Cómo calcular una nómina en España: guía paso a paso para empresas y autónomos

Si tienes empleados en España, estás obligado a emitir una nómina mensual — el recibo salarial oficial que acredita el salario pagado y las retenciones aplicadas. A diferencia de una simple transferencia bancaria, la nómina española sigue una estructura regulada por la ley laboral e incluye una serie de conceptos obligatorios: el IRPF retenido, las cotizaciones a la Seguridad Social del trabajador y, por separado, la cuota que paga el empresario.

En esta guía repasamos el proceso de cálculo paso a paso, con un ejemplo numérico real.

La estructura de una nómina española

Toda nómina se divide en dos bloques principales:

• Devengos — todo lo que el trabajador gana antes de deducciones
• Deducciones — lo que se descuenta antes de transferirle el salario

El resultado es el líquido a percibir — el importe real que ingresa en la cuenta del trabajador.

Paso 1: Calcular el total de devengos

Los devengos incluyen todos los conceptos retributivos, divididos en dos grupos:

Percepciones salariales

• Salario base — el salario fijo mensual pactado en el contrato o en el convenio colectivo aplicable
• Plus de convenio — complementos exigidos por el convenio sectorial
• Plus de transporte — compensación por desplazamiento (parcialmente exento de SS)
• Horas extraordinarias — pago por horas trabajadas fuera de la jornada ordinaria
• Pagas extraordinarias — las pagas de verano y Navidad, que pueden abonarse en los meses correspondientes o prorratearse en las doce mensualidades

Percepciones extrasalariales

• Dietas — gastos de manutención y alojamiento (exentas hasta los límites legales)
• Indemnizaciones — reembolso de gastos de desplazamiento, herramientas, etc.

Ejemplo:

Paso 2: Calcular la retención de IRPF

El IRPF es el impuesto sobre la renta que la empresa retiene y paga a la AEAT en nombre del trabajador cada trimestre (Modelo 111). El tipo de retención lo calcula la empresa al inicio del año a partir de las tablas de retención del IRPF, teniendo en cuenta el salario anual y las circunstancias personales y familiares del trabajador.

Tipos orientativos para 2025:

• Salario anual inferior a 12.450 €: ~2%
• Salario anual entre 20.000 y 35.000 €: ~15–20%
• Salario anual entre 35.000 y 60.000 €: ~22–30%
• Salario anual superior a 60.000 €: 30–47%

Ejemplo: bruto anual ~27.000 € → tipo de retención 17%
IRPF mensual = 2.250 € × 17% = 382,50 €

Paso 3: Calcular la cuota de Seguridad Social del trabajador (cuota obrera)

El trabajador cotiza a la Seguridad Social sobre la base de cotización, que se calcula sobre los devengos salariales (sin incluir las dietas exentas ni algunas indemnizaciones). Los tipos de cotización del trabajador para 2025 son:

• Contingencias comunes: 4,70%
• Desempleo (contrato indefinido): 1,55%
• Formación profesional: 0,10%
• Total cuota obrera: 6,35%

Ejemplo: 2.250 € × 6,35% = 142,88 €

Paso 4: Total de deducciones y líquido a percibir

Paso 5: Cuota patronal de Seguridad Social

Por encima del salario bruto, la empresa paga una cuota adicional a la Seguridad Social. Este importe no aparece en la nómina del trabajador, pero es fundamental para calcular el coste real de cada contratación. Los tipos patronales estándar para 2025 son:

• Contingencias comunes: 23,60%
• Desempleo (contrato indefinido): 5,50%
• FOGASA (Fondo de Garantía Salarial): 0,20%
• Formación profesional: 0,60%
• Total cuota patronal: ~29,90%

Ejemplo: 2.250 € × 29,90% = 672,75 € cuota empresa
Coste total empresa: 2.250 € + 672,75 € = 2.922,75 €/mes

Este es el número que importa a la hora de presupuestar una contratación. Un empleado con salario base de 1.800 € al mes cuesta en realidad cerca de 2.900 € mensuales una vez incluida la Seguridad Social a cargo de la empresa.

Pagas extraordinarias

Por ley, los trabajadores tienen derecho a un mínimo de dos pagas extraordinarias al año — habitualmente en junio y en diciembre — equivalentes cada una a una mensualidad. Muchas empresas optan por prorratearlas mensualmente para distribuir el gasto durante el año. De cualquier forma, el coste anual total es el mismo.

Cómo gestiona las nóminas Facturi

El módulo de nóminas de Facturi realiza todos estos cálculos de forma automática. Introduce el salario base del trabajador, los complementos y el tipo de retención de IRPF, y el sistema calcula en tiempo real el total de devengos, el importe del IRPF, la cuota de SS del trabajador, la cuota patronal y el coste total para la empresa. Cada nómina puede imprimirse como recibo salarial conforme a la normativa y almacenarse en el historial del trabajador.

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