión por parte de la Administración si lo requiere.
Sin esos elementos, por buena que sea la calidad de la imagen, no hay digitalización certificada.
Qué exige la normativa para poder destruir el papel
El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 describe las condiciones que debe cumplir el proceso para que la copia digital sustituya al original. En la práctica, para una gestoría se traducen en tres comprobaciones:
- Software homologado. El programa que digitaliza tiene que figurar en la relación de software de digitalización certificada homologado que publica la AEAT en su sede electrónica. La homologación se concede a una versión concreta del producto, así que conviene comprobar que la versión que usa el cliente es la homologada.
- Proceso completo y documentado. La digitalización debe hacerse en un único proceso que capture la imagen, la firme y la indexe en la base de datos. Escanear hoy y «certificar» la semana que viene no es el circuito previsto.
- Conservación accesible. Las imágenes y la base de datos tienen que conservarse durante todo el plazo legal y ser accesibles para la Administración, con la misma garantía que tendría el papel.
Cuando se cumplen esas condiciones, el contribuyente puede destruir los originales en papel. Es importante matizar que la normativa estatal se refiere a los documentos del ámbito de la AEAT: los clientes con obligaciones ante las haciendas forales (País Vasco y Navarra) tienen regulaciones propias que conviene verificar antes de recomendar nada.
Plazos de conservación que siguen aplicando
La digitalización certificada no acorta los plazos, solo cambia el soporte. Las facturas recibidas deben conservarse, como mínimo, durante el plazo de prescripción tributaria (con carácter general, cuatro años desde que termina el plazo de presentación de la declaración correspondiente) y la normativa mercantil obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes durante seis años. Los bienes de inversión, los inmuebles y las situaciones con bases imponibles negativas pueden alargar ese horizonte, así que la regla prudente del despacho sigue siendo la misma: seis años y, en casos especiales, más. Un archivo digital ordenado facilita, además, mantener al día los libros registro del autónomo.
Digitalización certificada y tickets: lo que no soluciona
Muchos clientes creen que digitalizar un ticket lo convierte automáticamente en gasto deducible. No es así. La digitalización certificada resuelve la conservación del documento, pero no su validez fiscal. Un ticket que no identifica al destinatario sigue siendo una factura simplificada sin los datos necesarios para deducir el IVA.
Para que una factura simplificada permita la deducción de la cuota de IVA, el Reglamento de facturación exige que el expedidor incluya el NIF y el domicilio del destinatario y que la cuota repercutida conste por separado. Si el ticket no lleva esos datos, la solución no es escanearlo mejor, sino pedir al proveedor una factura completa o una simplificada con los datos del cliente. Esta distinción la explicamos con detalle en la guía sobre factura simplificada y ticket.
Lo mismo ocurre con la deducibilidad del gasto en IRPF: el documento conservado tiene que acreditar que el gasto está afecto a la actividad. La imagen certificada prueba que el ticket existió y no se ha manipulado; la afectación la justifica el asesor con el resto de criterios habituales, como repasamos en gastos deducibles en el Modelo 130.
Diferencias con VeriFactu y con la factura electrónica
Es fácil mezclar tres obligaciones distintas que afectan al mismo despacho:
- Digitalización certificada trata de facturas recibidas en papel: cómo conservarlas en formato digital con validez legal. Es voluntaria.
- VeriFactu (Reglamento de los sistemas informáticos de facturación) trata de facturas emitidas: exige que el programa con el que se expiden genere registros con huella encadenada, código QR y, opcionalmente, envío a la AEAT. Afecta al software de emisión, no al archivo de compras. Puedes repasar los plazos y modos en cómo elegir un software VeriFactu.
- Factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) trata del intercambio de facturas entre empresas y profesionales en formato estructurado, con su propio calendario de implantación.
Que un cliente emita sus facturas con un programa conforme a VeriFactu no le exime de conservar las facturas de sus proveedores, y que use digitalización certificada para sus compras no dice nada sobre si su programa de facturación cumple VeriFactu. Son capas independientes y la gestoría debe revisar cada una por separado.
Cuándo compensa implantar la digitalización certificada
La digitalización certificada tiene un coste: licencia del software homologado, formación del cliente y disciplina en el proceso. Merece la pena cuando el volumen de papel es el problema, no cuando el problema es que el cliente no entrega nada hasta el día 15 del mes de la declaración.
Perfiles de cliente que suelen beneficiarse
- Negocios con mucho ticket físico: hostelería, transporte, comercio, obra. Decenas de justificantes al mes que, en papel, acaban en una caja de zapatos.
- Clientes con espacio limitado o varios locales, para los que custodiar seis años de archivo físico es un coste real.
- Empresas sometidas a comprobaciones frecuentes o con muchas facturas de inversión, donde localizar un justificante concreto en segundos tiene valor.
Cuándo basta con un circuito digital sin certificación
Para un autónomo de servicios con diez o veinte facturas recibidas al mes, casi todas ya en PDF, la digitalización certificada aporta poco. Lo que ahorra tiempo es que las facturas recibidas lleguen al archivo del despacho en el momento, con los datos extraídos y revisados, y que el cliente conserve los pocos originales en papel que le queden. En ese escenario, el foco debería estar en la automatización del circuito de facturas, no en la certificación del escaneo.
Cómo montar el circuito en la gestoría paso a paso
Un flujo que funciona en despachos pequeños y medianos combina dos herramientas: una para capturar y registrar, y otra (homologada) solo cuando el cliente quiere destruir el papel.
- Clasifica la cartera. Separa los clientes que generan papel en volumen de los que trabajan casi por completo en digital. Solo los primeros necesitan un software homologado.
- Fija una regla de conservación por cliente. «Conserva el original» o «digitaliza con el programa homologado y destruye». Escríbela en la carta de encargo o en el protocolo interno para que no dependa de la memoria de nadie.
- Captura en el momento. El cliente registra cada factura o ticket cuando lo recibe, desde el móvil o el correo. Cuanto más cerca de la compra, menos justificantes perdidos y menos IVA sin deducir.
- Extrae y valida los datos. Un lector automático propone proveedor, NIF, fecha, base, tipo de IVA y total. El asesor revisa deducibilidad e imputación, que es donde aporta valor, en lugar de teclear importes.
- Concilia con el banco. Cruzar cada gasto con su movimiento detecta facturas que faltan y pagos sin justificante antes del cierre del trimestre, como explicamos en la guía de conciliación bancaria.
- Exporta por periodo. Facturas emitidas, recibidas, gastos y movimientos salen en un formato que tu programa contable importe sin reteclear.
Errores habituales al hablar de digitalización certificada
- Prometer al cliente que puede tirar el papel cuando solo ha hecho fotos con el móvil. Es el error más caro: en una comprobación, sin original ni copia certificada, el gasto puede caerse.
- Dar por homologada una app porque lo dice su web. La única fuente válida es la relación publicada por la AEAT, y la homologación se refiere a versiones concretas.
- Confundir conservación con deducibilidad. Un ticket certificado sin NIF del destinatario sigue sin servir para deducir el IVA.
- Digitalizar a final de trimestre. El valor del proceso está en la captura inmediata; hacerlo en bloque reproduce el cuello de botella de siempre, solo que en pantalla.
- Olvidar la copia de seguridad. Si la base de datos del software homologado se pierde, se pierde el único soporte válido del documento. Las copias externas forman parte del proceso.
Preguntas frecuentes sobre la digitalización certificada
¿Es obligatoria la digitalización certificada?
No. Es una opción que permite sustituir el papel por la imagen. Quien no la use simplemente debe conservar los originales durante el plazo legal.
¿Puedo usarla para las facturas que emito?
El régimen de la Orden EHA/962/2007 está pensado para las facturas y justificantes recibidos. Las facturas emitidas con un programa de facturación ya nacen en formato electrónico y se conservan como tales, con las obligaciones propias del sistema de facturación que las genera.
¿Qué pasa con las facturas que recibo en PDF?
Una factura recibida por correo electrónico en PDF es ya un documento electrónico: se conserva en ese formato, garantizando su autenticidad e integridad, y no necesita digitalización certificada.
¿Puede la gestoría digitalizar por cuenta del cliente?
Sí, siempre que se use software homologado y el proceso cumpla todos los requisitos. Conviene dejar por escrito quién custodia la base de datos y durante cuánto tiempo, especialmente si el cliente cambia de asesor.
Cómo encaja Facturi en el circuito de tu despacho
Facturi no es un software de digitalización certificada: su papel está en la capa de gestión. Tu cliente emite sus facturas en Facturi, preparado para VeriFactu, sube sus tickets y facturas de proveedor con lectura automática por IA que revisa antes de guardar, y registra sus movimientos bancarios. Desde el portal para asesores, accedes a todas las empresas que gestionas en un único panel y exportas por periodo facturas, compras, gastos y movimientos en CSV o PDF. Para los clientes que quieran destruir el papel, añades un programa homologado por la AEAT solo para ese paso, sin cambiar el resto del circuito.
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